Walne zgromadzenie spółdzielni mieszkaniowej – prawa członka i pełnomocnictwo

Kto ma prawo uczestniczyć w walnym zgromadzeniu spółdzielni?

Walne zgromadzenie jest najwyższym organem spółdzielni. W spółdzielni mieszkaniowej trzeba jednak odróżnić mieszkańca, właściciela lokalu i członka spółdzielni. Te pojęcia nie są tożsame.

Prawo udziału w walnym z prawem głosu wynika z członkostwa. Sam fakt zameldowania w lokalu, zamieszkiwania z członkiem rodziny, bycia najemcą albo ponoszenia części opłat nie daje automatycznie praw członkowskich.

Przed walnym warto więc najpierw ustalić swój status. Spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu oraz spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu co do zasady wiążą się z członkostwem na zasadach określonych w art. 3 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. Inaczej wygląda sytuacja właściciela lokalu stanowiącego odrębną własność – może on być członkiem, ale samo nabycie własności nie zawsze oznacza, że aktualnie nim jest.

Jeżeli wątpliwość dotyczy nie samego walnego, lecz zakończenia statusu członkowskiego, odrębnie omawiamy rezygnację z członkostwa w spółdzielni.

Pełnomocnictwo na walne zgromadzenie po zmianach od 28 stycznia 2026 r.

Ustawa nadal pozwala członkowi uczestniczyć w walnym osobiście albo przez pełnomocnika. Od 28 stycznia 2026 r. ustawodawca ograniczył jednak krąg osób, które mogą reprezentować członka będącego osobą fizyczną.

Kto może być pełnomocnikiem członka?

Zgodnie z art. 8³ ust. 1² ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych pełnomocnikiem osoby fizycznej może być:

• osoba bliska członka, z wyłączeniem osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu,
• adwokat lub radca prawny,
• inny członek tej samej spółdzielni.

Pojęcie osoby bliskiej obejmuje m.in. małżonka, zstępnych, wstępnych, rodzeństwo, dzieci rodzeństwa oraz osoby pozostające w relacji przysposobienia. Ustawa o pełnomocnictwie wyraźnie wyłącza jednak osobę pozostającą faktycznie we wspólnym pożyciu. Partner lub partnerka życiowa nie może zatem zostać pełnomocnikiem wyłącznie z tego tytułu. Może natomiast reprezentować członka, jeżeli spełnia inną ustawową przesłankę, np. sam jest członkiem tej samej spółdzielni.

Nie wystarczy więc obecnie udzielić pełnomocnictwa dowolnemu znajomemu, sąsiadowi spoza spółdzielni czy osobie świadczącej usługi prawne, która nie jest adwokatem lub radcą prawnym i nie spełnia innego kryterium z ustawy.

Dodatkowo stosuje się ograniczenia wynikające z Prawa spółdzielczego. Członek zarządu co do zasady nie może być pełnomocnikiem na walnym, z wyjątkiem szczególnej regulacji dotyczącej bardzo małych spółdzielni. Pracownik spółdzielni może być pełnomocnikiem tylko w warunkach określonych w art. 36 § 6 Prawa spółdzielczego.

Jaką formę musi mieć pełnomocnictwo?

Pełnomocnictwo trzeba sporządzić na piśmie pod rygorem nieważności. Ustawa nie wymaga aktu notarialnego ani urzędowego poświadczenia podpisu. Dokument jest następnie dołączany do protokołu walnego zgromadzenia.

Dla uniknięcia sporów w pełnomocnictwie warto wskazać:

• imię i nazwisko członka oraz dane pozwalające zidentyfikować go w spółdzielni,
• imię i nazwisko pełnomocnika,
• nazwę spółdzielni,
• walne zgromadzenie, którego dotyczy umocowanie,
• zakres umocowania do udziału i głosowania, z uwzględnieniem ograniczeń ustawowych,
• datę i podpis członka.

Jeden pełnomocnik nie może zastępować więcej niż jednego członka.

