Najem okazjonalny krok po kroku, dokumenty, notariusz i zgłoszenie

Najem okazjonalny jest szczególną odmianą najmu mieszkania. Nie polega jedynie na podpisaniu zwykłej umowy z dopiskiem „najem okazjonalny”. O skuteczności tego rozwiązania decyduje cały zestaw dokumentów, prawidłowa kolejność czynności oraz terminowe zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego.

Dobrze przygotowana dokumentacja nie gwarantuje, że w trakcie najmu nie powstanie spór o czynsz, szkody lub sposób używania mieszkania. Pozwala jednak właścicielowi skorzystać z uproszczonej drogi prowadzącej do egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu, bez konieczności uzyskiwania odrębnego wyroku nakazującego eksmisję.

Najem okazjonalny krok po kroku, dokumenty, notariusz i zgłoszenie

Procedura obejmuje cztery podstawowe elementy: pisemną umowę na czas oznaczony, komplet ustawowych załączników, oświadczenie najemcy sporządzone w formie aktu notarialnego oraz zgłoszenie zawarcia umowy do urzędu skarbowego. Dopiero połączenie tych elementów daje właścicielowi szczególną ochronę wynikającą z przepisów o najmie okazjonalnym.

W praktyce najlepiej najpierw uzgodnić warunki najmu i sprawdzić dokumenty dotyczące lokalu wskazanego przez najemcę, następnie podpisać umowę i uzyskać akt notarialny, a wydanie mieszkania uzależnić od dostarczenia kompletnego zestawu załączników. Po rozpoczęciu najmu właściciel powinien niezwłocznie przygotować zgłoszenie do urzędu skarbowego, zamiast odkładać tę czynność na ostatni dzień terminu.

Określenie „lokal zastępczy” jest powszechnie używane, lecz ustawa mówi o innym lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać w razie wykonania obowiązku opróżnienia wynajmowanego mieszkania. Nie jest to lokal zapewniany przez gminę ani przez właściciela wynajmowanego mieszkania. Adres wskazuje najemca, a osoba mająca tytuł prawny do tego lokalu wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających.

Najważniejsze zasady i podstawa prawna

Podstawowe zasady najmu okazjonalnego wynikają z art. 19a–19e ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. W sprawach nieuregulowanych w tym szczególnym reżimie znaczenie mają również przepisy Kodeksu cywilnego o najmie, a na etapie egzekucji przepisy Kodeksu postępowania cywilnego.

Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego?

Po stronie wynajmującego musi występować właściciel lokalu mieszkalnego będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Przedsiębiorca wynajmujący mieszkania w ramach działalności powinien rozważyć najem instytucjonalny, a nie najem okazjonalny.

Umowa najmu okazjonalnego może być zawarta wyłącznie na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Jeżeli strony chcą kontynuować najem po upływie umówionego okresu, powinny odpowiednio wcześnie sprawdzić, czy wystarczy pisemny aneks, czy ze względu na treść dotychczasowego aktu notarialnego potrzebne będzie nowe oświadczenie najemcy. Szerzej problem przedłużenie najmu okazjonalnego a notariusz należy oceniać przez pryzmat brzmienia umowy i aktu notarialnego.

Co daje akt notarialny?

Akt notarialny nie musi obejmować całej umowy najmu. W tej formie najemca składa oświadczenie, że poddaje się egzekucji oraz zobowiązuje się opróżnić i wydać lokal w terminie wskazanym w prawidłowo doręczonym żądaniu właściciela. Akt stanowi tytuł egzekucyjny, któremu po spełnieniu ustawowych warunków sąd może nadać klauzulę wykonalności.

Ustawa ogranicza wynagrodzenie notariusza za sporządzenie tego oświadczenia do jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy ustalaniu całkowitego kosztu należy jednak uwzględnić, że kancelaria może doliczyć należny podatek VAT oraz koszty wypisów aktu. Właściciel i najemca powinni wcześniej uzgodnić, kto ponosi te wydatki.

