Podwyżka opłat za media w trakcie najmu – co może właściciel?

Czy właściciel może podnieść opłaty za media w trakcie najmu?

Tak, ale trzeba odróżnić wzrost rzeczywistych kosztów mediów od podwyżki czynszu najmu. To dwa różne zagadnienia prawne. Jeżeli dostawca energii, gazu lub wody podnosi stawkę albo zarządca zmienia zaliczki odpowiadające kosztom dostawy mediów do lokalu, właściciel nie musi finansować tej różnicy z własnej kieszeni tylko dlatego, że umowa najmu nadal trwa.

W zwykłym najmie lokalu mieszkalnego ustawa o ochronie praw lokatorów definiuje opłaty niezależne od właściciela jako opłaty za dostawy do lokalu energii, gazu i wody oraz odbiór ścieków, odpadów i nieczystości ciekłych. Jeżeli najemca nie ma umowy bezpośrednio z dostawcą, opłaty te może pobierać właściciel.

Przy ich podwyższeniu art. 9 ust. 2 ustawy wymaga przedstawienia lokatorowi na piśmie zestawienia opłat wraz z przyczyną podwyższenia. Najemca ma obowiązek zapłacić podwyższoną kwotę tylko w zakresie niezbędnym do pokrycia kosztów dostaw do jego lokalu. Właściciel nie powinien więc wykorzystywać wzrostu ceny wody lub energii jako sposobu na ukrytą podwyżkę własnego wynagrodzenia.

Do podwyższenia takich opłat nie stosuje się procedury podwyżki czynszu przewidzianej w art. 8a ust. 1–6b ustawy. W szczególności nie należy automatycznie przenosić na media trzy miesięcznego okresu przewidzianego dla wypowiedzenia dotychczasowej wysokości czynszu lub innych opłat za używanie lokalu.

Najważniejsze zasady i podstawa prawna

Najczęstszy błąd polega na traktowaniu całej kwoty płaconej wspólnocie lub spółdzielni jako „mediów”. Z prawnego punktu widzenia trzeba rozdzielić poszczególne składniki.

Jeżeli więc wspólnota zwiększy miesięczne naliczenie z 700 do 850 zł, nie oznacza to jeszcze, że całe dodatkowe 150 zł można potraktować jako podwyżkę mediów. Trzeba sprawdzić, z czego wynika różnica. Inaczej ocenia się podwyższoną zaliczkę na wodę lub ogrzewanie, a inaczej wzrost kosztu zarządzania budynkiem albo funduszu remontowego.

Inne reguły mogą wynikać z najmu okazjonalnego. Zgodnie z art. 19c ustawy, oprócz czynszu właściciel pobiera w takim najmie opłaty niezależne od właściciela, chyba że umowa stanowi inaczej. Wysokość i sposób rozliczania dodatkowych należności trzeba więc zawsze zestawić z konkretnymi postanowieniami umowy. Podobna zasada występuje w najmie instytucjonalnym.

Kiedy problem pojawia się w praktyce?

Najczęściej spór nie powstaje dlatego, że dostawca podniósł cenę, lecz dlatego, że umowa nie wyjaśnia, jak strony mają reagować na zmianę kosztów. Można spotkać kilka zupełnie różnych modeli:

• czynsz plus media według rachunków – najemca zwraca rzeczywisty koszt wynikający z faktur lub rozliczeń zarządcy;
• czynsz plus miesięczna zaliczka na media – zaliczka jest następnie porównywana z rzeczywistymi kosztami i powstaje dopłata albo nadpłata;
• zaliczka aktualizowana wraz ze zmianą naliczeń – umowa z góry określa mechanizm zmiany wysokości miesięcznych wpłat;
• stały ryczałt na media – strony ustalają określoną kwotę bez bieżącego rozliczania zużycia;
• jedna kwota obejmująca najem i wszystkie media – umowa nie wyodrębnia należności za poszczególne dostawy;
• umowy zawarte bezpośrednio przez najemcę – właściciel w ogóle nie pośredniczy w płatnościach.

