Fundusz remontowy w spółdzielni – czy można żądać rozliczenia?

Jak spółdzielnia powinna rozliczać fundusz remontowy?

Podstawową zasadę określa art. 4 ust. 4¹ ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. Zarząd ma prowadzić odrębnie dla każdej nieruchomości ewidencję i rozliczenie wpływów oraz wydatków funduszu remontowego. Rozliczenie powinno obejmować wszystkie wpływy i wszystkie wydatki przypisane do danej nieruchomości.

Ma to duże znaczenie w spółdzielniach obejmujących wiele bloków. Nie powinno być tak, że z dokumentacji nie da się ustalić, jakie kwoty zostały przypisane do konkretnej nieruchomości i jakie remonty z tych środków rozliczono. Nieruchomość nie zawsze oznacza przy tym pojedynczy budynek – jedna nieruchomość zarządzana przez spółdzielnię może obejmować więcej niż jeden budynek.

Ustawa nie wymaga natomiast prowadzenia osobnego rachunku bankowego dla każdego bloku. To, że pieniądze znajdują się na wspólnym rachunku spółdzielni, samo w sobie nie świadczy więc o nieprawidłowości. Istotne jest, czy księgowość pozwala ustalić wpływy, wydatki i saldo odnoszące się do konkretnej nieruchomości oraz czy sposób gospodarowania funduszem jest zgodny z ustawą, statutem i regulaminem funduszu remontowego.

Sam fundusz jest obowiązkowy. Zgodnie z art. 6 ust. 3 ustawy spółdzielnia tworzy fundusz na remonty zasobów mieszkaniowych, a obowiązek świadczenia na niego obejmuje członków spółdzielni, właścicieli lokali niebędących członkami oraz wskazane w ustawie osoby posiadające spółdzielcze własnościowe prawa do lokali.

Jakich informacji można żądać od spółdzielni?

Najpierw trzeba rozróżnić dwa uprawnienia. Jednym jest prawo do uzyskania informacji o sposobie wyliczenia obciążenia, a drugim dostęp do dokumentów źródłowych potwierdzających poniesione wydatki. Zakres tych praw zależy przede wszystkim od statusu osoby składającej wniosek.

Członek spółdzielni może więc poprosić nie tylko o ogólne zestawienie funduszu, lecz również o dokumenty pozwalające zweryfikować określony remont – przykładowo uchwałę, faktury wykonawcy czy umowę dotyczącą robót. Koszt sporządzenia części kopii może obciążać członka. Statut, regulaminy, uchwały i protokoły obrad organów, protokoły lustracji oraz roczne sprawozdanie finansowe powinny być ponadto udostępnione na stronie internetowej spółdzielni.

Nie oznacza to jednak, że każdej osobie, niezależnie od jej statusu, przysługuje ustawowe roszczenie o przekazanie dowolnego wyciągu z ksiąg rachunkowych. Dlatego wniosek warto formułować konkretnie i powoływać właściwą podstawę prawną.

Co wpisać we wniosku o rozliczenie funduszu remontowego?

Najlepiej złożyć wniosek do zarządu w sposób umożliwiający późniejsze wykazanie jego treści i daty doręczenia. Trzeba wskazać lokal, nieruchomość oraz okres, którego ma dotyczyć rozliczenie.

W zależności od sytuacji można zażądać przedstawienia:

• stanu funduszu remontowego dotyczącego danej nieruchomości na początek i koniec wskazanego okresu;
• sumy wpływów przypisanych do tej nieruchomości;
• zestawienia wydatków z podaniem remontów, których dotyczyły;
• podstawy ustalenia obowiązującej stawki odpisu na fundusz;
• regulaminu funduszu remontowego i uchwał określających jego wysokość lub zasady gospodarowania środkami;
• planu remontów oraz informacji o jego wykonaniu;
• w przypadku członka spółdzielni – kopii faktur, umów i innych dokumentów objętych art. 8¹ ustawy, jeżeli są potrzebne do sprawdzenia konkretnych wydatków.

Ustawa nie ustanawia jednego ogólnego terminu, np. 14 dni, w którym spółdzielnia zawsze musi sporządzić na żądanie indywidualne zestawienie funduszu. We wniosku można wyznaczyć rozsądny termin na odpowiedź, ale trzeba pamiętać, że termin wskazany przez wnioskodawcę nie staje się przez to terminem ustawowym.

