Najem instytucjonalny a najem okazjonalny, najważniejsze różnice

Wybór pomiędzy najmem instytucjonalnym a okazjonalnym nie zależy od nazwy wpisanej w nagłówku umowy. Decydujący jest status wynajmującego, sposób prowadzenia najmu oraz spełnienie wymagań ustawowych. Jeżeli strony wybiorą niewłaściwy tryb albo nie skompletują wymaganych załączników, mogą stracić możliwość skorzystania z uproszczonej procedury opróżnienia lokalu.

Najem instytucjonalny – czym różni się od najmu okazjonalnego?

Najem instytucjonalny lokalu jest szczególną formą najmu mieszkania zawieraną przez osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali. Może więc korzystać z niego między innymi przedsiębiorca wpisany do CEIDG, spółka prawa handlowego albo inny podmiot gospodarczy profesjonalnie wynajmujący mieszkania.

Najem okazjonalny jest natomiast przeznaczony dla właściciela będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Nie jest to zatem swobodnie wybierana alternatywa dla przedsiębiorcy. Jeżeli wynajem stanowi działalność gospodarczą w tym zakresie, właściwym rozwiązaniem jest co do zasady najem instytucjonalny albo najem na zasadach ogólnych.

Najważniejszą praktyczną różnicą w dokumentacji jest brak obowiązku wskazywania przez najemcę lokalu zastępczego przy najmie instytucjonalnym. W najmie okazjonalnym taki lokal trzeba wskazać, a do umowy dołącza się zgodę jego właściciela lub osoby posiadającej do niego tytuł prawny. W najmie instytucjonalnym najemca składa natomiast akt notarialny, w którym przyjmuje do wiadomości, że przy wykonywaniu obowiązku opróżnienia lokalu nie przysługuje mu prawo do najmu socjalnego lokalu ani do pomieszczenia tymczasowego.

Najważniejsze zasady i podstawa prawna

Podstawowe regulacje znajdują się w ustawie o ochronie praw lokatorów. Najem okazjonalny został uregulowany w art. 19a–19e, a najem instytucjonalny w art. 19f–19j tej ustawy. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają również przepisy Kodeksu cywilnego o najmie, w tym zasady dotyczące obowiązków stron, odpowiedzialności za stan lokalu oraz wypowiadania umów zawartych na czas oznaczony.

Umowa najmu instytucjonalnego i każda jej zmiana wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Taki sam rygor obowiązuje przy najmie okazjonalnym. Oznacza to, że ustne przedłużenie, ustna zmiana stron albo nieformalna zmiana zasad czynszu może nie wywołać zamierzonego skutku prawnego.

Do umowy najmu instytucjonalnego należy dołączyć oświadczenie najemcy sporządzone w formie aktu notarialnego. Najemca poddaje się w nim egzekucji, zobowiązuje się opróżnić i wydać lokal w terminie wskazanym w późniejszym żądaniu właściciela oraz przyjmuje do wiadomości ograniczenia dotyczące najmu socjalnego i pomieszczenia tymczasowego. Ustawowe wynagrodzenie notariusza za sporządzenie tego oświadczenia nie może przekroczyć jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Do tej kwoty mogą dochodzić należne podatki i opłaty za wypisy.

Kaucja jest fakultatywna, lecz w praktyce często stosowana. W obu analizowanych trybach jej wysokość nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu obliczonego według stawki obowiązującej przy zawarciu umowy. Przy najmie instytucjonalnym właściciel może zaspokoić z kaucji zaległą płatność już w trakcie umowy, a najemca powinien następnie uzupełnić kaucję na zasadach określonych w umowie albo w pisemnym wezwaniu.

Podwyższenie czynszu w najmie instytucjonalnym jest możliwe wyłącznie zgodnie z warunkami zapisanymi w umowie. Klauzula powinna wskazywać przesłankę, sposób obliczenia podwyżki, częstotliwość i moment wejścia nowej stawki w życie. Ogólne sformułowanie pozwalające przedsiębiorcy dowolnie zmieniać czynsz zwiększa ryzyko sporu i może podlegać ocenie także z punktu widzenia ochrony konsumenta.

Kiedy ten problem pojawia się w praktyce?

