Wynajem lokalu firmie – ryczałt czy VAT?

Jak rozliczyć wynajem lokalu firmie?

Przy wynajmie lokalu firmie trzeba rozdzielić dwie kwestie: podatek dochodowy, czyli PIT, oraz podatek od towarów i usług, czyli VAT. To nie są podatki alternatywne. Ryczałt dotyczy opodatkowania przychodu wynajmującego, natomiast VAT dotyczy świadczonej usługi najmu.

Jeżeli wynajem ma charakter najmu prywatnego, przychody osoby fizycznej są opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Jeżeli natomiast nieruchomość jest związana z działalnością gospodarczą i najem jest rozliczany w jej ramach, sposób opodatkowania PIT zależy od zasad właściwych dla tej działalności.

Na gruncie VAT najem nieruchomości jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT także wtedy, gdy w PIT właściciel traktuje przychód jako najem prywatny. Dlatego osoba rozliczająca prywatny najem ryczałtem może jednocześnie być podatnikiem VAT, korzystać ze zwolnienia podmiotowego albo wykonywać usługę zwolnioną przedmiotowo.

Ryczałt od najmu prywatnego w 2026 r.

Od 2023 r. przychody z najmu prywatnego są opodatkowane ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Podatek jest liczony od przychodu, a nie od dochodu, dlatego typowe koszty związane z lokalem nie pomniejszają podstawy opodatkowania tak jak przy rozliczeniu dochodu.

Stawki ryczałtu wynoszą:

• 8,5% przychodów do 100 000 zł rocznie,
• 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł rocznie.

Jeżeli nieruchomość należy do majątku wspólnego małżonków, co do zasady każde z nich rozlicza połowę przychodu. Małżonkowie mogą jednak zdecydować, że całość przychodów będzie opodatkowana przez jedno z nich. Przy takim sposobie rozliczenia stawka 12,5% jest stosowana dopiero od nadwyżki ponad 200 000 zł przychodu.

Oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodów przez jednego z małżonków składa się najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód z najmu w danym roku, a jeżeli pierwszy przychód uzyskano w grudniu – do końca roku podatkowego. Prawidłowo złożonego oświadczenia nie trzeba ponawiać co roku, dopóki małżonkowie nie zrezygnują z tego sposobu rozliczenia.

Ryczałt przy rozliczeniu miesięcznym wpłaca się do 20. dnia następnego miesiąca, a za grudzień do 20 stycznia następnego roku. Po zakończeniu roku przychody wykazuje się w PIT-28 składanym do 30 kwietnia.

Jeżeli z umowy wynika, że określone opłaty związane z lokalem ekonomicznie ponosi najemca, np. czynsz do wspólnoty lub spółdzielni albo opłaty za wodę, energię i gaz, kwoty te mogą nie stanowić przychodu wynajmującego. Sposób ponoszenia tych kosztów powinien być jasno opisany w umowie. Więcej na temat rozliczenia podatku wyjaśnia artykuł o podatku od najmu prywatnego.

Czy wynajem lokalu firmie oznacza VAT 23%?

Nie w każdym przypadku. To, że najemcą jest przedsiębiorca, nie powoduje samo w sobie obowiązku doliczenia VAT 23%. Najpierw trzeba ustalić, czy wynajmujący korzysta ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 ustawy o VAT. Jeżeli nie korzysta z tego zwolnienia, trzeba następnie sprawdzić, czy konkretna usługa najmu jest objęta zwolnieniem przedmiotowym.

Przy zwykłym najmie lokalu firmie na biuro, gabinet, magazyn, salon, punkt handlowy lub inne cele działalności gospodarczej zwolnienie mieszkaniowe nie ma zastosowania. Jeżeli wynajmujący nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego i nie występuje inne szczególne zwolnienie, taki najem jest co do zasady opodatkowany podstawową stawką VAT 23%.

Inaczej ocenia się lokal mieszkalny wynajęty bezpośrednio osobie fizycznej wyłącznie w celu zaspokojenia jej potrzeb mieszkaniowych. Przy spełnieniu warunków ustawowych taka usługa może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT.

Limit zwolnienia podmiotowego VAT w 2026 r. wynosi 240 000 zł

Od 1 stycznia 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego określonego w art. 113 ustawy o VAT wynosi 240 000 zł. Dawny limit 200 000 zł obowiązywał do końca 2025 r. i nie należy go stosować jako aktualnego progu VAT w 2026 r.

Podatnik rozpoczynający wykonywanie czynności opodatkowanych w trakcie roku stosuje limit 240 000 zł proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w danym roku podatkowym. Po przekroczeniu właściwego limitu zwolnienie traci moc począwszy od czynności, którą przekroczono ten limit.