Kaucja i czynsz

Właściciel może uzależnić zawarcie umowy od wpłaty kaucji. W najmie okazjonalnym kaucja nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu według stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Może zabezpieczać należności z najmu istniejące w dniu opróżnienia lokalu oraz ewentualne koszty egzekucji obowiązku opróżnienia mieszkania. Zwrot kaucji powinien nastąpić w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela.

Podwyżka czynszu jest możliwa wyłącznie zgodnie z warunkami określonymi w umowie. Dlatego mechanizm podwyżek, terminy, sposób zawiadomienia oraz zasady rozliczania opłat niezależnych od właściciela trzeba opisać precyzyjnie już przy zawieraniu umowy.

Kiedy ten problem pojawia się w praktyce?

Najem okazjonalny jest najczęściej wybierany przez właściciela, który prywatnie wynajmuje mieszkanie i chce ograniczyć ryzyko długotrwałego odzyskiwania lokalu po zakończeniu umowy. Problemy pojawiają się zwykle nie przy podpisywaniu samego dokumentu, lecz wtedy, gdy strony pomijają któryś załącznik, nie aktualizują wskazanego lokalu albo nie zachowują terminów.

Typowe sytuacje to zaległości czynszowe, rażące naruszanie porządku domowego, podnajmowanie mieszkania bez zgody, odmowa wyprowadzki po upływie umowy, utrata możliwości zamieszkania pod wskazanym adresem oraz wygaśnięcie umowy bez przygotowania dokumentów na kolejny okres.

Szczególne znaczenie ma prawidłowe wypowiedzenie. Umowa zawarta na czas oznaczony nie może być rozwiązana w dowolnym momencie tylko dlatego, że właściciel zmienił plany. Podstawy wcześniejszego wypowiedzenia powinny wynikać z umowy albo z ustawy. Przy zaległościach w opłatach trzeba zachować ustawową sekwencję czynności, w tym pisemne uprzedzenie o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczenie dodatkowego terminu do zapłaty.

Inny problem powstaje, gdy najemca przestaje odbierać korespondencję, znika lub pozostawia w mieszkaniu rzeczy. Sam brak kontaktu z najemcą nie uprawnia właściciela do samowolnego wejścia do lokalu, wymiany zamków ani usunięcia mienia. Dalsze działanie wymaga oceny umowy, stanu lokalu i dostępnych dowodów.

Warunki, dokumenty i dowody, które trzeba sprawdzić

Przed wydaniem kluczy należy skontrolować nie tylko treść umowy, lecz także status właściciela, komplet załączników i możliwość późniejszego wykazania wszystkich czynności. Brak jednego dokumentu może ujawnić się dopiero wtedy, gdy właściciel będzie chciał skorzystać z uproszczonej egzekucji.

Ustawa nie wymaga co do zasady notarialnego poświadczenia podpisu osoby wyrażającej zgodę na zamieszkanie w innym lokalu. Takie poświadczenie staje się wymagane, gdy zażąda go wynajmujący. W praktyce poświadczenie podpisu zwiększa pewność co do tożsamości osoby składającej zgodę, ale nie zastępuje weryfikacji jej tytułu prawnego do lokalu.

Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, ma 21 dni od uzyskania wiadomości o tym zdarzeniu na wskazanie innego lokalu i przedstawienie nowej zgody osoby uprawnionej. Niedopełnienie tego obowiązku daje właścicielowi podstawę do pisemnego wypowiedzenia umowy z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia.

Co zrobić krok po kroku?

Krok 1. Zweryfikuj, czy możesz zastosować najem okazjonalny

Sprawdź, czy przedmiotem najmu jest lokal mieszkalny, wynajmujący jest jego właścicielem i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali. Ustal czas trwania umowy. Jeżeli wynajmującym jest przedsiębiorca działający w tym zakresie, właściwym rozwiązaniem może być najem instytucjonalny.

