Zarząd wspólnoty mieszkaniowej – obowiązki, odpowiedzialność i odwołanie

W praktyce spory wokół zarządu wspólnoty najczęściej dotyczą czterech obszarów: podejmowania decyzji bez wymaganej uchwały, braku przejrzystości dokumentów i rozliczeń, nieprawidłowego prowadzenia głosowań oraz skutków finansowych błędnych decyzji. Zanim właściciel podejmie działania, powinien ustalić, jaki model zarządu obowiązuje w jego wspólnocie i jakie dokumenty określają kompetencje zarządu.

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej – obowiązki, odpowiedzialność i odwołanie

Zgodnie z art. 20 ustawy o własności lokali, jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych jest większa niż trzy, właściciele mają obowiązek podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego albo kilkuosobowego zarządu. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna. Jeżeli lokali jest nie więcej niż trzy, zastosowanie mają odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności.

Trzeba odróżnić zarząd wybrany przez właścicieli od zarządu powierzonego osobie fizycznej albo prawnej na zasadach art. 18 ustawy. To rozróżnienie ma duże znaczenie przy odwołaniu, zmianie sposobu zarządu, reprezentacji wspólnoty oraz ustalaniu zakresu obowiązków zarządcy. Przy zarządzie powierzonym zawsze należy sprawdzić akt notarialny, uchwałę zmieniającą sposób zarządu oraz umowę z zarządcą.

Podstawowym zadaniem zarządu jest kierowanie sprawami wspólnoty i jej reprezentowanie. W zarządzie kilkuosobowym oświadczenia woli za wspólnotę składają co najmniej dwaj członkowie. Zarząd powinien także prowadzić wymaganą ewidencję pozaksięgową kosztów i zaliczek, dbać o dokumentację nieruchomości, składać właścicielom roczne sprawozdanie oraz zwoływać coroczne zebranie nie później niż w pierwszym kwartale roku.

Najważniejsze zasady i podstawa prawna

Kompetencje zarządu wynikają przede wszystkim z art. 18–33 ustawy o własności lokali. Najważniejszy praktyczny podział dotyczy czynności zwykłego zarządu oraz czynności przekraczających zwykły zarząd.

Art. 22 ust. 3 wymienia przykładowe czynności przekraczające zwykły zarząd. Należą do nich m.in. ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy, przyjęcie rocznego planu gospodarczego, ustalenie wysokości opłat na koszty zarządu, zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej, nabycie lub zbycie nieruchomości oraz określenie zakresu i sposobu prowadzenia ewidencji pozaksięgowej. Katalog nie jest zamknięty, dlatego kwalifikacja konkretnej decyzji zależy od jej charakteru i skutków dla wspólnoty.

Uchwały mogą być podejmowane na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd albo w trybie mieszanym. Co do zasady zapadają większością głosów liczoną według wielkości udziałów. Jeżeli uchwałę podjęto z udziałem głosów zbieranych indywidualnie, każdy właściciel powinien zostać pisemnie powiadomiony o jej treści.

Wątpliwości praktyczne dotyczą czasem przebiegu zbierania głosów i tego, czy zarząd wspólnoty może przerwać głosowanie. Taki problem warto oceniać przede wszystkim przez pryzmat treści uchwały, sposobu zbierania głosów i tego, czy właścicielom zapewniono realną możliwość udziału w procedurze.

Kiedy ten problem pojawia się w praktyce?

Problem z zarządem nie zawsze oznacza, że doszło do naruszenia prawa. Spór może wynikać z różnicy ocen co do celowości wydatku, zakresu remontu albo sposobu organizacji pracy. Sygnałem wymagającym dokładniejszej kontroli jest jednak sytuacja, gdy zarząd zawiera istotną umowę bez uchwały, odmawia pokazania faktur lub umów, nie zwołuje zebrania rocznego, nie przedstawia sprawozdania, realizuje uchwałę mimo poważnych zarzutów co do jej zgodności z prawem albo podejmuje działania mogące prowadzić do szkody.

Jeżeli zarząd wspólnoty nie udostępnia dokumentów, kluczowe jest utrwalenie żądania właściciela i odpowiedzi zarządu. Art. 29 ust. 3 ustawy przyznaje każdemu właścicielowi prawo kontroli działalności zarządu. Ustawa nie ustanawia jednego ustawowego terminu, w którym zarząd musi odpowiedzieć na każde żądanie dokumentów, dlatego w piśmie warto wyznaczyć rozsądny termin i dokładnie wskazać dokumenty potrzebne do kontroli.

Odwołanie zarządu bywa potrzebne, gdy utracono do niego zaufanie, ale art. 20 ust. 2 nie wymaga wykazania szczególnej przyczyny: zarząd lub poszczególni jego członkowie mogą zostać w każdym czasie zawieszeni albo odwołani uchwałą właścicieli. Inaczej wygląda zmiana sposobu zarządu ustalonego na podstawie art. 18 ust. 1 — taka zmiana wymaga uchwały zaprotokołowanej przez notariusza.

