Zmiana opłat za lokal użytkowy a obowiązki najemcy

Zmiana sposobu naliczania opłat przez spółdzielnię

W najmie lokalu użytkowego kluczowe znaczenie ma umowa. Kodeks cywilny nie zawiera zamkniętego katalogu opłat, które w każdym przypadku ponosi najemca lokalu użytkowego. Z art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego wynika, że przez umowę najmu wynajmujący oddaje rzecz do używania, a najemca płaci umówiony czynsz. Inne koszty, takie jak podatek od nieruchomości przy najmie, powinny wynikać z umowy najmu. Ten sam mechanizm może mieć znaczenie także przy: wypowiedzenie najmu lokalu użytkowego. Osobno trzeba odróżnić zagadnienie: wynajem lokalu firmie. Podobny problem pojawia się przy zagadnieniu: opłaty za lokal użytkowy.

Jeżeli w umowie zapisano, że najemca zwraca wynajmującemu miesięczne opłaty poniesione na rzecz spółdzielni z tytułu bieżących rozliczeń, czyli czynszu administracyjnego związanego z eksploatacją lokalu, należy ustalić, jakie koszty faktycznie mieszczą się w tym pojęciu. Nie wystarczy sama nazwa pozycji na fakturze. Ważne jest to, czy dana kwota dotyczy utrzymania i eksploatacji lokalu lub nieruchomości, czy jest odrębnym ciężarem właścicielskim, którego strony nie objęły rozliczeniem z najemcą.

Zgodnie z art. 65 Kodeksu cywilnego oświadczenia woli tłumaczy się z uwzględnieniem okoliczności, zasad współżycia społecznego i ustalonych zwyczajów, a w umowach bada się raczej zgodny zamiar stron i cel umowy niż wyłącznie dosłowne brzmienie. Oznacza to, że przy sporze trzeba brać pod uwagę nie tylko jedno zdanie z umowy, lecz także wcześniejszy sposób rozliczeń, korespondencję, załączniki do umowy, faktury i to, co strony realnie ustalały przed podpisaniem umowy.

Czy najemca musi zapłacić fundusz remontowy?

Fundusz remontowy jest co do zasady związany z finansowaniem remontów nieruchomości, części wspólnych lub zasobów spółdzielni. W praktyce spółdzielnie ujmują go jako jedną z pozycji w rozliczeniach dotyczących lokalu. W przypadku lokalu użytkowego nie można jednak automatycznie przyjąć, że każda opłata na fundusz remontowy zawsze obciąża najemcę. Trzeba sprawdzić, czy umowa najmu obejmuje takie koszty.

Jeżeli umowa mówi szeroko o zwrocie wszystkich opłat naliczanych przez spółdzielnię z tytułu eksploatacji lokalu, a przez poprzednie lata najemca płacił jedną zbiorczą opłatę eksploatacyjną, która obejmowała także koszty utrzymania nieruchomości, rozbicie tej opłaty na fundusz remontowy i inne pozycje może być jedynie zmianą techniczną sposobu fakturowania. W takim układzie obowiązek zapłaty po stronie najemcy jest do obrony.

Inaczej będzie, gdy fundusz remontowy pojawił się jako nowa, istotna ekonomicznie pozycja, której wcześniej nie obejmował czynsz administracyjny, a umowa ogranicza obowiązek najemcy wyłącznie do mediów albo zwykłych kosztów bieżącego używania lokalu. Wtedy najemca może kwestionować żądanie i domagać się wykazania podstawy naliczenia.

Podatek od nieruchomości przy najmie lokalu użytkowego

Podatek od nieruchomości jest zobowiązaniem publicznoprawnym. Podatników wskazuje ustawa o podatkach i opłatach lokalnych, w szczególności właścicieli, użytkowników wieczystych, samoistnych posiadaczy oraz w określonych przypadkach posiadaczy nieruchomości publicznych. Najemca prywatnego lokalu użytkowego nie staje się podatnikiem podatku od nieruchomości tylko dlatego, że używa lokalu na podstawie umowy najmu.

Nie oznacza to jednak, że najemca nigdy nie poniesie ekonomicznego kosztu tego podatku. W relacjach cywilnoprawnych strony mogą umówić się, że najemca zwraca wynajmującemu także podatek od nieruchomości albo część opłat spółdzielni obejmujących ten podatek. W najmie lokali użytkowych jest to dopuszczalne, zwłaszcza gdy obie strony są przedsiębiorcami i jasno uregulowały takie rozliczenie w umowie.

Jeżeli podatek od nieruchomości został przez spółdzielnię ujęty w fakturze lub nocie obciążeniowej dla właściciela lokalu, a umowa najmu nakazuje najemcy zwracać właścicielowi opłaty wynikające z faktur spółdzielni dotyczących lokalu, właściciel może żądać zwrotu tej kwoty. Najemca może natomiast prosić o dokumenty potwierdzające sposób wyliczenia i przypisanie podatku do wynajmowanego lokalu.

Co powinien zrobić najemca po otrzymaniu nowych opłat?