Najbezpieczniejszy jest model, w którym czynsz stanowiący wynagrodzenie właściciela jest wyraźnie oddzielony od zaliczek lub zwrotu rzeczywistych kosztów mediów. Wtedy łatwiej wykazać, że wzrost miesięcznej płatności nie jest dodatkowym zarobkiem właściciela, lecz wynika z nowych stawek albo zużycia.

Warunki, dokumenty i dowody, które trzeba sprawdzić

Przed zmianą miesięcznej płatności właściciel powinien zacząć od umowy, a dopiero później od nowej kwoty na rachunku. Znaczenie mają przede wszystkim:

• rodzaj najmu – zwykły, okazjonalny albo instytucjonalny;
• dokładne rozdzielenie czynszu od mediów i innych opłat;
• informacja, czy wskazana w umowie kwota jest zaliczką, ryczałtem czy tylko aktualną wysokością opłat;
• zasady rozliczenia według liczników, liczby osób, powierzchni lub dokumentów zarządcy;
• postanowienie pozwalające aktualizować zaliczki po zmianie taryf lub naliczeń;
• faktury, zawiadomienia dostawców, rozliczenia wspólnoty lub spółdzielni i odczyty liczników;
• data, od której nowa stawka rzeczywiście obciąża lokal.

Jeżeli umowa już przewiduje, że najemca pokrywa rzeczywiste koszty mediów albo wpłaca zaliczki podlegające aktualizacji i rozliczeniu, każda zmiana ceny dostawy nie musi oznaczać konieczności podpisywania nowego aneksu. Właściciel realizuje wtedy mechanizm, na który strony zgodziły się wcześniej, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów.

Inaczej jest, gdy strony chcą zmienić sam model rozliczeń, np. zastąpić stałą kwotę osobnymi zaliczkami, wprowadzić nowy ryczałt, przerzucić na najemcę dodatkową kategorię kosztu albo zmienić sposób podziału rachunków. To może być już zmiana treści umowy. W przypadku najmu okazjonalnego warto pamiętać, że umowa oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Więcej o formalnej zmianie takiej umowy wyjaśnia materiał dotyczący aneksu do umowy najmu okazjonalnego.

Co zrobić krok po kroku?

1. Ustal rodzaj umowy. Sprawdź, czy jest to zwykły najem lokalu mieszkalnego, najem okazjonalny czy instytucjonalny. Nie należy automatycznie stosować tych samych reguł do każdego z tych stosunków.
2. Oddziel czynsz od mediów. Ustal, która część miesięcznej płatności jest wynagrodzeniem właściciela, a która zwrotem kosztów dostaw do lokalu.
3. Sprawdź, co faktycznie wzrosło. Nie wystarczy informacja, że „czynsz administracyjny” zwiększył się o określoną kwotę. Trzeba ustalić poszczególne składniki naliczenia.
4. Zbierz dokumenty. Zachowaj nowe taryfy, faktury, zawiadomienie zarządcy, rozliczenia liczników oraz poprzednie naliczenia. Kwota żądana od najemcy powinna dać się odtworzyć na podstawie dokumentów.
5. Sprawdź mechanizm przewidziany w umowie. Jeżeli umowa przewiduje zaliczkę aktualizowaną do rzeczywistych kosztów, zastosuj ten mechanizm. Jeżeli przewiduje stały ryczałt albo jedną kwotę obejmującą wszystkie świadczenia, nie zakładaj, że można ją jednostronnie zwiększyć tylko przez nazwanie dodatkowej należności „mediami”.
6. Przekaż prawidłową informację najemcy. W zwykłym najmie przy podwyższeniu opłat niezależnych od właściciela przedstaw na piśmie zestawienie opłat i przyczynę podwyżki. W najmie okazjonalnym lub instytucjonalnym wykonaj także wymagania wynikające z umowy.
7. Jeżeli zmienia się umowa, przygotuj aneks. Dotyczy to przede wszystkim zmiany modelu rozliczeń, a nie każdej aktualizacji kosztu dokonanej na podstawie wcześniej uzgodnionych zasad.
8. Rozlicz później rzeczywiste koszty. Jeżeli pobierane były zaliczki, końcowe rozliczenie powinno pokazywać koszt przypadający na lokal, wpłacone zaliczki oraz wynikającą z tego dopłatę albo nadpłatę.