Warunki, dokumenty i dowody, które trzeba sprawdzić

Przed złożeniem żądania odwołania zarządu, pozwu o uchylenie uchwały albo roszczenia odszkodowawczego należy zebrać dokumenty pokazujące, kto był uprawniony do działania i jaka decyzja faktycznie została podjęta. W sporze o wspólnotę często ważniejsze od ogólnych zarzutów są konkretne uchwały, protokoły, umowy, faktury i korespondencja.

Nie każda nieprawidłowość powoduje nieważność wszystkich działań zarządu. Należy oddzielić wadliwość uchwały, przekroczenie kompetencji przez zarząd, naruszenie prawa właściciela do kontroli oraz odpowiedzialność za szkodę. To różne problemy, które mogą wymagać odmiennych środków prawnych.

Co zrobić krok po kroku?

1. Ustal model zarządu i osoby uprawnione do reprezentacji

Najpierw sprawdź, czy wspólnota ma zarząd wybrany na podstawie art. 20, czy zarząd powierzony w trybie art. 18. W zarządzie kilkuosobowym oświadczenia woli za wspólnotę składają co najmniej dwaj członkowie. Przy zarządzie powierzonym zakres kompetencji należy oceniać także na podstawie dokumentów ustanawiających ten sposób zarządu.

2. Określ, czy sporna decyzja wymagała uchwały

Porównaj decyzję z art. 22 ustawy i jej skutkami dla nieruchomości wspólnej. Jeżeli czynność przekracza zwykły zarząd, zarząd nie powinien opierać się wyłącznie na własnej decyzji. Potrzebna jest uchwała właścicieli wyrażająca zgodę, a dla zawarcia umowy — również pełnomocnictwo w wymaganej formie.

Przy ingerencji w część wspólną istotne bywa ustalenie, czy zmiana dotyczy wyłącznie lokalu, czy także elewacji, konstrukcji albo innych elementów nieruchomości wspólnej. Przykładowo osobno warto przeanalizować problem wymiana witryny na drzwi a zgoda.

3. Zażądaj dokumentów na piśmie

Wniosek skieruj do zarządu lub zarządcy. Wskaż, że działasz jako właściciel lokalu w ramach prawa kontroli z art. 29 ust. 3 ustawy. Wymień dokumenty możliwie precyzyjnie, np. uchwałę, protokół, listę głosów, umowę, faktury, wyciągi lub sprawozdanie. Warto zaproponować konkretny sposób wglądu albo przekazania kopii i zachować dowód doręczenia.

4. Jeżeli potrzebna jest uchwała, doprowadź do jej głosowania

Właściciele dysponujący co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej mogą żądać zwołania zebrania przez zarząd lub zarządcę. Jeżeli zarząd nie zwoła zebrania corocznego w terminie, może je zwołać każdy właściciel. O zebraniu należy zawiadomić każdego właściciela na piśmie co najmniej tydzień wcześniej, podając dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad.

Uchwała o odwołaniu członka zarządu wybranego na podstawie art. 20 nie wymaga szczególnej przyczyny. Warto jednak sformułować ją jednoznacznie: wskazać osobę odwoływaną, datę skutku odwołania oraz — jeżeli ma to zapobiec paraliżowi — równocześnie wybrać nowego członka zarządu.

5. Przy wadliwej uchwale pilnuj terminu 6 tygodni

Właściciel może zaskarżyć uchwałę do sądu, jeżeli jest niezgodna z prawem lub umową właścicieli, narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną albo w inny sposób narusza jego interesy. Powództwo wnosi się przeciwko wspólnocie mieszkaniowej w terminie 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia powiadomienia właściciela o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów.

Samo wniesienie pozwu nie wstrzymuje wykonania uchwały. Jeżeli wykonanie uchwały przed zakończeniem sprawy może spowodować trudne do odwrócenia skutki, należy rozważyć wniosek o wstrzymanie jej wykonania. Osobnym zagadnieniem jest uchwała wspólnoty z datą wsteczną, której skutki trzeba oceniać przez pryzmat konkretnej treści i praw, na które oddziałuje.

6. Gdy zarząd nie działa lub rażąco narusza zasady, rozważ zarządcę przymusowego

Na podstawie art. 26 ust. 1 każdy właściciel może żądać ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd, jeżeli zarząd nie został powołany albo mimo powołania nie wypełnia obowiązków lub narusza zasady prawidłowej gospodarki. Sąd określa zakres uprawnień zarządcy i jego wynagrodzenie. Jest to środek bardziej ingerujący niż zwykłe odwołanie członka zarządu i powinien być oparty na konkretnych faktach oraz dokumentach.

Najczęstsze błędy i ryzyka

Mylenie zarządu z administratorem. Firma administrująca budynkiem nie musi być zarządem ani zarządcą powierzonym. Zawsze trzeba ustalić, kto formalnie reprezentuje wspólnotę i z czego wynika jego umocowanie.