Najemca nie powinien ograniczać się do ogólnego stwierdzenia, że skoro danej pozycji wcześniej nie było na fakturze, to nie musi jej płacić. Bezpieczniej jest pisemnie zwrócić się do wynajmującego o wyjaśnienie podstawy naliczenia i przedstawienie dokumentów ze spółdzielni. W szczególności warto poprosić o fakturę, informację o zmianie sposobu naliczania opłat, zestawienie składników dotychczasowej opłaty eksploatacyjnej oraz podstawę przypisania podatku lub funduszu remontowego do lokalu.

Jeżeli z dokumentów wynika, że spółdzielnia jedynie rozbiła dotychczasową opłatę na mniejsze elementy, a łączny charakter kosztów nadal dotyczy eksploatacji i utrzymania lokalu, odmowa zapłaty może narazić najemcę na zaległość wobec wynajmującego. Jeżeli natomiast właściciel próbuje przerzucić na najemcę nowy koszt niewynikający z umowy, najemca może zakwestionować żądanie i zaproponować aneks albo negocjacje.

Przy lokalach użytkowych szczególnie istotne jest to, czy strony są przedsiębiorcami i czy umowa była negocjowana. W obrocie profesjonalnym sądy zwykle wymagają od stron większej staranności przy formułowaniu postanowień umownych. Jeżeli najemca zgadza się na szerokie sformułowanie o zwrocie opłat spółdzielni, późniejsze kwestionowanie części tych opłat może być trudniejsze. Nie należy też stosować tu procedury opisanej jako najem okazjonalny krok po kroku, ponieważ najem okazjonalny dotyczy lokalu mieszkalnego, a nie lokalu użytkowego.

Kiedy najemca może odmówić zapłaty?

Odmowa zapłaty może być uzasadniona zwłaszcza wtedy, gdy dana opłata nie wynika z umowy, nie dotyczy lokalu, została naliczona za inny okres, została błędnie przypisana do najemcy albo obejmuje koszt inwestycyjny, którego strony nie przewidziały jako obciążenia najemcy. Znaczenie może mieć również korespondencja sprzed podpisania umowy, z której wynika, że najemca miał płacić wyłącznie media i podstawowy czynsz, bez podatku od nieruchomości lub funduszu remontowego.

Najemca powinien jednak unikać jednostronnego wstrzymywania płatności bez wyjaśnienia sprawy. Lepszym rozwiązaniem jest pisemne zgłoszenie zastrzeżeń, zapłata części bezspornej i wezwanie wynajmującego do wykazania podstawy pozostałej kwoty. Pozwala to ograniczyć ryzyko wypowiedzenia umowy z powodu zaległości.

FAQ

Czy właściciel może jednostronnie dodać nowe opłaty do umowy najmu?

Nie powinien jednostronnie rozszerzać obowiązków najemcy ponad to, co wynika z umowy. Może natomiast żądać zwrotu nowych pozycji na fakturze, jeżeli są one tylko innym sposobem wykazania kosztów, które już wcześniej były objęte umową.

Czy podatek od nieruchomości zawsze płaci właściciel?

W sensie podatkowym podatnikiem jest podmiot wskazany w ustawie, najczęściej właściciel, użytkownik wieczysty albo określony posiadacz. W umowie najmu można jednak ustalić, że najemca zwraca właścicielowi ekonomiczny koszt podatku od nieruchomości.

Czy fundusz remontowy jest opłatą eksploatacyjną?

To zależy od umowy i sposobu rozliczeń w danej spółdzielni. Fundusz remontowy służy finansowaniu remontów, ale może być ujmowany w rozliczeniach związanych z lokalem. Najemca powinien sprawdzić, czy umowa obejmuje taki koszt.

Czy najemca może żądać faktur i rozliczeń ze spółdzielni?

Tak. Jeżeli wynajmujący żąda zwrotu konkretnych opłat, powinien wykazać ich wysokość i związek z lokalem. Najemca może poprosić o kopie faktur, not, uchwał, informacji o zmianie naliczania opłat i kalkulacji przypadającej na lokal.

Co zrobić, gdy opłaty nagle znacznie wzrosły?

Najpierw należy oddzielić kwoty bezsporne od spornych i poprosić o wyjaśnienie wzrostu. Jeżeli podwyżka wynika z dokumentów spółdzielni i mieści się w umowie, najemca zasadniczo powinien ją zapłacić. Jeżeli nie ma podstawy umownej, można ją kwestionować lub negocjować aneks.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji najważniejsze jest brzmienie umowy najmu. Jeżeli najemca zobowiązał się do zwrotu opłat ponoszonych przez wynajmującego na rzecz spółdzielni w związku z eksploatacją lokalu, to rozbicie dotychczasowej jednej opłaty na fundusz remontowy, podatek od nieruchomości i inne pozycje nie musi zwalniać go z płatności. Trzeba jednak sprawdzić, czy nowe pozycje rzeczywiście dotyczą lokalu i mieszczą się w umownym zakresie rozliczeń.

Najemca może żądać dokumentów i wyjaśnień, a w razie niejasności powoływać się na wcześniejsze ustalenia, korespondencję i praktykę wykonywania umowy. Przy większych kwotach warto rozważyć zawarcie aneksu, który jednoznacznie określi, jakie opłaty ponosi najemca, a jakie pozostają po stronie wynajmującego.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

2. Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych - Dz.U. 2001 nr 4 poz. 27

3. Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych - Dz.U. 1991 nr 9 poz. 31