Przy kontroli wydatków trzeba również ustalić, czy dany koszt rzeczywiście powinien obciążać zasoby spółdzielni. Nie każda praca wykonana w mieszkaniu jest remontem finansowanym przez spółdzielnię. Inne zasady mogą mieć znaczenie np. przy sporze o wymianę wodomierza w spółdzielni, a inne przy pracach wykonywanych wyłącznie na potrzeby konkretnego lokalu.

Fundusz remontowy nie jest też automatycznie źródłem finansowania prywatnego ulepszania mieszkania. Jeżeli właściciel sam planuje prace, odrębnie trzeba ocenić ich zakres i potrzebę uzyskania zgody spółdzielni. Przykładem jest remont kuchni a zgoda spółdzielni.

Czy niewykorzystane wpłaty można odzyskać?

Co do zasady nie można traktować funduszu remontowego jak indywidualnego rachunku oszczędnościowego lokatora. To, że ktoś przez kilka lat wpłacał na fundusz, a w jego budynku nie wykonano w tym czasie dużego remontu, nie daje samo przez się prawa do żądania zwrotu sumy własnych wpłat.

Środki służą finansowaniu remontów zasobów mieszkaniowych na zasadach wynikających z ustawy i wewnętrznych regulacji spółdzielni. Prawo do kontroli rozliczenia pozwala sprawdzić, jak fundusz był tworzony i wykorzystywany, ale nie jest równoznaczne z indywidualnym prawem do wypłaty salda.

Sama sprzedaż mieszkania również nie powoduje automatycznie obowiązku zwrotu sprzedającemu wpłat wniesionych wcześniej na fundusz. Szczególny mechanizm rozliczenia przewidziany w art. 24¹ ustawy dotyczy przejścia nieruchomości do zasad zarządzania właściwych dla wspólnoty mieszkaniowej, a nie zwykłej sprzedaży pojedynczego lokalu.

Kiedy spółdzielnia musi rozliczyć fundusz przy powstaniu wspólnoty?

Inaczej wygląda sytuacja, gdy właściciele podejmują uchwałę przewidzianą w art. 24¹ ust. 1 ustawy albo dochodzi do sytuacji określonej w art. 26, związanej z wyodrębnieniem własności wszystkich lokali i zmianą zasad zarządzania nieruchomością.

W tych przypadkach ustawa przewiduje szczególne rozliczenie środków funduszu remontowego. Zgodnie z art. 24¹ ust. 3–5 wysokość udziału właściciela ustala się na podstawie ewidencji i rozliczenia wpływów oraz wydatków funduszu według stanu na dzień ustania członkostwa w związku z przejściem do nowego reżimu zarządzania. Spółdzielnia ma niezwłocznie rozliczyć z właścicielami zaewidencjonowane wpływy i wydatki funduszu oraz pozostałe nakłady na remonty nieruchomości.

Nie oznacza to prostego zsumowania wszystkich historycznych wpłat poszczególnych właścicieli. W rozliczeniu trzeba uwzględnić również to, co zostało wcześniej wydane na remonty danej nieruchomości, a także inne nakłady podlegające rozliczeniu na podstawie ustawy.

Co zrobić, gdy spółdzielnia odmawia przedstawienia rozliczenia?

Dalsze postępowanie zależy od tego, czego dokładnie odmówiono oraz czy wnioskodawca jest członkiem spółdzielni.

1. Ponów żądanie na piśmie. Wskaż konkretną nieruchomość, okres, dokumenty oraz podstawę żądania. Poproś również o pisemne uzasadnienie ewentualnej odmowy.
2. Sprawdź statut i regulamin funduszu. Mogą określać organ właściwy do ustalania stawek, sposób rozliczeń oraz wewnętrzny tryb składania wniosków lub odwołań.
3. Jeżeli jesteś członkiem, powołaj art. 8¹ ustawy. Przepis daje członkowi prawo do kopii m.in. uchwał, protokołów, sprawozdań finansowych, faktur i umów zawieranych przez spółdzielnię.
4. Jeżeli spór dotyczy wysokości obciążenia, zażądaj jego kalkulacji. Art. 4 ust. 6⁴ zobowiązuje spółdzielnię do przedstawienia kalkulacji uprawnionym osobom wymienionym w tym przepisie.
5. Rozważ drogę sądową, gdy spór dotyczy zasadności zmiany opłat lub rozliczeń. Art. 4 ust. 8 przewiduje możliwość bezpośredniego kwestionowania zasadności zmiany wysokości opłat przed sądem. Dokładna konstrukcja żądania zależy jednak od tego, czego dotyczy należność, jak została ustalona i jaki status ma osoba występująca przeciwko spółdzielni.

