Wspólnota mieszkaniowa – prawa właścicieli, zarząd, uchwały i koszty

Powstanie wspólnoty mieszkaniowej

Wspólnota mieszkaniowa to ogół właścicieli lokali wchodzących w skład określonej nieruchomości. Wynika to z art. 6 ustawy o własności lokali. Wspólnota może nabywać prawa, zaciągać zobowiązania, pozywać oraz być pozwana.

Nie zakłada się jej przez podpisanie umowy, podjęcie uchwały ani wpis do Krajowego Rejestru Sądowego. Jej istnienie jest konsekwencją wyodrębnienia własności lokali oraz związanych z nimi udziałów w nieruchomości wspólnej. W typowej sytuacji, w której lokale są kolejno sprzedawane przez właściciela całego budynku, znaczenie ma wyodrębnienie lokalu i powstanie układu własnościowego, w którym nieruchomość wspólna należy w udziałach do właścicieli lokali.

Nieruchomością wspólną jest grunt oraz te części budynku i urządzenia, które nie służą wyłącznie do użytku właścicieli poszczególnych lokali. Mogą to być przykładowo klatki schodowe, dach, elewacja, fundamenty, części instalacji obsługujące więcej niż jeden lokal czy teren wokół budynku. Nie każda rzecz znajdująca się w budynku automatycznie należy jednak do nieruchomości wspólnej – w konkretnej sprawie trzeba sprawdzić jej funkcję, dokumentację nieruchomości i zakres odrębnej własności lokalu.

Praktyczne kryteria, dokumenty i przykłady dotyczące powstania wspólnoty

Właściciel, który chce ustalić swoją sytuację we wspólnocie, powinien zacząć od dokumentów określających stan własności. Najczęściej będą to:

• akt notarialny nabycia lokalu,
• księga wieczysta lokalu,
• księga wieczysta nieruchomości, z której lokal został wyodrębniony,
• dokumenty wskazujące wysokość udziału w nieruchomości wspólnej,
• akt notarialny lub późniejsza uchwała notarialna, jeżeli właściciele ustalili szczególny sposób zarządu,
• uchwały właścicieli dotyczące organizacji i bieżącego funkcjonowania wspólnoty.

Udział właściciela w nieruchomości wspólnej jest prawem związanym z własnością lokalu. Co do zasady nie można sprzedać lokalu i pozostawić sobie odpowiadającego mu udziału w nieruchomości wspólnej ani swobodnie oddzielić tych dwóch praw.

Mała i duża wspólnota mieszkaniowa

Określenia „mała wspólnota” i „duża wspólnota” są powszechnie używane w praktyce, natomiast podstawowa różnica wynika z art. 19 i 20 ustawy o własności lokali. Granicą jest liczba wszystkich lokali wyodrębnionych oraz lokali niewyodrębnionych należących nadal do dotychczasowego właściciela.

W małej wspólnocie przy czynnościach zwykłego zarządu znaczenie ma większość liczona według udziałów. Czynności przekraczające zwykły zarząd co do zasady wymagają zgody wszystkich współwłaścicieli. Jeżeli potrzebnej zgody nie można uzyskać, przepisy Kodeksu cywilnego przewidują możliwość zwrócenia się do sądu w przypadkach określonych m.in. w art. 199–203 Kodeksu cywilnego.

W dużej wspólnocie mechanizm jest inny. Zarząd wykonuje czynności zwykłego zarządu samodzielnie, natomiast w sprawach przekraczających ten zakres potrzebna jest uchwała właścicieli. Dlatego przed oceną, czy dana decyzja została prawidłowo podjęta, trzeba najpierw ustalić liczbę lokali oraz obowiązujący w danej nieruchomości sposób zarządu.

Zarząd i zarządca – kto rzeczywiście podejmuje decyzje?

Właściciele mogą określić sposób zarządu nieruchomością wspólną w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w późniejszej umowie zawartej w formie aktu notarialnego. Mogą w szczególności powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Zmiana tak ustalonego sposobu zarządu może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli zaprotokołowanej przez notariusza.