Najczęściej wątpliwość powstaje wtedy, gdy właściciel zaczyna wynajmować więcej mieszkań, organizuje najem w sposób zawodowy albo przenosi lokale do spółki. Dotychczasowy wzór najmu okazjonalnego nie zawsze może być dalej stosowany. Trzeba ustalić, czy wynajmujący prowadzi działalność gospodarczą właśnie w zakresie wynajmowania lokali, a nie tylko czy posiada wpis w CEIDG dotyczący innej aktywności.

Problem pojawia się również przy przedłużaniu umowy. Najem okazjonalny nie może trwać dłużej niż 10 lat, a zmiana okresu obowiązywania wymaga formy pisemnej. Przed podpisaniem dokumentu trzeba sprawdzić, czy wystarczy aneks do umowy najmu okazjonalnego, czy ze względu na zmianę statusu wynajmującego należy zawrzeć nową umowę w innym trybie i uzyskać nowe oświadczenia.

Kolejną sytuacją jest zmiana liczby najemców, rozwód, wyprowadzka jednej osoby albo przejęcie wszystkich obowiązków przez jednego współnajemcę. Samo ustne uzgodnienie nie usuwa odpowiedzialności osoby wskazanej w umowie. Zagadnienie takie jak przepisanie najmu okazjonalnego na jednego najemcę wymaga pisemnego uporządkowania stron umowy i weryfikacji, czy dotychczasowe załączniki nadal obejmują aktualny stosunek najmu.

Najem instytucjonalny dotyczy komercyjnego najmu lokalu mieszkalnego. Nie należy stosować jego procedury do lokali komunalnych, stosunków rodzinnych ani zajmowania mieszkania bez umowy. W takich sprawach podstawy eksmisji i zakres ochrony lokatora mogą być zupełnie inne.

Warunki, dokumenty i dowody, które trzeba sprawdzić

Przed podpisaniem umowy należy zbadać nie tylko treść wzoru, lecz także status stron i tytuł prawny do mieszkania. Dobrze przygotowana dokumentacja ma znaczenie zarówno przy rozliczaniu czynszu i szkód, jak i wtedy, gdy po zakończeniu najmu trzeba dochodzić wydania lokalu.

W akcie notarialnym powinny znaleźć się dane pozwalające jednoznacznie połączyć oświadczenie z konkretną umową i lokalem. Błąd w oznaczeniu stron, adresu, daty umowy albo obowiązku może utrudnić uzyskanie klauzuli wykonalności. Nie należy zastępować aktu notarialnego zwykłym oświadczeniem z podpisem poświadczonym przez notariusza, ponieważ ustawa wymaga określonej formy czynności.

Najemca powinien otrzymać egzemplarz umowy i mieć możliwość zapoznania się z dokumentami przed wizytą u notariusza. Jeżeli wynajmującym jest spółka, trzeba sprawdzić reprezentację, sposób działania członków zarządu oraz ewentualne pełnomocnictwo. Gdy lokal ma kilku współwłaścicieli, należy ustalić, czy osoba zawierająca umowę może samodzielnie rozporządzać lokalem w zakresie najmu.

Co zrobić krok po kroku?

1. Ustal właściwy rodzaj umowy

Najpierw ustal, czy wynajmujący prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali. Jeżeli tak, rozważ najem instytucjonalny. Jeżeli właściciel jest osobą fizyczną i wynajmuje poza taką działalnością, może zastosować najem okazjonalny. Sam wybór korzystniejszej procedury bez spełnienia kryteriów ustawowych nie jest wystarczający.

2. Przygotuj pisemną umowę na czas oznaczony

Umowa powinna oznaczać lokal, strony, okres najmu, czynsz, opłaty, kaucję, zasady korzystania z mieszkania, odpowiedzialność za szkody, warunki podwyżek i konkretne przypadki wypowiedzenia. Przy umowie na czas oznaczony szczególne znaczenie ma art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym wypowiedzenie jest możliwe w przypadkach wskazanych w umowie, z uwzględnieniem bezwzględnie obowiązujących przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów.

