Najemca za granicą – jak skutecznie wypowiedzieć umowę najmu?

Wyjazd za granicę nie rozwiązuje najmu – najpierw sprawdź rodzaj umowy

Najważniejszym dokumentem jest sama umowa najmu. To od czasu jej obowiązywania oraz postanowień dotyczących wypowiedzenia zależy, czy najemca może jednostronnie zakończyć stosunek najmu przed planowaną datą.

Zmiana miejsca zamieszkania, podjęcie pracy za granicą albo dłuższy pobyt poza Polską nie powodują automatycznie wygaśnięcia umowy. Dopóki najem skutecznie się nie zakończy, mogą nadal powstawać obowiązki wynikające z umowy, przede wszystkim obowiązek zapłaty czynszu i uzgodnionych opłat.

Jak skutecznie wysłać wypowiedzenie najmu z zagranicy?

Najemca nie musi wracać do Polski tylko po to, aby złożyć wypowiedzenie. Może przygotować dokument za granicą i przesłać go właścicielowi. Nie ma też ogólnego obowiązku składania takiego oświadczenia przed notariuszem.

Zgodnie z art. 61 Kodeksu cywilnego oświadczenie skierowane do innej osoby jest złożone wtedy, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Z punktu widzenia terminu wypowiedzenia bezpieczniej więc planować doręczenie z odpowiednim wyprzedzeniem.

Trzeba również sprawdzić formę przewidzianą w umowie. Jeżeli umowę zawarto w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego przewiduje dla wypowiedzenia co najmniej formę dokumentową, chyba że ustawa albo sama umowa wymaga innej formy. Jeżeli umowa wprost stanowi, że wypowiedzenie musi nastąpić na piśmie, nie należy opierać się wyłącznie na zwykłym e-mailu.

W piśmie powinny znaleźć się przede wszystkim:

• dane najemcy i wynajmującego,
• adres wynajmowanego lokalu,
• oznaczenie umowy, najlepiej także data jej zawarcia,
• jednoznaczne oświadczenie o wypowiedzeniu,
• podstawa wynikająca z umowy, jeżeli jest potrzebna przy najmie na czas określony,
• termin, z którym według najemcy umowa ma się zakończyć,
• prośba o ustalenie sposobu przekazania lokalu i kluczy.

Najbezpieczniej zachować kopię podpisanego pisma, dowód nadania, historię śledzenia przesyłki oraz potwierdzenie doręczenia. Skan dokumentu można dodatkowo wysłać pocztą elektroniczną, zwłaszcza jeżeli strony wcześniej w ten sposób się kontaktowały, ale nie powinno to zastępować formy wymaganej przez umowę.

Co zrobić, gdy właściciel nie odbiera korespondencji?

Wypowiedzenie jest jednostronnym oświadczeniem woli. Jeżeli najemca ma prawo wypowiedzieć umowę, zgoda właściciela nie jest potrzebna. Problemem może być jednak wykazanie, że oświadczenie rzeczywiście do niego dotarło.

Pismo należy skierować przede wszystkim na adres wskazany przez wynajmującego w umowie lub późniejszej korespondencji. Jeżeli najemca zna aktualny adres właściciela i wie, że poprzedni jest nieaktualny, wysyłanie pisma wyłącznie na stary adres może prowadzić do sporu.

Jeżeli przesyłka wróci jako nieodebrana, nie należy automatycznie zakładać ani że wypowiedzenie na pewno jest skuteczne, ani że na pewno jest bezskuteczne. Przy prywatnych oświadczeniach woli nie działa wprost taka sama fikcja doręczenia jak przy niektórych pismach procesowych. Znaczenie mają konkretne okoliczności, w szczególności prawidłowość adresu i to, czy adresat miał realną możliwość zapoznania się z pismem.

Jeżeli problemem jest całkowity brak kontaktu z drugą stroną, pomocne może być także omówienie dotyczące wypowiedzenia najmu bez kontaktu z właścicielem.

Czynsz, klucze i kaucja po wyjeździe z Polski

Faktyczne opuszczenie mieszkania nie jest równoznaczne z zakończeniem najmu. Jeżeli najemca wyjechał za granicę kilka miesięcy wcześniej, a umowa nadal obowiązuje, samo niekorzystanie z lokalu co do zasady nie zwalnia go z obowiązków umownych.

Po zakończeniu najmu lokal powinien zostać zwrócony wynajmującemu. Art. 675 Kodeksu cywilnego przewiduje obowiązek zwrotu rzeczy w stanie niepogorszonym, z uwzględnieniem zużycia będącego następstwem prawidłowego używania. Przy mieszkaniu dobrze udokumentować:

• datę opróżnienia i przekazania lokalu,
• stan liczników,
• liczbę oddanych kompletów kluczy,
• stan lokalu na zdjęciach,
• ewentualne uwagi stron w protokole zdawczo-odbiorczym.

Jeżeli najemca pozostaje za granicą, klucze i lokal może przekazać w jego imieniu odpowiednio upoważniona osoba. Warto wcześniej uzgodnić to z wynajmującym na piśmie. Pozostawienie kluczy w skrzynce pocztowej, pod drzwiami albo u sąsiada bez uzgodnienia może później utrudnić wykazanie, kiedy właściciel odzyskał możliwość swobodnego dysponowania lokalem.

