Monitoring wspólnoty – czy zarządca musi udostępnić nagranie?

Monitoring we wspólnocie mieszkaniowej a dane osobowe

Nagrania z kamer umieszczonych w częściach wspólnych budynku, takich jak klatka schodowa, wejście, garaż, winda czy podwórko, co do zasady są danymi osobowymi, jeżeli pozwalają zidentyfikować osobę fizyczną. Chodzi nie tylko o twarz, lecz także o sylwetkę, sposób poruszania się, numer rejestracyjny pojazdu, zachowanie w określonym czasie albo inne cechy pozwalające na rozpoznanie osoby.

Administratorem takich danych jest najczęściej wspólnota mieszkaniowa, działająca przez zarząd albo zarządcę, któremu powierzono zarządzanie nieruchomością wspólną. To nie oznacza jednak, że każdy właściciel lokalu może swobodnie oglądać monitoring. Dostęp do nagrań powinien być ograniczony do osób upoważnionych, a każde udostępnienie nagrania powinno mieć konkretny cel, podstawę prawną i zostać udokumentowane.

Najczęściej monitoring jest prowadzony w celu zapewnienia bezpieczeństwa mieszkańców, ochrony mienia i przeciwdziałania naruszeniom na terenie nieruchomości wspólnej. Ten cel nie uprawnia automatycznie do wydawania nagrań każdej osobie, która chce samodzielnie sprawdzić, co zarejestrowała kamera.

Czy zarządca musi udostępnić nagranie mieszkańcowi?

Co do zasady zarządca nie ma obowiązku wydania mieszkańcowi pełnego nagrania tylko na podstawie ogólnego wniosku. Nagranie może obejmować inne osoby: mieszkańców, gości, pracowników ochrony, dozorcę, kurierów lub przypadkowe osoby wchodzące do budynku. Udostępnienie takiego materiału bez podstawy prawnej mogłoby naruszać ich prywatność i przepisy RODO.

Inaczej należy ocenić sytuację, gdy osoba składająca wniosek sama znajduje się na nagraniu. Wtedy może powołać się na prawo dostępu do danych osobowych z art. 15 RODO. Prawo to nie zawsze oznacza otrzymanie pełnej kopii nagrania w niezmienionej postaci. Administrator może np. udostępnić fragment nagrania, umożliwić wgląd w określonym zakresie albo przygotować kopię po zamazaniu wizerunków osób trzecich, jeżeli jest to technicznie możliwe i konieczne dla ochrony ich praw.

Jeżeli wnioskodawcy nie ma na nagraniu, dostęp może być rozważany wyjątkowo, np. gdy nagranie jest potrzebne do dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami albo zgłoszenia sprawy organom ścigania. W takiej sytuacji trzeba wykazać konkretny interes prawny lub faktyczny, wskazać datę, godzinę, miejsce i cel żądania. Samo przekonanie, że na nagraniu może być widoczne niewłaściwe zachowanie pracownika lub sąsiada, może nie wystarczyć do wydania kopii osobie prywatnej.

Uzyskanie dostępu do nagrania z monitoringu

W opisanej sprawie prawidłowym pierwszym krokiem jest złożenie do zarządcy pisemnego wniosku o zabezpieczenie nagrania. Wniosek powinien wskazywać możliwie dokładnie datę, przedział godzinowy, kamerę lub miejsce zdarzenia oraz powód, dla którego nagranie ma znaczenie. Warto napisać, że chodzi o zabezpieczenie materiału przed automatycznym nadpisaniem.

Okres przechowywania nagrań nie jest jednakowy dla wszystkich wspólnot. Powinien wynikać z regulaminu monitoringu, klauzuli informacyjnej albo dokumentacji ochrony danych. W praktyce bywa to kilka, kilkanaście albo kilkadziesiąt dni. RODO nie pozwala przechowywać nagrań bezterminowo tylko na wszelki wypadek, dlatego zwłoka może spowodować, że materiał zostanie legalnie nadpisany.

Jeżeli mieszkaniec chce skorzystać z prawa dostępu do własnych danych, powinien wyraźnie wskazać, że składa wniosek na podstawie art. 15 RODO. Administrator powinien odpowiedzieć bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w terminie miesiąca. W razie skomplikowanego żądania termin może zostać przedłużony, ale administrator powinien poinformować o tym wnioskodawcę i wyjaśnić przyczyny przedłużenia.

Jeżeli celem jest ustalenie, czy dozorca wykonywał obowiązki w sposób niewłaściwy, mieszkaniec może żądać od zarządu lub zarządcy wyjaśnienia, jakie czynności sprawdzające podjęto, kto oglądał nagranie, czy sporządzono notatkę oraz czy sprawa została przekazana firmie sprzątającej lub osobie odpowiedzialnej za nadzór. Równolegle warto zweryfikować obowiązki zarządcy nieruchomości, zwłaszcza gdy niewłaściwe działania mogą prowadzić do szkody albo naruszenia zasad utrzymania części wspólnych.

Czy wspólnota może uchwałą wyznaczyć osobę do wglądu w monitoring?

Uchwała wspólnoty może uporządkować zasady korzystania z monitoringu, określić cel, zakres, okres przechowywania nagrań, osoby upoważnione do obsługi systemu oraz procedurę rozpatrywania wniosków. Nie może jednak legalnie omijać RODO i tworzyć nieograniczonego prawa wybranej osoby do przeglądania wszystkich nagrań.

