Wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego – od kiedy liczyć termin?

Pan Ryszard złożył wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego; odrębnym tematem jest zmiana opłat za lokal użytkowy. Pismo nadał 31 marca, ale druga strona odebrała je dopiero 4 kwietnia. Zapytał, czy przy trzymiesięcznym okresie wypowiedzenia umowa kończy się z końcem czerwca, czy z końcem lipca.

Wypowiedzenie najmu lokalu użytkowego – najpierw sprawdź umowę

Na dzień 20 maja 2026 r. podstawowe zasady wypowiadania najmu lokalu użytkowego wynikają przede wszystkim z Kodeksu cywilnego. W praktyce najważniejsze jest ustalenie, czy umowa została zawarta na czas nieoznaczony, czy na czas oznaczony oraz czy strony same określiły termin i sposób wypowiedzenia.

Zgodnie z art. 673 K.c., jeżeli czas trwania najmu nie jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem z zachowaniem terminów umownych, a w ich braku z zachowaniem terminów ustawowych. Oznacza to, że pierwszeństwo mają postanowienia umowy, o ile są ważne i dostatecznie precyzyjne. W odniesieniu do lokali mieszkalnych trzeba dodatkowo uwzględnić szczególne reguły, jakim podlega wypowiedzenie umowy najmu przez właściciela.

Jeżeli umowa została zawarta na czas oznaczony, wcześniejsze wypowiedzenie nie jest swobodne. Art. 673 § 3 K.c. przewiduje, że w takim przypadku strony mogą wypowiedzieć najem tylko w wypadkach określonych w umowie. Samo ogólne niezadowolenie z lokalu albo zmiana planów biznesowych zwykle nie wystarczy, jeżeli umowa nie przewiduje odpowiedniej podstawy wypowiedzenia.

Ustawowe terminy wypowiedzenia najmu

Jeżeli strony nie uregulowały w umowie terminu wypowiedzenia najmu zawartego na czas nieoznaczony, stosuje się terminy ustawowe. Dla zwykłego najmu z art. 673 § 2 K.c. są one powiązane przede wszystkim z częstotliwością płatności czynszu:

• gdy czynsz jest płatny w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc – najem można wypowiedzieć najpóźniej na 3 miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego,
• gdy czynsz jest płatny miesięcznie – na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego,
• gdy czynsz jest płatny w krótszych odstępach czasu – na 3 dni naprzód,
• gdy najem jest dzienny – na 1 dzień naprzód.

Przy najmie lokalu zastosowanie ma jednak również art. 688 K.c. Przepis ten przewiduje, że jeżeli czas trwania najmu lokalu nie jest oznaczony, a czynsz jest płatny miesięcznie, najem można wypowiedzieć najpóźniej na 3 miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego. W orzecznictwie przyjmuje się, że umowa najmu powierzchni użytkowej w budynku może podlegać przepisom Kodeksu cywilnego o najmie lokali, a nie wyłącznie ogólnym przepisom o najmie, także w zakresie wypowiedzenia.

Od kiedy liczyć termin wypowiedzenia?

Wypowiedzenie umowy najmu jest oświadczeniem woli składanym drugiej stronie. Dlatego kluczowe znaczenie ma art. 61 § 1 K.c. Zgodnie z tym przepisem oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

W praktyce oznacza to, że sama data nadania listu poleconego nie przesądza jeszcze o rozpoczęciu biegu wypowiedzenia. Istotne jest doręczenie pisma adresatowi albo stworzenie mu realnej możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia. Przy zwykłym odbiorze przesyłki będzie to zasadniczo data odbioru. Przy odmowie odbioru, awizowaniu albo wysłaniu pisma na nieaktualny adres ocena może zależeć od konkretnych okoliczności.

W sprawie pana Ryszarda pismo zostało nadane 31 marca, ale doręczone 4 kwietnia. Jeżeli umowa najmu lokalu użytkowego była zawarta na czas nieoznaczony, czynsz był płatny miesięcznie, a strony nie wprowadziły innych skutecznych zasad liczenia terminu, zastosowanie znajdzie art. 688 K.c. Trzymiesięczny termin liczony na koniec miesiąca kalendarzowego oznacza w takim układzie rozwiązanie umowy z dniem 31 lipca.