W zwykłym najmie lokalu mieszkalnego kaucja objęta art. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego wynikających z najmu. W szczególnych rodzajach najmu trzeba dodatkowo sprawdzić właściwe przepisy oraz treść umowy.

Najem okazjonalny, lokal komunalny i sytuacja odwrotna – gdy wypowiada właściciel

Najem okazjonalny

Najem okazjonalny jest szczególnym rodzajem najmu i najczęściej zawierany jest na czas oznaczony. Dlatego przed wypowiedzeniem trzeba dokładnie przeanalizować przewidziane w umowie przypadki pozwalające zakończyć ją wcześniej. Jeżeli zamiast wypowiedzenia strony uzgadniają zmianę okresu obowiązywania umowy, pomocne może być omówienie, jak sporządzić aneks do umowy najmu okazjonalnego.

Lokal komunalny

Przy lokalu należącym do mieszkaniowego zasobu gminy nie należy automatycznie stosować zasad właściwych dla zwykłego prywatnego najmu. Znaczenie mogą mieć ustawa o ochronie praw lokatorów, treść umowy oraz uchwały właściwej gminy. Osobnym zagadnieniem jest nieobecność w mieszkaniu komunalnym a wypowiedzenie.

Gdy to właściciel chce wypowiedzieć umowę najemcy przebywającemu za granicą

Jeżeli pytanie dotyczy sytuacji odwrotnej, czyli właściciel chce wypowiedzieć umowę najemcy, który wyjechał za granicę, trzeba uwzględnić szczególne ograniczenia chroniące lokatora. W przypadku odpłatnego używania lokalu art. 11 ustawy o ochronie praw lokatorów przewiduje, że wypowiedzenie przez właściciela może nastąpić tylko z określonych w ustawie przyczyn, a samo wypowiedzenie powinno być pod rygorem nieważności dokonane na piśmie i wskazywać przyczynę.

Sam fakt przebywania najemcy poza Polską nie jest automatycznie podstawą rozwiązania prywatnej umowy najmu przez właściciela. Inaczej ocenia się np. zaległości w czynszu lub rażące naruszanie porządku domowego. Szerzej ten wariant omawia poradnik dotyczący sytuacji, gdy najemca nie płaci i zakłóca spokój.

Również właściciel powinien zadbać o możliwość wykazania, że jego oświadczenie dotarło do najemcy w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią. Jeżeli zna aktualny zagraniczny adres korespondencyjny najemcy, może mieć on znaczenie przy wyborze sposobu doręczenia.

Co sprawdzić przed wysłaniem wypowiedzenia z zagranicy?

FAQ – wypowiedzenie najmu z zagranicy

Czy właściciel musi zaakceptować wypowiedzenie?

Nie, jeżeli najemcy rzeczywiście przysługuje prawo do jednostronnego wypowiedzenia. Jest to oświadczenie jednostronne i nie wymaga zgody drugiej strony. Trzeba jednak móc wykazać jego skuteczne złożenie oraz zachować właściwy termin.

Czy mogę wypowiedzieć najem tylko e-mailem?

To zależy od formy umowy i jej postanowień. E-mail może spełniać wymagania formy dokumentowej, jeżeli możliwe jest ustalenie osoby składającej oświadczenie, ale umowa może wymagać formy pisemnej. W takim przypadku dla bezpieczeństwa należy zastosować formę przewidzianą w umowie, a wiadomość e-mail potraktować jako dodatkowy kanał komunikacji.

Czy wystarczy nadać wypowiedzenie przed końcem miesiąca?

Nie zawsze. Zgodnie z art. 61 Kodeksu cywilnego znaczenie ma dojście oświadczenia do adresata w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Jeżeli określona data decyduje o rozpoczęciu biegu okresu wypowiedzenia, wysyłka w ostatnim dniu miesiąca może być zbyt późna.

Czy ktoś w Polsce może oddać za mnie klucze?

Tak, przekazanie kluczy i udział w odbiorze lokalu może zostać zorganizowane przez upoważnioną osobę. Dla celów dowodowych najlepiej sporządzić pisemne upoważnienie i wcześniej uzgodnić z wynajmującym datę oraz sposób przekazania. Jeżeli osoba trzecia miałaby natomiast podpisać samo wypowiedzenie w imieniu najemcy, trzeba dodatkowo sprawdzić zasady reprezentacji i wymaganą formę pełnomocnictwa.

Czy przeprowadzka za granicę wystarczy do wypowiedzenia umowy na czas określony?

Nie ma ogólnej zasady, zgodnie z którą sam wyjazd zagraniczny pozwala zakończyć każdą umowę terminową. Trzeba sprawdzić przypadki wypowiedzenia zapisane w umowie oraz ewentualne szczególne podstawy ustawowe. Jeżeli żadna z nich nie występuje, rozwiązaniem może być porozumienie z wynajmującym.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795, w szczególności art. 61, art. 77 § 2, art. 673, art. 675, art. 682 i art. 688.
• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 725, w szczególności art. 6, art. 11 i art. 19a.