3. Uzyskaj wymagane załączniki

Przy najmie instytucjonalnym najemca składa notarialne oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Przy najmie okazjonalnym oprócz odpowiedniego aktu notarialnego wskazuje inny lokal i przedstawia zgodę osoby posiadającej do niego tytuł prawny. Jeżeli w czasie najmu okazjonalnego możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu przestanie istnieć, najemca powinien w ciągu 21 dni od uzyskania tej informacji wskazać kolejny lokal i dostarczyć nową zgodę.

4. Wydaj lokal i zabezpiecz dowody

Podpisz protokół, wykonaj zdjęcia, zapisz stany liczników i liczbę przekazanych kluczy. Płatności przyjmuj w sposób umożliwiający późniejsze wykazanie wysokości zaległości. Jeżeli wybrano najem okazjonalny, właściciel powinien zgłosić zawarcie umowy właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu.

5. Prawidłowo zakończ stosunek najmu

Umowa może wygasnąć z upływem uzgodnionego terminu albo zostać wcześniej rozwiązana na podstawie skutecznego wypowiedzenia, porozumienia stron lub innego zdarzenia przewidzianego prawem. Przyczyna wypowiedzenia powinna wynikać z ustawy albo z prawidłowo sformułowanej umowy. Szczegółowe problemy związane z zakończeniem podobnej umowy omawia artykuł „rozwiązanie najmu okazjonalnego”.

6. Doręcz żądanie opróżnienia lokalu

Jeżeli najemca nie wyprowadzi się dobrowolnie, właściciel doręcza pisemne żądanie opróżnienia lokalu ze swoim podpisem urzędowo poświadczonym. Pismo musi wskazywać strony, konkretną umowę, przyczynę jej ustania i termin wydania mieszkania. W najmie instytucjonalnym termin nie może być krótszy niż 14 dni od doręczenia, a w najmie okazjonalnym nie może być krótszy niż 7 dni.

7. Złóż wniosek o klauzulę wykonalności

Po bezskutecznym upływie terminu właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Przy najmie instytucjonalnym dołącza żądanie opróżnienia z dowodem doręczenia albo nadania przesyłką poleconą oraz dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu. Przy najmie okazjonalnym potrzebne jest dodatkowo potwierdzenie zgłoszenia zawarcia umowy do urzędu skarbowego.

8. Skieruj tytuł wykonawczy do komornika

Dopiero akt notarialny opatrzony klauzulą wykonalności stanowi podstawę egzekucji. Właściciel nie może zmieniać zamków, odcinać mediów, wynosić rzeczy najemcy ani stosować innych form samodzielnego przymusu. Czynności prowadzące do przymusowego opróżnienia lokalu wykonuje komornik.

Najczęstsze błędy i ryzyka

• Nieprawidłowy status wynajmującego. Przedsiębiorca posługuje się wzorem najmu okazjonalnego mimo prowadzenia działalności w zakresie wynajmu albo osoba prywatna nazywa umowę najmem instytucjonalnym bez spełnienia przesłanek ustawowych.
• Brak formy pisemnej. Strony ustnie przedłużają umowę, zmieniają najemcę albo uzgadniają nowe warunki, chociaż ustawa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
• Wadliwy akt notarialny. Oświadczenie nie odpowiada rodzajowi najmu, błędnie oznacza lokal lub umowę albo nie obejmuje wszystkich najemców.
• Brak zgłoszenia najmu okazjonalnego. Niedochowanie terminu 14 dni powoduje, że właściciel nie może skorzystać z przewidzianej dla tej umowy uproszczonej procedury z art. 19c i 19d ustawy.
• Brak konkretnych podstaw wypowiedzenia. Umowa na czas oznaczony nie zawiera jasnych przypadków wcześniejszego zakończenia, a wypowiedzenie opiera się wyłącznie na ogólnym przekonaniu właściciela, że chce odzyskać lokal.
• Nieprawidłowe żądanie opróżnienia. Pismo nie ma urzędowo poświadczonego podpisu, wskazuje zbyt krótki termin, nie podaje przyczyny ustania najmu albo nie zostało skutecznie doręczone.
• Próba samodzielnej eksmisji. Nawet prawidłowy akt notarialny nie uprawnia właściciela do siłowego usunięcia lokatora bez tytułu wykonawczego i komornika.
• Nieprecyzyjna klauzula podwyżki. Przedsiębiorca zastrzega sobie możliwość dowolnej zmiany czynszu, co może prowadzić do sporu o skuteczność podwyżki, zwłaszcza w relacji z konsumentem.