Jeżeli wspólnota chce, aby określona osoba pomagała w kontroli działania zarządcy albo weryfikacji zgłoszeń mieszkańców, należy rozważyć formalne upoważnienie jej do przetwarzania danych w imieniu administratora, określenie zakresu dostępu, obowiązek poufności i dokumentowanie każdego wglądu. Taki dostęp powinien dotyczyć tylko konkretnych sytuacji i tylko takiego zakresu nagrania, jaki jest niezbędny do realizacji celu.

Nie jest więc prawidłowe rozwiązanie polegające na tym, że wspólnota wyznacza mieszkańca jako osobę trzecią, która może dowolnie oglądać monitoring. Prawidłowa procedura powinna rozdzielać kontrolę działalności zarządu od dostępu do danych osobowych innych osób. Właściciel lokalu ma prawo kontroli działalności zarządu wspólnoty, ale to prawo nie znosi ograniczeń wynikających z ochrony danych osobowych.

Co zrobić, gdy zarządca odmawia wydania nagrania?

Odmowa nie zawsze jest bezprawna. Zarządca może odmówić wydania kopii nagrania, jeżeli wniosek jest zbyt ogólny, nie wskazuje podstawy prawnej, dotyczy nagrań z udziałem wielu osób albo prowadziłby do nieproporcjonalnej ingerencji w prywatność innych. Nie powinien jednak poprzestać na lakonicznym stwierdzeniu, że RODO całkowicie zabrania jakiegokolwiek działania.

W praktyce można podjąć następujące działania:

• złożyć pisemny wniosek o zabezpieczenie nagrania i wskazać, że materiał może być dowodem w przyszłym postępowaniu;
• złożyć wniosek o dostęp do własnych danych osobowych, jeżeli wnioskodawca znajduje się na nagraniu;
• żądać uzasadnienia odmowy oraz informacji, czy nagranie istnieje, kto je oglądał i czy zostało zabezpieczone;
• zgłosić sprawę zarządowi wspólnoty albo właścicielom lokali w ramach kontroli działalności zarządu;
• jeżeli doszło do szkody, naruszenia nietykalności, kradzieży, zniszczenia mienia lub innego czynu zabronionego, zawiadomić policję lub prokuraturę i wskazać, że nagranie znajduje się u zarządcy;
• w sprawie cywilnej rozważyć wniosek do sądu o zabezpieczenie dowodu, zwłaszcza gdy istnieje ryzyko nadpisania nagrania.

Sąd może zabezpieczyć dowód przed wszczęciem postępowania, gdy zachodzi obawa, że jego późniejsze przeprowadzenie stanie się niewykonalne albo zbyt utrudnione. W przypadku monitoringu argumentem może być krótki czas przechowywania nagrań i ryzyko automatycznego nadpisania pliku.

Odpowiedzialność zarządcy i granice kontroli właściciela lokalu

Zarządca ma obowiązek działać z należytą starannością w sprawach dotyczących nieruchomości wspólnej. Dotyczy to także reagowania na zgłoszenia mieszkańców o nieprawidłowościach, sprawdzania zdarzeń i egzekwowania obowiązków od osób wykonujących usługi na rzecz wspólnoty. Jeżeli problem dotyczy sposobu sprzątania części wspólnych, warto żądać nie tylko wglądu w monitoring, ale również informacji o umowie z firmą sprzątającą, zakresie obowiązków dozorcy i podjętych czynnościach nadzorczych.

Właściciel lokalu ma prawo kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej, ale nie oznacza to prawa do dowolnego dostępu do wszystkich materiałów zawierających dane osobowe innych osób. Kontrola może polegać na żądaniu dokumentów, wyjaśnień, sprawozdań, rozliczeń, protokołów i informacji o sposobie załatwienia zgłoszenia. Dostęp do nagrania wymaga dodatkowej oceny zgodności z RODO.

FAQ

Podsumowanie

Zarządca nieruchomości nie musi automatycznie udostępniać mieszkańcowi nagrania z monitoringu wspólnoty. Nagrania są danymi osobowymi i każde ich udostępnienie wymaga podstawy prawnej, celu oraz oceny, czy nie narusza praw osób trzecich. Jednocześnie RODO nie powinno być traktowane jako uniwersalna wymówka. W konkretnych sytuacjach zarządca powinien zabezpieczyć nagranie, rozpatrzyć wniosek o dostęp do danych albo przekazać materiał uprawnionym organom.

Jeżeli sprawa dotyczy niewłaściwego wykonywania obowiązków przez dozorcę lub firmę sprzątającą, warto równolegle korzystać z uprawnień właściciela lokalu wobec zarządu wspólnoty: żądać wyjaśnień, informacji o podjętych czynnościach i dokumentów związanych z zarządzaniem nieruchomością wspólną. Dostęp do monitoringu powinien być jednak rozpatrywany oddzielnie, z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych.

Źródła:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, w szczególności art. 4, art. 5, art. 6, art. 12, art. 13 i art. 15 RODO - UODO, EUR-Lex.

2. Wytyczne Europejskiej Rady Ochrony Danych 3/2019 dotyczące przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo - EDPB.

3. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, w szczególności art. 27 i art. 29 - Dz.U. 2026 poz. 232.

4. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 308 oraz art. 310-315 - Dz.U. 2024 poz. 1568.

Stan prawny aktualny na dzień 25 maja 2026 r.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.