Najczęstsze błędy i ryzyka

Podwyższanie całego „czynszu administracyjnego” jak opłaty za media

Kwota należna wspólnocie lub spółdzielni może obejmować zarówno wodę, ogrzewanie czy odpady, jak i koszty zarządzania, utrzymania nieruchomości wspólnej lub fundusz remontowy. Nie wszystkie te elementy są opłatami niezależnymi od właściciela w rozumieniu ustawy. W zwykłym najmie nie można rozszerzać ustawowego katalogu tylko przez odpowiednią nazwę pozycji w umowie lub wiadomości do najemcy.

Brak zestawienia i przyczyny podwyżki

W zwykłym najmie samo stwierdzenie „media wzrosły o 200 zł” nie realizuje obowiązku z art. 9 ust. 2. Zestawienie powinno pozwalać zrozumieć, jakie opłaty się zmieniły i z czego wynika nowa wysokość należności. W interesie właściciela leży również zachowanie dowodu doręczenia informacji.

Traktowanie zaliczki jak ostatecznej ceny

Jeżeli strony wyraźnie ustaliły zaliczkowy model rozliczeń, miesięczna zaliczka nie musi odpowiadać ostatecznemu kosztowi. Po otrzymaniu rozliczenia może powstać dopłata lub nadpłata. Sposób jej obliczenia powinien wynikać z umowy, rachunków i przyjętego sposobu podziału kosztów.

Zmiana ryczałtu bez podstawy w umowie

Ryczałt różni się od zaliczki. Jeżeli strony świadomie uzgodniły stałą, nierozliczaną kwotę i nie przewidziały mechanizmu jej aktualizacji, właściciel nie powinien automatycznie traktować każdego wzrostu rachunków jako podstawy do jednostronnego zwiększenia ryczałtu. Trzeba wtedy przeanalizować treść umowy i właściwy dla niej reżim prawny.

Doliczanie marży do opłat niezależnych od właściciela

W zwykłym najmie art. 9 ust. 2 pozwala obciążyć lokatora podwyższonymi opłatami tylko w wysokości potrzebnej do pokrycia kosztów dostarczenia mediów do lokalu. Opłata za wodę czy energię nie powinna więc służyć do ukrywania dodatkowego wynagrodzenia właściciela.

Jak prawidłowo rozliczyć zaliczkę i późniejszą dopłatę?

Jeżeli strony przyjęły zaliczki, po otrzymaniu danych o rzeczywistych kosztach należy zestawić koszt przypadający na dany okres z kwotami wpłaconymi przez najemcę. Dobrze sporządzone rozliczenie powinno pokazywać co najmniej okres, którego dotyczy, rodzaj opłaty, podstawę naliczenia, kwotę rzeczywistego kosztu i sumę pobranych zaliczek.

Przy rozliczeniach licznikowych znaczenie mają także początkowe i końcowe stany liczników. Dlatego warto wpisywać je do protokołu przekazania lokalu, a przy zmianie najemcy wykonywać odczyt końcowy.

Dopłata może pojawić się również już po zakończeniu umowy, jeżeli rozliczenie wspólnoty, spółdzielni lub dostawcy przychodzi później. To odrębny problem, zależny m.in. od treści umowy, okresu rozliczeniowego i dokumentów. Szerzej został omówiony w poradniku o dopłacie za media po najmie.