Jeżeli członkowi odmówiono dostępu do umowy zawartej przez spółdzielnię z osobą trzecią, zastosowanie może mieć dodatkowo art. 18 § 3 Prawa spółdzielczego. Odmowa powinna być pisemna, a członek może zwrócić się do sądu rejestrowego o zobowiązanie spółdzielni do udostępnienia umowy. Termin na taki wniosek wynosi 7 dni od doręczenia pisemnej odmowy. Jest to szczególny termin dotyczący odmowy dostępu do umów, a nie ogólny siedmiodniowy termin dla wszystkich sporów o fundusz remontowy.

Ustawa przewiduje też odpowiedzialność za nieudostępnienie członkowi dokumentów objętych art. 8¹. Nie oznacza to jednak, że w każdej sprawie właściwa będzie ta sama droga. Jeżeli problemem jest wysokość należności, sposób księgowania albo rozliczenie po powstaniu wspólnoty, podstawowe znaczenie może mieć postępowanie cywilne i dokumentacja księgowa.

Spór o fundusz często wiąże się także z pytaniem, kto powinien ponieść koszt konkretnej naprawy. Samo zaksięgowanie wydatku na fundusz nie przesądza jeszcze odpowiedzialności. Przy szkodach powstałych w lokalu osobno trzeba ustalać przyczynę awarii i zakres obowiązków spółdzielni. Dotyczy to np. sytuacji opisanych w poradniku o tym, kiedy awaria w spółdzielni a zniszczona łazienka prowadzi do odpowiedzialności za koszty naprawy.

Najczęstsze pytania o rozliczenie funduszu remontowego

Czy spółdzielnia musi co roku wysyłać każdemu mieszkańcowi indywidualne rozliczenie funduszu?

Ustawa nakazuje prowadzenie dla każdej nieruchomości ewidencji i rozliczenia wpływów oraz wydatków funduszu, ale nie ustanawia ogólnego obowiązku corocznego doręczania każdej osobie indywidualnego zestawienia w określonym ustawowym terminie. Dodatkowe obowiązki mogą wynikać ze statutu lub regulaminu spółdzielni.

Czy członek spółdzielni może żądać faktury za konkretny remont?

Tak. Art. 8¹ ust. 1 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych przyznaje członkowi prawo do kopii faktur oraz umów zawieranych przez spółdzielnię z osobami trzecimi. Jeżeli dokument dotyczy remontu finansowanego z funduszu, może służyć weryfikacji rzeczywistego kosztu prac.

Czy właściciel niebędący członkiem ma takie samo prawo do faktur?

Nie wynika to bezpośrednio z art. 8¹, ponieważ przepis ten przyznaje szerokie prawo do kopii dokumentów członkowi spółdzielni. Właściciel niebędący członkiem ma jednak ustawowe uprawnienia związane z kalkulacją opłat i może kwestionować ich zmianę. W sporze sądowym dokumenty księgowe mogą zostać wykorzystane jako dowody.

Czy brak remontu przez kilka lat daje prawo do zwrotu funduszu?

Nie. Brak dużego remontu w określonym okresie nie powoduje automatycznie powstania roszczenia o zwrot wpłat. Trzeba odróżnić prawo do kontroli sposobu ewidencjonowania i wydawania środków od prawa do ich wypłaty.

Czy sprzedaż mieszkania pozwala odzyskać swoją część funduszu?

Co do zasady nie. Zwykła sprzedaż lokalu nie uruchamia szczególnego rozliczenia przewidzianego dla sytuacji, w której nieruchomość przechodzi do zasad zarządzania właściwych dla wspólnoty mieszkaniowej.

Czy spółdzielnia może prowadzić jeden fundusz dla wielu budynków?

Ustawa nie narzuca jednego technicznego modelu rachunku bankowego lub organizacji funduszu, ale wymaga odrębnej ewidencji i rozliczenia wszystkich wpływów oraz wydatków dla każdej nieruchomości. Dlatego przy ocenie prawidłowości rozliczeń trzeba badać nie tylko nazwę funduszu, lecz także sposób księgowania, statut, regulamin i rzeczywiste przypisanie wydatków do poszczególnych nieruchomości.

Źródła

• Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 889 – w szczególności art. 4 ust. 4¹, 6⁴ i 8, art. 6 ust. 3, art. 8¹, art. 24¹ ust. 3–5 oraz art. 27³.
• Ustawa z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze, tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 521 – w szczególności art. 18.