Jeżeli szczególnego sposobu zarządu nie ustalono i w nieruchomości znajduje się więcej niż trzy lokale, właściciele wybierają jednoosobowy albo kilkuosobowy zarząd. Członkiem takiego zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna. Zarząd kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz oraz wobec poszczególnych właścicieli.

Trzeba odróżnić zarząd wspólnoty od firmy administrującej budynkiem. Administrator może wykonywać zadania techniczne, księgowe lub organizacyjne na podstawie zawartej umowy, ale samo powierzenie mu obsługi budynku nie oznacza automatycznie, że staje się zarządcą, któremu powierzono zarząd w trybie art. 18 ust. 1 ustawy. Zakres jego uprawnień należy ustalać na podstawie uchwał, umowy i przyjętego sposobu zarządu.

Praktyczne kryteria, dokumenty i przykłady dotyczące zarządu i zarządcy

Zarząd samodzielnie podejmuje czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zwykły zarząd potrzebna jest natomiast uchwała właścicieli wyrażająca zgodę oraz – gdy wymaga tego wykonanie uchwały – odpowiednie pełnomocnictwo dla zarządu. Ustawa wymienia wśród takich spraw m.in. przyjęcie rocznego planu gospodarczego, ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu, zmianę przeznaczenia części nieruchomości wspólnej oraz niektóre decyzje dotyczące przebudowy lub rozporządzania nieruchomością wspólną.

Przy sporze o to, kto jest uprawniony do działania, trzeba przeanalizować przede wszystkim akt notarialny określający sposób zarządu, późniejsze uchwały, protokoły zebrań, umowę z administratorem lub zarządcą oraz sposób reprezentacji wspólnoty. Szczegółowe informacje o powoływaniu organu przedstawia materiał dotyczący zasad – wyboru zarządu wspólnoty mieszkaniowej.

Zarząd i jego poszczególni członkowie mogą zostać na podstawie uchwały właścicieli zawieszeni w czynnościach albo odwołani. Jeżeli zarząd jest kilkuosobowy, ustawowa zasada reprezentacji przewiduje składanie oświadczeń woli za wspólnotę przez co najmniej dwóch członków zarządu.

Uchwały i głosowanie we wspólnocie

Uchwały właścicieli mogą być podejmowane na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd albo częściowo na zebraniu i częściowo przez późniejsze zbieranie głosów. Nie każda decyzja dotycząca budynku wymaga więc zwołania zebrania.

Podstawową zasadą w dużej wspólnocie jest liczenie większości według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej. Oznacza to, że zwykle nie obowiązuje zasada „jeden lokal – jeden głos”, a dla wyniku głosowania nie liczy się jedynie liczba osób obecnych na zebraniu. Uchwała musi uzyskać wymaganą większość udziałów.

Ustawa dopuszcza jednak głosowanie według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos. Taki sposób może wynikać z odpowiednich postanowień właścicieli, a w szczególnych sytuacjach – gdy suma udziałów nie jest równa 1 albo większość udziałów należy do jednego właściciela – może zostać wprowadzony na każde żądanie właścicieli posiadających łącznie co najmniej 1/5 udziałów.

Jeżeli uchwała została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel powinien zostać pisemnie powiadomiony o jej treści. Ma to szczególne znaczenie przy obliczaniu terminu do jej zaskarżenia.

Coroczne zebranie właścicieli powinno odbyć się co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale. Jeżeli zarząd lub zarządca zobowiązany do jego zwołania tego nie zrobi, zebranie coroczne może zwołać każdy właściciel. Ponadto właściciele dysponujący co najmniej 1/10 udziałów mogą żądać zwołania zebrania. O zebraniu należy zawiadomić właścicieli na piśmie co najmniej tydzień wcześniej.