Ustawodawca przewidział również regułę przejściową. Podatnicy, których sprzedaż w 2025 r. przekroczyła 200 000 zł, ale nie przekroczyła 240 000 zł, mogą po spełnieniu pozostałych warunków korzystać ze zwolnienia podmiotowego od 1 stycznia 2026 r. W tej szczególnej sytuacji przekroczenie starego limitu w 2025 r. nie blokuje powrotu do zwolnienia w 2026 r.

Przy obliczaniu wartości sprzedaży dla art. 113 trzeba stosować zasady określone w tym przepisie, w tym katalog czynności uwzględnianych i nieuwzględnianych w limicie. W przypadku transakcji związanych z nieruchomościami znaczenie może mieć również to, czy dana czynność ma charakter pomocniczy.

Nie należy mylić dwóch progów: 200 000 zł może mieć znaczenie w PIT przy opodatkowaniu całości przychodów z majątku wspólnego przez jednego z małżonków, natomiast aktualny limit zwolnienia podmiotowego VAT w 2026 r. wynosi 240 000 zł.

Czy mieszkanie wynajęte firmie dla pracowników jest zwolnione z VAT?

Co do zasady nie na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT w relacji między właścicielem a firmą. To jedna z najważniejszych różnic przy rozliczaniu najmu nieruchomości mieszkalnej.

Art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT zwalnia usługi wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym albo części takiej nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe. O zastosowaniu zwolnienia decyduje cel realizowany przez bezpośredniego nabywcę usługi.

Interpretacja ogólna Ministra Finansów PT1.8101.1.2021 z 8 października 2021 r. wskazuje, że gdy właściciel wynajmuje mieszkanie przedsiębiorcy, który następnie wykorzystuje je w działalności, np. udostępnia swoim pracownikom do zamieszkania, to na etapie właściciel–firma nie jest spełniony warunek realizowania celu mieszkaniowego przez nabywcę usługi. Dopiero udostępnienie lokalu pracownikowi służy zaspokojeniu potrzeb mieszkaniowych osoby fizycznej.

Oznacza to, że samo zapisanie w umowie, iż mieszkanie ma służyć wyłącznie pracownikom firmy, nie pozwala zastosować zwolnienia z art. 43 ust. 1 pkt 36 do czynszu należnego właścicielowi od firmy. Jeżeli jednak właściciel korzysta ze zwolnienia podmiotowego z art. 113, może nie naliczać VAT właśnie z tej odrębnej podstawy.

Więcej o samej konstrukcji umowy z przedsiębiorcą można przeczytać w artykule o umowie najmu mieszkania zawieranej z firmą.

Najem a usługi zakwaterowania

Nie każdy przypadek udostępniania lokalu pracownikom należy automatycznie kwalifikować identycznie. Trzeba odróżnić klasyczny najem nieruchomości od usług zakwaterowania i innych szczególnych modeli świadczenia usług. Ustawa o VAT wyłącza usługi zakwaterowania z omawianego zwolnienia dla najmu mieszkalnego, a ich właściwa klasyfikacja i stawka zależą od charakteru konkretnego świadczenia.

Dlatego nieprawidłowe byłoby zarówno automatyczne uznawanie każdego zakwaterowania pracowników za najem zwolniony, jak i przypisywanie każdemu takiemu przypadkowi tej samej stawki bez ustalenia rzeczywistego charakteru usługi.

Co powinno znaleźć się w umowie najmu z firmą?

Umowa z przedsiębiorcą powinna precyzyjnie określać przeznaczenie lokalu. Ma to znaczenie podatkowe, ale również praktyczne: wpływa na zakres dopuszczalnego korzystania z nieruchomości, możliwość oddania jej innym osobom, rozliczenia kosztów i odpowiedzialność za ewentualne szkody.

W umowie warto wskazać w szczególności:

• czy lokal ma być wykorzystywany na cele biurowe, usługowe, magazynowe, mieszkaniowe dla określonych osób czy w jeszcze inny sposób,
• kto konkretnie może korzystać z lokalu i czy firma może oddawać go pracownikom, współpracownikom albo osobom trzecim,
• czy dopuszczony jest podnajem lub dalsze oddawanie lokalu do używania,
• czy w lokalu może zostać zarejestrowana siedziba, oddział lub adres do doręczeń,
• czy czynsz jest kwotą netto powiększaną o VAT, kwotą brutto albo należnością rozliczaną ze zwolnieniem z VAT,
• kto ponosi opłaty do wspólnoty lub spółdzielni oraz koszty mediów,
• jak rozlicza się adaptacje, remonty i nakłady dokonane przez najemcę,
• na jakich zasadach lokal zostanie zwrócony po zakończeniu umowy.