Gdyby wypowiedzenie zostało skutecznie doręczone jeszcze w marcu, trzymiesięczny termin mógłby prowadzić do zakończenia najmu z dniem 30 czerwca. Skoro jednak adresat mógł zapoznać się z treścią pisma dopiero 4 kwietnia, kwiecień jest miesiącem, od którego należy praktycznie oceniać skutek doręczenia.

Co powinno zawierać wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego?

Przepisy nie przewidują jednego uniwersalnego wzoru wypowiedzenia, ale pismo powinno być na tyle precyzyjne, aby nie było wątpliwości, jakiej umowy dotyczy i jaki skutek ma wywołać. Wypowiedzenie powinno zawierać co najmniej oznaczenie stron, wskazanie lokalu, datę zawarcia umowy, podstawę wypowiedzenia, jeżeli jest wymagana, okres wypowiedzenia oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia. Dla skuteczności wypowiedzeń, wezwań i innych oświadczeń praktyczne znaczenie ma również adres do korespondencji w umowie najmu.

Jeżeli umowa przewiduje formę pisemną, doręczenie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru jest rozsądnym rozwiązaniem dowodowym. W relacjach między przedsiębiorcami warto dodatkowo sprawdzić, czy w umowie nie ma szczególnego adresu do doręczeń, obowiązku wysłania pisma kurierem, wymogu doręczenia do zarządu spółki albo postanowień dotyczących doręczeń elektronicznych.

Wypowiedzenie powinno być podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji. Jeżeli stroną umowy jest spółka, trzeba zweryfikować KRS albo pełnomocnictwo. Błąd w reprezentacji może prowadzić do sporu o skuteczność wypowiedzenia.

Wypowiedzenie bez zachowania terminu – kiedy jest możliwe?

Odrębnie trzeba traktować wypowiedzenie bez zachowania terminów wypowiedzenia. Może ono wchodzić w grę tylko w sytuacjach przewidzianych w przepisach albo w umowie. Przy najmie lokalu istotny jest m.in. art. 687 K.c. Jeżeli najemca lokalu zalega z zapłatą czynszu co najmniej za dwa pełne okresy płatności, a wynajmujący zamierza wypowiedzieć najem bez zachowania terminów, powinien najpierw uprzedzić najemcę na piśmie i udzielić mu dodatkowego miesięcznego terminu do zapłaty zaległości.

Inaczej może wyglądać sytuacja lokalu związanego ze stosunkiem zatrudnienia, gdy trzeba dodatkowo ocenić prawo do trzeba je oddać.

Inne podstawy mogą dotyczyć np. rażącego lub uporczywego naruszania porządku, niewłaściwego korzystania z lokalu, podnajmu bez wymaganej zgody albo istotnych wad lokalu. Każda taka sytuacja wymaga osobnej oceny, ponieważ nieprawidłowe wypowiedzenie może narazić stronę na spór o dalszy czynsz, odszkodowanie albo bezumowne korzystanie z lokalu.

FAQ

Podsumowanie

W sprawie pana Ryszarda decydujące znaczenie ma data doręczenia wypowiedzenia, a nie data jego wysłania. Skoro list został odebrany 4 kwietnia, to przy najmie lokalu użytkowego na czas nieoznaczony, miesięcznej płatności czynszu i braku odmiennych postanowień umownych trzymiesięczny termin wypowiedzenia prowadzi do zakończenia umowy 31 lipca.

Największe ryzyko praktyczne wynika z pomijania treści umowy. Przed wysłaniem wypowiedzenia trzeba sprawdzić, czy najem jest zawarty na czas oznaczony, jaki termin wypowiedzenia przewidziały strony, czy wskazano szczególny adres do doręczeń oraz czy wypowiedzenie wymaga podania przyczyny.