FAQ

Czy właściciel może podnieść media bez zgody najemcy?

W zwykłym najmie wzrost rzeczywistych opłat niezależnych od właściciela nie wymaga uzgodnienia nowej ceny mediów z najemcą. Właściciel musi jednak przedstawić na piśmie zestawienie opłat wraz z przyczyną podwyżki i może żądać tylko kwoty potrzebnej do pokrycia kosztu dostaw. W najmie okazjonalnym lub instytucjonalnym trzeba dodatkowo sprawdzić postanowienia konkretnej umowy.

Czy przy każdej podwyżce mediów trzeba podpisywać aneks?

Nie. Jeżeli umowa już przewiduje rozliczanie rzeczywistych kosztów albo aktualizowanie zaliczek według określonego mechanizmu, zmiana kwoty może być wykonaniem istniejącej umowy. Aneks jest szczególnie istotny wtedy, gdy strony zmieniają sam sposób rozliczenia, wprowadzają nową opłatę lub modyfikują postanowienie, którego obecna treść nie pozwala na planowaną zmianę.

Czy fundusz remontowy można podnieść najemcy jako „media”?

Nie należy traktować funduszu remontowego jako opłaty niezależnej od właściciela z art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy. Przy zwykłym najmie jego wzrostu nie można automatycznie przerzucić na lokatora w trybie dotyczącym mediów. W najmie okazjonalnym i instytucjonalnym zakres dodatkowych świadczeń może być szerszy, jeżeli wynika to z umowy.

Co jeśli najemca ma własną umowę na prąd lub gaz?

Jeżeli najemca jest bezpośrednio stroną umowy z dostawcą, sam płaci rachunki według zasad tej umowy. Właściciel nie powinien wówczas pobierać od niego tej samej opłaty jako pośrednik.

Czy właściciel może żądać dopłaty po rocznym rozliczeniu?

Jeżeli umowa przewiduje zaliczki rozliczane według rzeczywistych kosztów, końcowe rozliczenie może wykazać dopłatę. Właściciel powinien jednak umieć wykazać, z jakich dokumentów wynika należność, jak została obliczona i jakie zaliczki najemca już zapłacił.

Czy właściciel może zarabiać na różnicy między rachunkiem a pobieraną opłatą za media?

W zwykłym najmie opłaty niezależne od właściciela mają pokrywać koszt dostaw do lokalu. Art. 9 ust. 2 ogranicza podwyższoną należność do wysokości niezbędnej do pokrycia tego kosztu. Jeżeli właściciel chce pobierać inne wynagrodzenie, nie powinien ukrywać go w rozliczeniu wody, gazu czy energii.

Podsumowanie

Przy podwyżce opłat za media najważniejsze jest ustalenie, za co dokładnie płaci najemca i na jakiej podstawie. W zwykłym najmie rzeczywiste opłaty za energię, gaz, wodę, ścieki czy odpady mogą zmienić się w trakcie umowy, a właściciel powinien przedstawić pisemne zestawienie i przyczynę podwyżki. Nie daje mu to jednak prawa do dowolnego zwiększania kwoty ani do przerzucania pod nazwą mediów kosztów, które mediami nie są.

Jeżeli umowa przewiduje zaliczki rozliczane według rzeczywistych kosztów, aktualizacja ich wysokości nie zawsze wymaga aneksu. Gdy jednak strony zmieniają ryczałt, sposób rozliczenia, katalog obciążeń albo inne postanowienie umowy, trzeba ocenić, czy konieczna jest formalna zmiana umowy. Szczególne znaczenie ma to w najmie okazjonalnym i instytucjonalnym.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego – w szczególności art. 2 ust. 1 pkt 8, art. 8a ust. 8, art. 9 ust. 2, 5 i 6, art. 19a ust. 6, art. 19c, art. 19g i art. 19h.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – przepisy o umowie najmu oraz zmianie umowy.