Krok 2. Uzgodnij warunki umowy

Umowa powinna określać strony, adres i opis lokalu, czas trwania, wysokość czynszu, termin i sposób płatności, opłaty dodatkowe, kaucję, zasady rozliczeń, obowiązki dotyczące napraw, możliwość podnajmu, sposób doręczania pism oraz przypadki wcześniejszego wypowiedzenia. Warto dołączyć protokół zdawczo-odbiorczy i regulamin korzystania z wyposażenia.

Nie należy kopiować przypadkowych wzorów bez dopasowania ich do konkretnej sytuacji. Postanowienia o natychmiastowym wypowiedzeniu, dowolnym wejściu właściciela do mieszkania albo automatycznym przejęciu kaucji mogą być nieskuteczne lub prowadzić do sporu.

Krok 3. Odbierz wskazanie innego lokalu i zgodę osoby uprawnionej

Najemca wskazuje lokal, do którego będzie mógł się przenieść w razie egzekucji obowiązku opróżnienia mieszkania. Osoba posiadająca tytuł prawny do tego lokalu składa zgodę na zamieszkanie najemcy oraz osób z nim mieszkających. Właściciel wynajmowanego mieszkania może zażądać, aby podpis pod zgodą został poświadczony notarialnie.

Przed przyjęciem dokumentu trzeba sprawdzić, czy zgoda jest bezwarunkowa, dotyczy właściwych osób i zawiera prawidłowy adres. Warto także poprosić o dokument pozwalający zweryfikować tytuł prawny składającego zgodę, z poszanowaniem zasad ochrony danych osobowych.

Krok 4. Najemca składa oświadczenie u notariusza

Najemca stawia się u notariusza z dokumentem tożsamości i danymi umowy. Kancelaria może poprosić o egzemplarz umowy albo jej projekt. Oświadczenie powinno jednoznacznie obejmować poddanie się egzekucji oraz zobowiązanie do opróżnienia i wydania konkretnego lokalu po ustaniu najmu, w terminie wskazanym w żądaniu właściciela.

Po sporządzeniu aktu strony powinny sprawdzić zgodność danych, w szczególności nazwisk, adresu lokalu, daty umowy oraz oznaczenia stron. Pomyłka może opóźnić albo utrudnić uzyskanie klauzuli wykonalności.

Krok 5. Podpisz umowę i skompletuj załączniki

Umowa najmu okazjonalnego oraz każda jej zmiana wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Najbezpieczniej wydać lokal dopiero po podpisaniu umowy, otrzymaniu aktu notarialnego, wskazania innego lokalu, wymaganej zgody oraz wpłacie uzgodnionej kaucji.

Każda strona powinna otrzymać własny egzemplarz umowy i załączników. Właściciel powinien przechowywać oryginały lub dokumenty w formie pozwalającej wykorzystać je w sądzie i postępowaniu egzekucyjnym.

Krok 6. Przekaż lokal protokołem

W protokole należy opisać stan mieszkania, wyposażenia, ścian, podłóg, instalacji i urządzeń, podać stany liczników oraz liczbę przekazanych kluczy. Zdjęcia powinny być datowane i powiązane z protokołem. Taki materiał nie jest ustawowym warunkiem najmu okazjonalnego, ale ma duże znaczenie przy rozliczeniu kaucji i sporze o szkody.

Krok 7. Zgłoś zawarcie umowy do urzędu skarbowego

Właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce swojego zamieszkania. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, a nie od dnia podpisania umowy. Jeżeli umowa została podpisana 1 sierpnia, lecz najem rozpoczyna się 15 sierpnia, termin należy liczyć od 15 sierpnia.

Przepisy nie wprowadzają obowiązkowego urzędowego formularza tego zgłoszenia. Pismo powinno pozwalać zidentyfikować właściciela, najemcę, wynajmowany lokal, datę zawarcia umowy i dzień rozpoczęcia najmu. Właściciel powinien zachować dowód złożenia, na przykład potwierdzenie wpływu, dowód nadania albo urzędowe poświadczenie odbioru przy wysyłce elektronicznej.