Trzeba również pamiętać, że akt notarialny nie przesądza automatycznie o zasadności wypowiedzenia. Jeżeli stosunek najmu nie ustał skutecznie, dokumenty są sprzeczne albo właściciel dochodzi obowiązku w szerszym zakresie niż wynika z oświadczenia, najemca może kwestionować prowadzenie egzekucji dostępnymi środkami procesowymi. Ocena zależy od treści umowy, wypowiedzenia, żądania opróżnienia i dokumentów przedstawionych sądowi.

FAQ

Czy osoba fizyczna może zawrzeć najem instytucjonalny?

Tak, jeżeli prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali. Sama forma jednoosobowej działalności nie wyklucza najmu instytucjonalnego. Istotny jest gospodarczy charakter wynajmu i zakres prowadzonej działalności.

Czy najem instytucjonalny wymaga wskazania innego mieszkania?

Nie. W odróżnieniu od najmu okazjonalnego najemca nie wskazuje lokalu, do którego będzie mógł się przenieść, ani nie przedstawia zgody osoby posiadającej tytuł prawny do takiego lokalu.

Czy cała umowa najmu instytucjonalnego musi być aktem notarialnym?

Nie. Sama umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W formie aktu notarialnego sporządza się wymagane przez ustawę oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu.

Czy najem instytucjonalny zgłasza się do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni?

Ustawa przewiduje taki szczególny obowiązek dla najmu okazjonalnego, nie dla najmu instytucjonalnego. Nie zwalnia to przedsiębiorcy z obowiązków podatkowych, księgowych ani ewidencyjnych wynikających z innych przepisów.

Na jak długo można zawrzeć najem instytucjonalny?

Na czas oznaczony wskazany w umowie. Ustawa nie wprowadza maksymalnego okresu 10 lat, a art. 661 § 1 Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania do tego rodzaju umowy.

Czy akt notarialny pozwala właścicielowi natychmiast wejść do mieszkania?

Nie. Najpierw musi skutecznie ustać stosunek najmu, następnie trzeba doręczyć prawidłowe żądanie opróżnienia lokalu, uzyskać sądową klauzulę wykonalności i skierować sprawę do komornika.

Czy w najmie instytucjonalnym można podnieść czynsz?

Tak, ale wyłącznie zgodnie z warunkami określonymi w umowie. Dlatego mechanizm podwyżki powinien być opisany precyzyjnie już przy podpisywaniu dokumentu.

Ile wynosi termin na opróżnienie lokalu po żądaniu właściciela?

W najmie instytucjonalnym właściciel musi wyznaczyć co najmniej 14 dni od doręczenia żądania. W najmie okazjonalnym minimalny termin wynosi 7 dni. Umowa lub właściciel mogą wyznaczyć termin dłuższy.

Podsumowanie

Najem instytucjonalny jest rozwiązaniem dla przedsiębiorców wynajmujących lokale mieszkalne, natomiast najem okazjonalny służy prywatnym właścicielom nieprowadzącym działalności w tym zakresie. Oba tryby opierają się na pisemnej umowie na czas oznaczony i notarialnym poddaniu się egzekucji, lecz różnią się załącznikami, limitem czasu trwania, obowiązkiem zgłoszenia do urzędu skarbowego oraz terminem wyznaczanym w żądaniu opróżnienia lokalu.

Przed podpisaniem umowy warto ustalić status wynajmującego, sprawdzić reprezentację i tytuł prawny do mieszkania, dopracować podstawy wypowiedzenia oraz upewnić się, że akt notarialny odpowiada właściwemu rodzajowi najmu. Gdy spór już powstał, należy przeanalizować dokumenty przed doręczeniem wypowiedzenia lub żądania opróżnienia, ponieważ późniejsze poprawienie błędów formalnych może wymagać powtórzenia części procedury.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 19a–19j oraz art. 25d.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w szczególności art. 661 i art. 673.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.