Jeżeli właściciel nie nalicza VAT, podstawa takiego rozliczenia powinna odpowiadać rzeczywistemu stanowi prawnemu. Zwolnienie podmiotowe z art. 113 i zwolnienie przedmiotowe z art. 43 ust. 1 pkt 36 to dwie odrębne konstrukcje i nie należy stosować ich zamiennie.

W kwestiach kosztów związanych z lokalem pomocne może być także omówienie przenoszenia podatków i opłat na najemcę lokalu użytkowego.

Ryczałt a VAT – najczęstsze nieporozumienia

Najczęstszy błąd polega na przedstawianiu rozliczenia jako wyboru: ryczałt 8,5% albo VAT 23%. To dwa niezależne podatki. Właściciel może rozliczać najem prywatny ryczałtem w PIT i jednocześnie:

• korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT na podstawie art. 113,
• wykonywać usługę zwolnioną przedmiotowo z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36,
• albo rozliczać VAT według właściwej stawki, jeżeli żadne zwolnienie nie ma zastosowania.

Drugim częstym błędem jest utożsamianie progu 200 000 zł dotyczącego stawki ryczałtu u małżonków z limitem VAT. W 2026 r. są to zupełnie różne wartości i różne mechanizmy podatkowe: 200 000 zł dotyczy szczególnego sposobu opodatkowania przychodów z najmu majątku wspólnego w PIT, natomiast limit zwolnienia podmiotowego VAT wynosi 240 000 zł.

Trzecim błędem jest zakładanie, że mieszkalny charakter lokalu przesądza o zwolnieniu z VAT. Dla art. 43 ust. 1 pkt 36 znaczenie ma również cel najmu bezpośredniego nabywcy usługi. Lokal mieszkalny wynajęty przedsiębiorcy może więc nie korzystać ze zwolnienia mieszkaniowego, mimo że ostatecznie nocują lub mieszkają w nim osoby fizyczne.

W sprawach dotyczących samego zgłoszenia i rozliczenia prywatnego najmu przydatny jest również artykuł o niezgłoszeniu najmu urzędowi skarbowemu.

FAQ

Czy przy wynajmie lokalu firmie płaci się ryczałt czy VAT?

Możliwe jest rozliczanie obu podatków jednocześnie. Ryczałt dotyczy PIT od najmu prywatnego, natomiast VAT dotyczy usługi najmu. Zastosowanie ryczałtu nie przesądza ani o obowiązku naliczenia VAT, ani o zwolnieniu z VAT.

Jaki jest limit zwolnienia VAT w 2026 r.?

Od 1 stycznia 2026 r. zasadniczy limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł. Przy rozpoczęciu wykonywania czynności w trakcie roku limit ustala się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. Trzeba także uwzględnić wyjątki i zasady obliczania wartości sprzedaży określone w art. 113 ustawy o VAT.

Czy wynajem mieszkania firmie dla pracownika jest zwolniony z VAT?

Co do zasady nie na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 w relacji właściciel–firma. Zgodnie z interpretacją ogólną Ministra Finansów PT1.8101.1.2021 cel mieszkaniowy musi realizować nabywca usługi. Firma udostępniająca lokal pracownikowi wykorzystuje go w związku ze swoją działalnością. Właściciel może jednak niezależnie korzystać ze zwolnienia podmiotowego z art. 113, jeżeli spełnia jego warunki.

Czy bezpośredni najem mieszkania osobie fizycznej może być zwolniony z VAT?

Tak. Jeżeli nieruchomość ma charakter mieszkalny, wynajem odbywa się na własny rachunek i lokal jest wynajmowany wyłącznie na cele mieszkaniowe najemcy, możliwe jest zastosowanie zwolnienia z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT.

Kiedy najem lokalu firmie jest opodatkowany VAT 23%?

Przy klasycznym najmie lokalu firmie na cele działalności gospodarczej, np. biuro, gabinet lub magazyn, zwolnienie mieszkaniowe nie ma zastosowania. Jeżeli wynajmujący nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego i nie występuje inne szczególne zwolnienie, taki najem jest co do zasady objęty podstawową stawką VAT 23%.

Czy próg 200 000 zł dla małżonków jest limitem VAT?

Nie. Próg 200 000 zł dotyczy ryczałtu w PIT, gdy małżonkowie pozostający we wspólności majątkowej zdecydowali, że całość przychodów z najmu rozlicza jedno z nich. Limit zwolnienia podmiotowego VAT w 2026 r. wynosi 240 000 zł.

Czy opłaty za media i czynsz administracyjny zwiększają przychód z najmu?

Jeżeli zgodnie z umową określone opłaty ekonomicznie ponosi najemca, mogą one nie stanowić przychodu wynajmującego nawet wtedy, gdy środki są przekazywane właścicielowi, który następnie opłaca rachunki. Dlatego zasady ponoszenia kosztów warto precyzyjnie zapisać w umowie.