Na żądanie najemcy właściciel ma obowiązek okazać potwierdzenie zgłoszenia. Brak zgłoszenia nie powinien być traktowany jako drobny brak techniczny. Powoduje, że właściciel nie może korzystać ze szczególnych rozwiązań z art. 19c i 19d ustawy, w tym uproszczonej procedury opróżnienia lokalu.

Krok 8. Reaguj na zmianę lokalu wskazanego przez najemcę

Jeżeli najemca informuje, że nie może już zamieszkać pod dotychczas wskazanym adresem, należy ustalić datę, w której dowiedział się o tej zmianie, i odebrać nowe dokumenty. Ustawowy termin najemcy wynosi 21 dni. Brak nowego wskazania i zgody może uzasadniać wypowiedzenie, ale właściciel powinien zachować formę pisemną i co najmniej siedmiodniowy okres wypowiedzenia.

Krok 9. Po ustaniu umowy prawidłowo zażądaj opróżnienia lokalu

Jeżeli umowa wygasła albo została skutecznie rozwiązana, a najemca nie wyprowadził się dobrowolnie, właściciel doręcza mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu. Podpis właściciela pod żądaniem musi być urzędowo poświadczony. Pismo powinno oznaczać właściciela i najemcę, wskazywać umowę oraz przyczynę ustania najmu, a także wyznaczać termin nie krótszy niż 7 dni od doręczenia.

Po bezskutecznym upływie terminu właściciel może złożyć do właściwego sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Dołącza żądanie opróżnienia wraz z dowodem doręczenia albo wysłania przesyłką poleconą, dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela do lokalu oraz potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. Dopiero tytuł wykonawczy pozwala skierować sprawę do komornika.

Najczęstsze błędy i ryzyka

Podpisanie zwykłej umowy nazwanej „okazjonalną”

Nazwa dokumentu nie wystarcza. Bez ustawowych załączników, aktu notarialnego i zgłoszenia do urzędu skarbowego właściciel nie uzyska pełnej ochrony przewidzianej dla najmu okazjonalnego.

Liczenie 14 dni od niewłaściwej daty

Termin zgłoszenia biegnie od rozpoczęcia najmu. Może to być inna data niż dzień podpisania umowy lub przekazania kaucji. W piśmie warto wyraźnie wskazać obie daty, aby uniknąć wątpliwości.

Nieprecyzyjne podstawy wypowiedzenia

W umowie na czas oznaczony należy wskazać konkretne przypadki wcześniejszego wypowiedzenia. Ogólne postanowienie pozwalające właścicielowi rozwiązać umowę „w każdej chwili” może być nieskuteczne. Równocześnie przy ustawowych podstawach wypowiedzenia trzeba dochować wymaganej procedury i terminów.

Brak aktualizacji innego lokalu

Zgoda sprzed kilku lat może przestać odpowiadać rzeczywistości, na przykład po sprzedaży lokalu, śmierci właściciela albo cofnięciu możliwości zamieszkania. Najemca powinien poinformować o utracie tej możliwości i w ciągu 21 dni dostarczyć nowe wskazanie oraz zgodę.

Aneks bez sprawdzenia aktu notarialnego

Pisemny aneks może skutecznie zmienić umowę, ale nie zawsze oznacza, że dotychczasowy akt notarialny będzie obejmował przedłużony okres lub zmienione warunki. Treść aktu trzeba porównać z aneksem przed rozpoczęciem kolejnego okresu najmu.

Samowolne odzyskanie lokalu

Najem okazjonalny nie pozwala właścicielowi samodzielnie usunąć najemcy, odciąć mediów ani wymienić zamków. Konieczne jest zakończenie umowy zgodnie z prawem, doręczenie żądania, uzyskanie klauzuli wykonalności i przeprowadzenie egzekucji przez komornika.