Uchwała może dotyczyć wyłącznie spraw, w których wspólnota ma kompetencję do działania. Szczególnej analizy wymagają decyzje ingerujące w sposób korzystania z części wspólnej lub wpływające na prawa konkretnego właściciela. Przykład takiej sytuacji omawia poradnik opisujący procedurę – uchwałę wspólnoty a korzystanie z części wspólnej.

Koszty wspólnoty oraz fundusz remontowy

Właściciel ponosi koszty utrzymania własnego lokalu, ale jednocześnie uczestniczy w kosztach zarządu związanych z nieruchomością wspólną. Ustawa wymienia wśród nich w szczególności:

• wydatki na remonty i bieżącą konserwację,
• koszty energii, ciepła, gazu i wody dotyczące nieruchomości wspólnej,
• opłaty związane z urządzeniami wspólnymi, w tym windą,
• ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, jeżeli nie są pokrywane bezpośrednio przez poszczególnych właścicieli,
• wydatki na utrzymanie porządku i czystości,
• wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy.

Wydatki i ciężary związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, w części niepokrytej jej pożytkami i innymi przychodami, właściciele ponoszą co do zasady proporcjonalnie do swoich udziałów. Ustawa pozwala uchwałą zwiększyć obciążenie właścicieli lokali użytkowych, jeżeli uzasadnia to sposób korzystania z tych lokali. Nie wystarcza więc samo stwierdzenie, że lokal jest użytkowy – zwiększenie obciążenia powinno mieć uzasadnienie w sposobie jego eksploatacji.

Na pokrycie kosztów zarządu właściciele wpłacają zaliczki w formie bieżących opłat, płatne z góry do 10. dnia każdego miesiąca. W dużej wspólnocie ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd i wymaga uchwały właścicieli.

Ustawa o własności lokali nie wprowadza obowiązku posiadania przez każdą wspólnotę odrębnego funduszu nazwanego „funduszem remontowym”. Jednocześnie wydatki na remonty są wprost zaliczone do kosztów zarządu nieruchomością wspólną. Właściciele mogą więc planować i gromadzić środki przeznaczone na przyszłe remonty, a szczegółowe zasady powinny wynikać z uchwał, planu gospodarczego i przyjętego sposobu prowadzenia rozliczeń.

Przy sporze dotyczącym opłat trzeba sprawdzić nie tylko samą kwotę na zawiadomieniu, ale również uchwałę ustalającą wysokość zaliczek, plan gospodarczy, wysokość udziału właściciela, charakter danego wydatku oraz sposób jego rozliczenia. Inaczej ocenia się koszt dotyczący całej nieruchomości wspólnej, a inaczej wydatek przypisany wyłącznie do konkretnego lokalu.

Kontrola działalności wspólnoty i spory sądowe

Każdemu właścicielowi lokalu przysługuje prawo kontroli działalności zarządu. Zarząd albo zarządca, któremu powierzono zarząd w trybie art. 18 ust. 1 ustawy, ma również obowiązki dotyczące ewidencji kosztów, zaliczek i innych rozliczeń, dokumentacji technicznej oraz sprawozdawczości.

Zakres dostępu właściciela do dokumentacji bywa częstym źródłem konfliktów. W tym artykule wystarczy wskazać, że prawo kontroli właściciela ma ustawową podstawę, natomiast sposób dochodzenia informacji zależy od rodzaju dokumentów i zachowania zarządu. Szerzej sytuację, gdy Zarząd wspólnoty nie udostępnia dokumentów, omawia odrębny poradnik. Osobno wyjaśniono również, czy wspólnota musi udostępnić dokumenty księgowe.

Jeżeli problem dotyczy samej uchwały, właściciel może wytoczyć przeciwko wspólnocie powództwo o jej uchylenie, gdy uchwała:

• jest niezgodna z przepisami prawa,
• jest niezgodna z umową właścicieli lokali,
• narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną,
• w inny sposób narusza interesy właściciela wnoszącego pozew.

Termin jest krótki: powództwo na podstawie art. 25 ustawy o własności lokali należy wnieść w ciągu 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo – w przypadku uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów – od dnia powiadomienia danego właściciela o jej treści. Przy uchwale podejmowanej w trybie mieszanym sposób ustalenia początku terminu wymaga oceny okoliczności jej podjęcia i zawiadomienia właściciela.

Sprawy o uchylenie uchwały wspólnoty mieszkaniowej należą do właściwości sądu okręgowego. Opłata stała od pozwu o uchylenie uchwały wspólnoty wynosi 200 zł. Do pozwu warto przygotować w szczególności zaskarżoną uchwałę, dokument potwierdzający własność lokalu, informacje o sposobie i dacie podjęcia uchwały, zawiadomienie o jej treści oraz dowody potwierdzające wskazywane naruszenia.

Samo zaskarżenie uchwały nie powoduje automatycznego wstrzymania jej wykonania. Uchwała podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie do czasu zakończenia sprawy. Jeżeli szybkie wykonanie uchwały mogłoby wywołać trudne do odwrócenia skutki, kwestia wniosku o wstrzymanie powinna być przeanalizowana już przy przygotowaniu pozwu.

Ustawa przewiduje także inne formy interwencji sądu. Jeżeli w dużej wspólnocie nie można uzyskać wymaganej większości dla zamierzonej czynności, zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd w ustawowym trybie, może w warunkach art. 24 żądać rozstrzygnięcia przez sąd. Z kolei gdy zarząd nie został powołany, nie wykonuje swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki, każdy właściciel może w przypadkach określonych w art. 26 żądać ustanowienia zarządcy przymusowego.

Najczęstsze pytania o wspólnotę mieszkaniową

Czy każdy właściciel lokalu jest członkiem wspólnoty?

Tak. Członkostwo wynika z prawa własności lokalu w danej nieruchomości, a nie z dobrowolnego przystąpienia. Właściciel nie składa deklaracji członkowskiej i nie może skutecznie zrezygnować ze wspólnoty, zachowując własność lokalu.

Czy najemca mieszkania może głosować nad uchwałą?

Sam fakt najmu nie daje prawa głosu we wspólnocie. Głos przysługuje właścicielowi lokalu. Najemca może działać w imieniu właściciela, jeżeli posiada odpowiednie pełnomocnictwo, którego zakres i forma powinny odpowiadać czynności, której dotyczy.

Czy firma administrująca może sama podwyższyć zaliczki?

Jeżeli chodzi o wysokość opłat na pokrycie kosztów zarządu w dużej wspólnocie działającej na zasadach ustawowych, jej ustalenie jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd i wymaga uchwały właścicieli. Trzeba jednak sprawdzić konkretny sposób zarządu, treść uchwał i charakter zmienianej należności, ponieważ nie każda pozycja widoczna w miesięcznym rozliczeniu ma tę samą podstawę.

Czy właściciel musi stosować się do uchwały, jeżeli głosował przeciw?

Podjęta uchwała wspólnoty wiąże właścicieli niezależnie od tego, jak głosowali. Właściciel może ją zaskarżyć, jeżeli zachodzą ustawowe podstawy, ale samo wniesienie pozwu nie wstrzymuje wykonania uchwały. Wstrzymanie może zarządzić sąd.

Czy wspólnota może decydować o wszystkim, co dotyczy lokalu?

Nie. Kompetencje wspólnoty koncentrują się na zarządzaniu nieruchomością wspólną. Odrębny lokal pozostaje własnością jego właściciela. Nie oznacza to jednak całkowitego braku ograniczeń: właściciel ma ustawowe obowiązki wobec nieruchomości wspólnej, a w określonych sytuacjach musi m.in. umożliwić wstęp do lokalu, gdy jest to niezbędne do konserwacji, remontu lub usunięcia awarii w nieruchomości wspólnej. Ocena dopuszczalności konkretnej ingerencji zależy od jej celu i podstawy prawnej.

Źródła

• Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali – tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 232.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 795.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego – tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 468 ze zmianami.
• Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych – tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 1228 ze zmianami.