Dodatkowe oświadczenie przy pełnomocnictwie dla osoby bliskiej

Jeżeli pełnomocnikiem jest osoba bliska, do pełnomocnictwa trzeba dołączyć jej oświadczenie potwierdzające spełnienie ustawowego wymogu. Oświadczenie składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej i musi zawierać klauzulę: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”

Brak tego oświadczenia powoduje nieważność pełnomocnictwa udzielonego osobie bliskiej.

Pełnomocnictwo trzeba złożyć przed walnym

Od 2026 r. nie wystarczy przyjść z pełnomocnictwem w dniu zebrania. Członek albo pełnomocnik musi doręczyć dokument spółdzielni nie później niż 3 dni przed terminem walnego zgromadzenia albo jego pierwszej części. Jeżeli pełnomocnikiem jest osoba bliska, w tym samym terminie należy dostarczyć wymagane oświadczenie.

Lista pełnomocnictw podlega odczytaniu po rozpoczęciu walnego zgromadzenia.

Czego pełnomocnik nie może przegłosować?

Pełnomocnik nie może brać udziału w głosowaniu dotyczącym wyboru lub odwołania członków rady nadzorczej ani członków zarządu spółdzielni. Jeżeli członkowi szczególnie zależy na oddaniu głosu w takich wyborach, powinien uczestniczyć osobiście.

Najważniejsze terminy przed walnym zgromadzeniem

Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych wyznacza kilka terminów, których nie warto zostawiać na ostatnią chwilę. Szczególnie ważne są one wtedy, gdy członek chce nie tylko przyjść i głosować, ale również wprowadzić własny temat lub projekt uchwały.

Zarząd ma obowiązek przygotować pod względem formalnym projekty uchwał i poprawki prawidłowo zgłoszone przez członków oraz przedłożyć je pod głosowanie.

Jeżeli członkowie chcą doprowadzić do zwołania dodatkowego walnego zgromadzenia, może tego zażądać co najmniej jedna dziesiąta członków, nie mniej niż trzech, chyba że statut przewiduje to uprawnienie dla większej liczby członków. Żądanie składa się pisemnie z podaniem celu. Walne powinno się odbyć w ciągu czterech tygodni od wniesienia żądania.

Jakie dokumenty członek może sprawdzić przed głosowaniem?

Członek nie musi głosować wyłącznie na podstawie krótkiej informacji przekazanej przez zarząd. Art. 8¹ ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych daje mu szerokie prawo dostępu do dokumentów spółdzielni.

Może żądać m.in. odpisu statutu i regulaminów oraz kopii uchwał i protokołów obrad organów spółdzielni, protokołów lustracji, rocznych sprawozdań finansowych, a także – z ustawowymi ograniczeniami – faktur i umów zawieranych przez spółdzielnię z osobami trzecimi. Statut, regulaminy, uchwały i protokoły organów, protokoły lustracji oraz roczne sprawozdanie finansowe powinny być również udostępniane na stronie internetowej spółdzielni.

Jeżeli przedmiotem sporu są konkretne koszty, trzeba sprawdzić nie tylko samą uchwałę, ale również podstawę naliczeń, regulamin i dokumentację finansową. Dotyczy to np. sporów o opłatę za sprzątanie w spółdzielni czy rozliczanie wody w spółdzielni.

Co członek może zrobić podczas walnego zgromadzenia?

Każdy członek ma co do zasady jeden głos, niezależnie od liczby posiadanych praw do lokali czy udziałów. Na walnym może uczestniczyć w dyskusji, głosować nad uchwałami oraz wykonywać inne uprawnienia wynikające z ustawy i statutu.

Walne zgromadzenie spółdzielni mieszkaniowej jest co do zasady ważne niezależnie od liczby obecnych członków. Szczególne wymogi dotyczą jednak m.in. uchwał w sprawie likwidacji spółdzielni, przeznaczenia majątku pozostałego po likwidacji, zbycia nieruchomości, zakładu lub wyodrębnionej jednostki organizacyjnej. W tych sprawach ustawa przewiduje szczególny wymóg uczestnictwa uprawnionych, chyba że statut stanowi inaczej.