Założenie, że każda decyzja zarządu wymaga uchwały. Zarząd ma prawo samodzielnie wykonywać czynności zwykłego zarządu. Spór powinien więc koncentrować się na właściwej kwalifikacji konkretnej czynności, a nie na samym braku uchwały.

Założenie, że uchwała automatycznie traci skuteczność po wniesieniu pozwu. Zgodnie z art. 25 ust. 2 zaskarżona uchwała podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie do czasu zakończenia sprawy.

Przekroczenie terminu do zaskarżenia uchwały. Sześciotygodniowy termin z art. 25 wymaga szybkiego ustalenia daty rozpoczęcia jego biegu. Zwlekanie z pozyskaniem dokumentów może utrudnić terminowe wniesienie pozwu.

Brak rozróżnienia między odpowiedzialnością wspólnoty i członka zarządu. Za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej odpowiada wspólnota na zasadach art. 17 ustawy, natomiast osobista odpowiedzialność członka zarządu wymaga odrębnej podstawy. W przypadku szkody wyrządzonej zawinionym działaniem lub zaniechaniem znaczenie może mieć art. 415 Kodeksu cywilnego; art. 416 reguluje odpowiedzialność osoby prawnej za szkodę wyrządzoną z winy jej organu i jest stosowany odpowiednio do podmiotów, o których mowa w art. 33¹ Kodeksu cywilnego. Ocena konkretnej sprawy zależy od tego, kto poniósł szkodę, jaki obowiązek został naruszony i czy istnieje związek przyczynowy.

Szersze omówienie przesłanek, od których zależy odpowiedzialność zarządu wspólnoty za szkodę, warto odnieść do konkretnego rodzaju szkody i osoby, od której ma być dochodzona zapłata.

FAQ

Czy zarząd wspólnoty można odwołać bez podania przyczyny?

Tak. Zarząd lub poszczególni jego członkowie wybrani w trybie art. 20 ustawy mogą być w każdym czasie zawieszeni w czynnościach albo odwołani uchwałą właścicieli. Dla skuteczności trzeba jednak zachować prawidłową procedurę podejmowania uchwały.

Czy do odwołania zarządu potrzebny jest notariusz?

Co do zasady nie, jeżeli chodzi o odwołanie członka zarządu wybranego na podstawie art. 20. Notariusz jest natomiast wymagany przy uchwale zmieniającej sposób zarządu ustalony w trybie art. 18 ust. 1, ponieważ taka uchwała musi być zaprotokołowana przez notariusza.

Czy każdy właściciel może żądać dokumentów wspólnoty?

Każdy właściciel ma prawo kontroli działalności zarządu na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy. Zakres żądania powinien pozostawać związany z działalnością wspólnoty i zarządem nieruchomością wspólną. W praktyce warto żądać konkretnie oznaczonych dokumentów i zachować dowód złożenia wniosku.

Czy zarząd musi zwołać zebranie raz w roku?

Tak. Zarząd lub zarządca powierzony powinien zwołać zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale. Jeżeli tego nie zrobi, zebranie coroczne może zwołać każdy właściciel.

Ilu właścicieli może zażądać dodatkowego zebrania?

Zgodnie z art. 31 ustawy zarząd lub zarządca zwołuje zebranie na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej.

Czy zarząd może podpisać każdą umowę bez uchwały?

Nie. Czynności zwykłego zarządu podejmuje samodzielnie, ale czynność przekraczająca zwykły zarząd wymaga uchwały właścicieli wyrażającej zgodę oraz pełnomocnictwa dla zarządu do zawarcia umowy w formie wymaganej prawem.

Czy zaskarżenie uchwały zatrzymuje jej wykonanie?

Nie automatycznie. Zaskarżona uchwała nadal podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie do czasu zakończenia sprawy.

Czy członek zarządu zawsze odpowiada własnym majątkiem za błędną decyzję?

Nie. Sama nietrafna decyzja nie przesądza o osobistej odpowiedzialności. Trzeba ustalić podstawę prawną odpowiedzialności, bezprawne i zawinione zachowanie, konkretną szkodę oraz związek przyczynowy. W przypadku profesjonalnego zarządcy znaczenie może mieć dodatkowo treść umowy o zarządzanie.

Podsumowanie

Przy sporze z zarządem najpierw ustal model zarządu, zakres jego kompetencji i treść uchwał. Następnie zabezpiecz dokumenty, terminy i dowody. Jeżeli problem dotyczy wadliwej uchwały, szczególnie ważny jest 6-tygodniowy termin z art. 25. Jeżeli chodzi o utratę zaufania do zarządu wybranego na podstawie art. 20, właściciele mogą go odwołać uchwałą w każdym czasie. Przy trwałym braku działania lub naruszaniu zasad prawidłowej gospodarki możliwe jest również żądanie ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd.