Monitoring wspólnoty – czy zarządca musi udostępnić nagranie?

Monitoring we wspólnocie mieszkaniowej a dane osobowe

Nagrania z kamer umieszczonych w częściach wspólnych budynku, takich jak klatka schodowa, wejście, garaż, winda czy podwórko, mogą zawierać dane osobowe, jeżeli pozwalają zidentyfikować osobę fizyczną. Chodzi przede wszystkim o wizerunek, ale w określonych okolicznościach również o sylwetkę, sposób poruszania się, numer rejestracyjny pojazdu, zachowanie w określonym czasie albo inne informacje umożliwiające identyfikację osoby.

Administratorem danych jest podmiot, który ustala cele i sposoby ich przetwarzania. W przypadku monitoringu nieruchomości wspólnej najczęściej będzie nim wspólnota mieszkaniowa. Rola zewnętrznego zarządcy zależy jednak od przyjętego modelu i zakresu powierzonych mu czynności. Niezależnie od tego monitoring nie może być swobodnie przeglądany przez każdego właściciela lokalu. Dostęp do nagrań powinien być ograniczony do osób odpowiednio upoważnionych i następować w określonym celu.

Najczęściej monitoring jest prowadzony dla bezpieczeństwa mieszkańców, ochrony mienia i przeciwdziałania naruszeniom na terenie nieruchomości wspólnej. Dlatego monitoring na nieruchomości wspólnej wymaga jednoczesnego uwzględnienia zasad zarządu częścią wspólną oraz ochrony prywatności i danych osób znajdujących się w zasięgu kamer. Sam fakt, że kamery zostały zainstalowane w interesie mieszkańców, nie daje jednak każdemu z nich nieograniczonego dostępu do wszystkich zapisów.

Czy zarządca musi udostępnić nagranie mieszkańcowi?

Co do zasady zarządca nie ma obowiązku przekazania mieszkańcowi pełnego nagrania tylko na podstawie ogólnego żądania. Materiał może obejmować innych mieszkańców, gości, pracowników ochrony, dozorcę, kurierów i przypadkowe osoby. Przekazanie całego, niezanonimizowanego pliku wymagałoby uwzględnienia ich prywatności i zasad wynikających z RODO.

Inaczej należy ocenić sytuację, gdy osoba składająca wniosek sama znajduje się na nagraniu. Art. 15 ust. 1 RODO daje jej prawo do uzyskania potwierdzenia, czy dotyczące jej dane są przetwarzane, dostępu do tych danych oraz informacji dotyczących ich przetwarzania. Z kolei art. 15 ust. 3 RODO zobowiązuje administratora do dostarczenia kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Przy monitoringu wizyjnym może to oznaczać przekazanie kopii odpowiedniego fragmentu nagrania zawierającego wizerunek wnioskodawcy.

Takie rozumienie prawa do kopii odpowiada wyrokowi Trybunału Sprawiedliwości UE z 4 maja 2023 r. w sprawie C-487/21. TSUE wskazał, że kopia powinna stanowić wierne i zrozumiałe odtworzenie danych osobowych. Jeżeli jest to niezbędne do skutecznego wykonywania praw wynikających z RODO, może być potrzebne przekazanie odpowiedniego fragmentu dokumentu lub innego nośnika zawierającego te dane. Również UODO w materiale z 6 lipca 2026 r. wskazuje jako przykład realizacji art. 15 przekazanie osobie, której dane dotyczą, kopii nagrań monitoringu.

Nie oznacza to jednak automatycznego prawa do całego pliku obejmującego wszystkie osoby i długi przedział czasu. Art. 15 ust. 4 RODO nakazuje uwzględnić prawa i wolności innych osób. Administrator powinien więc w zależności od sytuacji ograniczyć zakres czasowy materiału, wykadrować obraz, zamaskować lub zanonimizować osoby trzecie albo zastosować inne rozwiązanie pozwalające wydać kopię danych wnioskodawcy bez nieuzasadnionego ujawniania cudzych danych.

Sam wgląd w nagranie na miejscu może być środkiem pomocniczym, może służyć ustaleniu właściwego fragmentu albo zostać uzgodniony z wnioskodawcą. Nie powinien jednak być traktowany jako ogólny, równorzędny zamiennik prawa do kopii, jeżeli osoba skutecznie żąda kopii własnych danych na podstawie art. 15 RODO.

Jeżeli wnioskodawcy w ogóle nie ma na nagraniu, art. 15 RODO nie daje mu prawa dostępu do danych innych osób. To, że materiał może być przydatny jako dowód przeciwko sąsiadowi, dozorcy czy sprawcy szkody, również nie tworzy automatycznego prawa do otrzymania pełnego, niezanonimizowanego zapisu. Ewentualne udostępnienie osobie trzeciej wymaga odrębnej podstawy prawnej i oceny proporcjonalności. W wielu przypadkach właściwsze jest zabezpieczenie nagrania, a następnie przekazanie go policji, prokuraturze lub sądowi na potrzeby prowadzonej sprawy.

Uzyskanie dostępu do nagrania z monitoringu

Pierwszym krokiem po zdarzeniu powinno być złożenie do zarządcy lub zarządu wspólnoty pisemnego wniosku o zabezpieczenie nagrania. Wniosek powinien możliwie dokładnie wskazywać datę, przedział godzinowy, kamerę lub miejsce zdarzenia oraz wyjaśniać, dlaczego materiał ma znaczenie. Warto wyraźnie zażądać zabezpieczenia go przed automatycznym nadpisaniem.

Okres przechowywania nagrań nie jest jednakowy dla wszystkich wspólnot. Powinien odpowiadać celowi monitoringu i wynikać z przyjętych zasad przetwarzania danych, np. regulaminu monitoringu lub dokumentacji ochrony danych. W praktyce zapis może być przechowywany stosunkowo krótko, dlatego zwłoka może doprowadzić do legalnego nadpisania materiału.

Jeżeli mieszkaniec chce uzyskać własne dane, powinien wyraźnie wskazać, że korzysta z prawa dostępu i żąda kopii danych na podstawie art. 15 RODO. Warto podać możliwie dokładny czas i miejsce, w którym był widoczny. Ułatwia to odnalezienie właściwego zapisu i ograniczenie ingerencji w prywatność innych osób.

Administrator powinien udzielić informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w terminie miesiąca od jego otrzymania. Jeżeli jest to konieczne ze względu na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, przy czym w ciągu pierwszego miesiąca administrator powinien poinformować o przedłużeniu i podać jego przyczyny. Gdy wniosek o kopię został złożony elektronicznie i wnioskodawca nie zażąda innej formy, dane powinny być co do zasady przekazane w powszechnie stosowanej formie elektronicznej.

Jeżeli celem mieszkańca jest ustalenie, czy dozorca, ochrona albo inna osoba wykonująca usługi dla wspólnoty prawidłowo realizowała obowiązki, warto równolegle wystąpić do zarządu lub zarządcy o wyjaśnienie sposobu załatwienia zgłoszenia. Prawo właściciela do kontroli działalności zarządu jest jednak czym innym niż prawo dostępu do danych osobowych z monitoringu. Te dwa uprawnienia nie powinny być ze sobą utożsamiane.

Czy wspólnota może uchwałą wyznaczyć osobę do wglądu w monitoring?

Uchwała wspólnoty może uporządkować zasady korzystania z monitoringu, określić jego cel, zakres, zasady retencji, sposób rozpatrywania zgłoszeń oraz osoby lub funkcje, z którymi wiąże się uprawnienie do obsługi systemu. Nie może jednak omijać RODO i tworzyć nieograniczonego prawa wybranej osoby do przeglądania wszystkich nagrań.

Jeżeli określona osoba ma wykonywać czynności wymagające dostępu do monitoringu, jej uprawnienie powinno mieć jasno określony zakres, cel i podstawę organizacyjną. Należy też zapewnić poufność oraz kontrolę nad tym, kiedy i w jakim zakresie materiał jest przeglądany. Stały dostęp „na wszelki wypadek” jest trudny do pogodzenia z zasadą minimalizacji danych.

Właściciel lokalu ma prawo kontroli działalności zarządu wspólnoty, ale prawo to nie znosi ograniczeń wynikających z ochrony danych osobowych. Kontrolę pracy zarządu można wykonywać przez żądanie dokumentów i wyjaśnień związanych z zarządzaniem nieruchomością wspólną, natomiast dostęp do monitoringu wymaga odrębnej oceny.

Co zrobić, gdy zarządca odmawia wydania nagrania?

Trzeba odróżnić żądanie bardzo szerokie od precyzyjnego wniosku osoby widocznej na nagraniu. Żądanie przekazania zapisu z całej nocy, obejmującego wiele godzin i wiele osób, nie oznacza automatycznie prawa do otrzymania całego pliku. Administrator może zwrócić się o doprecyzowanie czasu, miejsca i zakresu potrzebnych danych oraz zastosować rozwiązania chroniące osoby trzecie.

Inaczej wygląda precyzyjny wniosek osoby nagranej, która żąda kopii własnych danych z konkretnego zdarzenia. Taki wniosek powinien zostać oceniony na podstawie art. 15 ust. 1 i 3 RODO. Prawa osób trzecich mogą uzasadniać anonimizację, maskowanie lub ograniczenie fragmentu nagrania, ale nie powinny być automatycznym powodem całkowitej odmowy. Jeżeli żądanie jest ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, zastosowanie może znaleźć art. 12 ust. 5 RODO, przy czym to administrator musi wykazać taki charakter żądania.

W praktyce można podjąć następujące działania:

• złożyć pisemny wniosek o zabezpieczenie nagrania przed nadpisaniem;
• jeżeli wnioskodawca znajduje się na nagraniu, zażądać dostępu do danych oraz ich kopii na podstawie art. 15 RODO i możliwie precyzyjnie wskazać zdarzenie;
• w razie odmowy zażądać wskazania jej konkretnych przyczyn i sposobu, w jaki administrator ocenił prawa i wolności innych osób;
• jeżeli administrator nie realizuje praw wynikających z RODO, rozważyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
• zgłosić sprawę zarządowi wspólnoty albo skorzystać z prawa właściciela lokalu do kontroli działalności zarządu;
• jeżeli doszło do kradzieży, zniszczenia mienia, naruszenia nietykalności lub innego czynu zabronionego, zawiadomić policję lub prokuraturę i wskazać, gdzie znajduje się nagranie;
• w sprawie cywilnej rozważyć wniosek do sądu o zabezpieczenie dowodu, szczególnie gdy istnieje ryzyko szybkiego nadpisania materiału.

Sąd może zabezpieczyć dowód także przed wszczęciem właściwego postępowania, jeżeli zachodzą ustawowe przesłanki zabezpieczenia. Przy monitoringu szczególne znaczenie może mieć ryzyko, że zapis zostanie usunięty lub nadpisany przed przeprowadzeniem dowodu.

Odpowiedzialność zarządcy i granice kontroli właściciela lokalu

Zarządca powinien działać z należytą starannością w sprawach powierzonych mu w związku z nieruchomością wspólną. Dotyczy to także odpowiedniego reagowania na zgłoszenia mieszkańców i przestrzegania przyjętych zasad korzystania z monitoringu. Jeżeli problem dotyczy sposobu wykonywania usług przez dozorcę lub firmę sprzątającą, właściciel może domagać się wyjaśnień oraz informacji i dokumentów związanych z zarządzaniem nieruchomością wspólną, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z przepisów o ochronie danych.

Prawo właściciela lokalu do kontroli działalności zarządu nie oznacza prawa do dowolnego dostępu do materiałów zawierających dane osobowe innych osób. Kontrola zarządu i realizacja prawa dostępu do własnych danych z art. 15 RODO mają różne podstawy i powinny być rozpatrywane oddzielnie.

FAQ

Podsumowanie

Zarządca nieruchomości nie musi automatycznie przekazywać mieszkańcowi całego nagrania z monitoringu wspólnoty. Jeżeli jednak mieszkaniec sam znajduje się na nagraniu, art. 15 RODO może dawać mu prawo nie tylko do informacji o przetwarzaniu i dostępu do danych, lecz także do kopii jego danych osobowych. Przy monitoringu może to wymagać przekazania odpowiedniego fragmentu zapisu.

Ochrona prywatności innych mieszkańców nadal ma znaczenie, lecz powinna być realizowana przez odpowiednie ograniczenie materiału, kadrowanie, maskowanie lub anonimizację, gdy pozwala to pogodzić oba interesy. Osoba poszkodowana nie otrzymuje natomiast automatycznie pełnego, niezanonimizowanego nagrania wyłącznie dlatego, że chce użyć go jako dowodu. Niezależnie od podstawy żądania najważniejsze jest szybkie zabezpieczenie materiału przed nadpisaniem.

Źródła:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, w szczególności art. 12 i art. 15 RODO - EUR-Lex.

2. Urząd Ochrony Danych Osobowych, materiał z 6 lipca 2026 r. „Montujesz kamery w miejscu pracy. Sprawdź, o czym należy pamiętać”, w szczególności część dotycząca przekazania kopii nagrania na podstawie art. 15 RODO - UODO.

3. Wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z 4 maja 2023 r., C-487/21, ECLI:EU:C:2023:369 - EUR-Lex.

4. Wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych 3/2019 w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo - EROD.

5. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, w szczególności art. 27 i art. 29 - Dz.U. 2026 poz. 232.

6. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności przepisy o zabezpieczeniu dowodu - Dz.U. 2026 poz. 468.

Stan prawny aktualny na dzień 5 września 2026 r.