Jeżeli spółdzielnia ma ponad 500 członków i przewiduje to statut, walne może zostać podzielone na części. Członków uprawnionych do lokali znajdujących się w obrębie tej samej nieruchomości nie wolno jednak przypisywać do różnych części walnego.

Nie można dowolnie rozszerzyć porządku obrad w trakcie zebrania

Walne może podejmować uchwały jedynie w sprawach objętych porządkiem obrad podanym wcześniej do wiadomości członków. Nie powinno więc dochodzić do sytuacji, w której dopiero podczas zebrania zgłasza się zupełnie nową sprawę i od razu podejmuje w niej uchwałę z pominięciem ustawowej procedury.

Członek może korzystać z pomocy prawnika lub eksperta

Prawo spółdzielcze pozwala członkowi korzystać na własny koszt z pomocy prawnej lub pomocy eksperta. Jeżeli taka osoba jest jedynie doradcą członka, a nie jego pełnomocnikiem, nie ma prawa samodzielnie zabierać głosu na walnym.

Nie każda sprawa mieszkańca powinna czekać na walne

Walne zgromadzenie zajmuje się sprawami należącymi do jego ustawowych lub statutowych kompetencji, m.in. sprawozdaniami, absolutorium, zmianami statutu, strategicznymi decyzjami dotyczącymi spółdzielni czy innymi sprawami zastrzeżonymi dla walnego. Nie oznacza to, że każdą usterkę albo problem eksploatacyjny trzeba zgłaszać dopiero na dorocznym zebraniu.

Jeżeli problemem są np. zimne kaloryfery w bloku, właściwą drogą jest przede wszystkim zgłoszenie problemu administracji lub zarządowi i ustalenie odpowiedzialności za instalację. Podobnie awaria w spółdzielni a zniszczona łazienka wymaga szybkiego ustalenia przyczyny szkody, jej udokumentowania i zgłoszenia roszczeń, a nie oczekiwania na walne.

Co zrobić, gdy spółdzielnia nie dopuszcza członka lub pełnomocnika do głosowania?

Jeżeli spółdzielnia odmawia uznania pełnomocnictwa albo nie dopuszcza członka do udziału w walnym, najpierw trzeba ustalić konkretną przyczynę. Czym innym jest pełnomocnictwo rzeczywiście nieważne, np. z powodu braku formy pisemnej lub wymaganego oświadczenia osoby bliskiej, a czym innym odmowa wynikająca z dodatkowego wymogu, którego ustawa nie przewiduje.

W takiej sytuacji warto zabezpieczyć dowody:

• kopię pełnomocnictwa i ewentualnego oświadczenia osoby bliskiej,
• potwierdzenie daty doręczenia dokumentów spółdzielni,
• zawiadomienie o walnym i porządek obrad,
• statut oraz regulamin walnego,
• informację o podstawie odmowy, najlepiej utrwaloną na piśmie,
• protokół walnego, gdy będzie dostępny.

Jeżeli pełnomocnictwo zostało złożone po ustawowym terminie albo nie zawierało wymaganych dokumentów, naprawienie problemu dopiero przy wejściu na salę może być niemożliwe. Z tego względu dokumenty najlepiej złożyć wcześniej i zachować dowód ich wpływu.

Jeżeli natomiast prawidłowo umocowany pełnomocnik został bez podstawy odsunięty od udziału, uchybienie może mieć znaczenie przy późniejszej ocenie prawidłowości uchwał. Nie każde naruszenie proceduralne powoduje jednak automatycznie upadek uchwały – znaczenie ma charakter naruszenia, podstawa prawna żądania oraz okoliczności konkretnego głosowania.

Kiedy można zaskarżyć uchwałę walnego zgromadzenia?

Prawo spółdzielcze rozróżnia kilka rodzajów wad uchwał. Uchwała sprzeczna z ustawą jest nieważna. Uchwała sprzeczna ze statutem, dobrymi obyczajami, godząca w interesy spółdzielni albo mająca na celu pokrzywdzenie jej członka może natomiast zostać zaskarżona powództwem o uchylenie.

Powództwo o uchylenie uchwały członek powinien co do zasady wnieść w ciągu 6 tygodni od dnia odbycia walnego zgromadzenia. Jeżeli członek nie był obecny wskutek wadliwego zwołania walnego, termin wynosi 6 tygodni od dnia, w którym dowiedział się o uchwale, jednak nie później niż rok od dnia odbycia zgromadzenia.

Właściciel lokalu niebędący członkiem spółdzielni nie ma takich samych praw korporacyjnych jak członek, ale art. 24 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych pozwala mu zaskarżyć uchwałę walnego w zakresie, w jakim dotyczy ona jego prawa odrębnej własności lokalu.

Przy zaskarżaniu uchwały szczególnie ważne jest ustalenie, czy żądanie ma dotyczyć uchylenia uchwały, stwierdzenia jej nieważności czy ustalenia jej nieistnienia. Są to różne konstrukcje prawne i nie należy zamiennie stosować właściwych dla nich podstaw oraz terminów.

Najczęstsze pytania o walne zgromadzenie i pełnomocnictwo

Czy partner życiowy może być pełnomocnikiem na walnym spółdzielni?

Nie tylko dlatego, że pozostaje z członkiem we wspólnym pożyciu. Od 28 stycznia 2026 r. ustawa wyłącza taką osobę z kategorii osób bliskich mogących być pełnomocnikiem na tej podstawie. Partner może jednak reprezentować członka, jeżeli sam jest członkiem tej samej spółdzielni albo spełnia inną ustawową przesłankę.

Czy pełnomocnictwo musi być potwierdzone przez notariusza?

Nie. Ustawa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, ale nie wymaga aktu notarialnego ani notarialnego poświadczenia podpisu. Przy pełnomocnictwie dla osoby bliskiej konieczne jest natomiast dodatkowe ustawowe oświadczenie pełnomocnika.

Czy pełnomocnik może głosować w wyborach do rady nadzorczej?

Nie. Ustawa wprost zabrania pełnomocnikowi udziału w głosowaniu, którego przedmiotem jest wybór lub odwołanie członków rady nadzorczej albo zarządu.

Czy właściciel mieszkania, który nie jest członkiem spółdzielni, może głosować?

Nie uzyskuje prawa głosu wyłącznie dlatego, że jest właścicielem lokalu. Może jednak wystąpić o przyjęcie w poczet członków spółdzielni. Niezależnie od członkostwa właściciel może zaskarżyć uchwałę walnego w zakresie, w jakim dotyczy ona jego prawa odrębnej własności.

Czy można zgłosić własną uchwałę dopiero podczas walnego?

Nie należy czekać do dnia zebrania. Członkowie mogą zgłaszać projekty uchwał do 15 dni przed walnym lub jego pierwszą częścią, a projekt zgłaszany przez członków musi mieć poparcie co najmniej 10 członków. Poprawki do projektów można składać najpóźniej 3 dni przed walnym.

Czy walne jest nieważne, gdy przyjdzie bardzo mało osób?

Co do zasady nie. W spółdzielni mieszkaniowej walne jest ważne niezależnie od liczby obecnych członków. Ustawa przewiduje jednak szczególne wymagania w niektórych sprawach, m.in. dotyczących zbycia nieruchomości czy likwidacji spółdzielni, dlatego przy konkretnym głosowaniu trzeba sprawdzić ustawę i statut.

Źródła

• Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 889 – w szczególności art. 2, art. 3, art. 8¹, art. 8³ i art. 24.
• Ustawa z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze, tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 521 – w szczególności art. 36, art. 38, art. 41 i art. 42.
• Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2026 r. poz. 39 – zmiany dotyczące pełnomocnictw obowiązujące od 28 stycznia 2026 r.