Mylenie najmu mieszkania z najmem lokalu użytkowego

Najem okazjonalny dotyczy lokalu mieszkalnego. Nie stosuje się go do garażu wynajmowanego jako odrębny przedmiot ani do lokalu użytkowego. Spory takie jak nieuczciwy najemca garażu lub zmiana opłat za lokal użytkowy podlegają innym regułom i wymagają analizy właściwej umowy.

FAQ

Czy cała umowa najmu okazjonalnego musi być zawarta u notariusza?

Nie. Sama umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W formie aktu notarialnego sporządza się oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia oraz wydania lokalu.

Czy zgoda właściciela innego lokalu zawsze musi mieć podpis poświadczony notarialnie?

Nie zawsze. Notarialne poświadczenie podpisu jest wymagane na żądanie wynajmującego. Bez takiego żądania wystarcza pisemne oświadczenie, ale powinno ono jednoznacznie wskazywać lokal, najemcę i osoby z nim zamieszkujące.

Ile czasu jest na zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego?

Właściciel ma 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Termin nie musi pokrywać się z datą podpisania umowy. Dla bezpieczeństwa zgłoszenie warto złożyć wcześniej i zachować potwierdzenie.

Do którego urzędu skarbowego składa się zgłoszenie?

Do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania właściciela, a nie ze względu na położenie wynajmowanego mieszkania.

Co się dzieje, gdy właściciel nie zgłosi umowy w terminie?

Nie może korzystać ze szczególnych rozwiązań przewidzianych w art. 19c i 19d ustawy, w tym z uproszczonej procedury opróżnienia lokalu opartej na akcie notarialnym. Sam stosunek najmu nadal wymaga rozliczenia i zakończenia zgodnie z prawem, ale pozycja właściciela jest słabsza.

Czy najemca może zmienić wskazany lokal?

Tak. Jeżeli utraci możliwość zamieszkania w dotychczas wskazanym lokalu, powinien w ciągu 21 dni od uzyskania informacji o tym zdarzeniu wskazać inny lokal i dostarczyć zgodę osoby mającej do niego tytuł prawny.

Czy właściciel może wejść do mieszkania bez zgody najemcy?

Nie tylko dlatego, że umowa jest najmem okazjonalnym. Dostęp do lokalu musi wynikać z ustawy, umowy i konkretnej sytuacji, na przykład awarii wymagającej pilnej interwencji. Najem okazjonalny nie znosi prawa najemcy do spokojnego korzystania z mieszkania.

Czy po zakończeniu umowy można od razu zwrócić się do komornika?

Nie. Najpierw trzeba prawidłowo doręczyć żądanie opróżnienia lokalu, odczekać wyznaczony termin, uzyskać sądową klauzulę wykonalności na akt notarialny i dopiero z tytułem wykonawczym złożyć wniosek do komornika.

Podsumowanie

Skuteczny najem okazjonalny wymaga więcej niż wzoru umowy. Właściciel powinien sprawdzić, czy spełnia warunki ustawowe, zawrzeć umowę na piśmie i na czas oznaczony, odebrać wszystkie załączniki, dopilnować aktu notarialnego oraz zgłosić zawarcie umowy w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.

W trakcie trwania umowy trzeba reagować na utratę możliwości zamieszkania w lokalu wskazanym przez najemcę i dokumentować istotne zdarzenia. Jeżeli najemca nie wyprowadza się po wygaśnięciu albo rozwiązaniu umowy, właściciel powinien przejść kolejno przez żądanie opróżnienia lokalu, postępowanie klauzulowe i egzekucję komorniczą. Pomijanie etapów lub samowolne działania mogą przekreślić korzyści, które miał zapewnić najem okazjonalny.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 19a–19e.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, przepisy dotyczące umowy najmu.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności przepisy o tytułach egzekucyjnych i klauzuli wykonalności.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.