Wybór zarządu wspólnoty mieszkaniowej

Kiedy wspólnota musi wybrać zarząd?

Zasady wyboru zarządu wspólnoty mieszkaniowej określa art. 20 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Po zmianach obowiązujących od 2026 r. przepis dotyczy wspólnot, w których liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych jest większa niż trzy. W takiej wspólnocie właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego albo kilkuosobowego zarządu.

Jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych nie jest większa niż trzy, zastosowanie mają odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności. Oznacza to, że nie każda mała wspólnota działa według takich samych reguł jak duża wspólnota mieszkaniowa.

Ważna zmiana w stosunku do wielu starszych opracowań polega na tym, że dawny próg „więcej niż siedem lokali” nie jest już aktualny. Obecnie trzeba sprawdzać liczbę wszystkich lokali w nieruchomości, czyli lokali już wyodrębnionych oraz lokali niewyodrębnionych.

Kto może być członkiem zarządu wspólnoty?

Członkiem zarządu wspólnoty mieszkaniowej może być wyłącznie osoba fizyczna. Nie może nim być spółka, fundacja, stowarzyszenie ani firma administrująca nieruchomością jako osoba prawna. Członkiem zarządu może natomiast zostać właściciel lokalu albo osoba spoza grona właścicieli, jeżeli wspólnota uzna, że jest to dla niej korzystne.

Trzeba odróżnić zarząd wspólnoty od administratora lub zarządcy. Zarząd jest organem wspólnoty, kieruje jej sprawami i reprezentuje ją na zewnątrz. Administrator zwykle wykonuje czynności techniczne, księgowe albo organizacyjne na podstawie umowy. W praktyce właśnie różnica zarząd vs administrator bywa źródłem sporów, zwłaszcza gdy właściciele nie wiedzą, kto odpowiada za decyzje, a kto tylko je wykonuje.

Jak przygotować uchwałę o wyborze zarządu?

Uchwała o wyborze zarządu powinna być jasna i możliwa do wykonania. W szczególności warto wskazać:

• czy zarząd ma być jednoosobowy, czy kilkuosobowy,
• imiona i nazwiska osób wybranych do zarządu,
• ewentualną datę rozpoczęcia pełnienia funkcji,
• ewentualny czas trwania kadencji, jeżeli wspólnota chce go określić,
• wynik głosowania i sposób liczenia głosów.

Ustawa nie narzuca obowiązkowej kadencji zarządu. Jeżeli uchwała nie wskazuje kadencji, zarząd działa do czasu odwołania, rezygnacji albo podjęcia innej uchwały przez właścicieli. Zarząd lub poszczególni jego członkowie mogą być w każdej chwili zawieszeni w czynnościach albo odwołani uchwałą właścicieli lokali.

Przy zarządzie kilkuosobowym trzeba pamiętać o art. 21 ust. 2 ustawy o własności lokali: oświadczenia woli za wspólnotę składają przynajmniej dwaj członkowie zarządu. Ma to znaczenie przy podpisywaniu umów, wypowiadaniu umów i składaniu oświadczeń w imieniu wspólnoty.

Głosowanie nad uchwałą o wyborze zarządu

Uchwały właścicieli lokali są podejmowane na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd albo w trybie mieszanym, czyli częściowo na zebraniu i częściowo przez indywidualne zbieranie głosów. Zasady te wynikają z art. 23 ustawy o własności lokali.

Co do zasady uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali liczoną według wielkości udziałów. W określonych sytuacjach można jednak zastosować zasadę, że na każdego właściciela przypada jeden głos. Może to wynikać z umowy właścicieli albo z uchwały podjętej w tym trybie. Ponadto, jeżeli suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1 albo większość udziałów należy do jednego właściciela, zasada „jeden właściciel - jeden głos” jest wprowadzana na każde żądanie właścicieli posiadających łącznie co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej.

Jeżeli lokal ma kilku współwłaścicieli w częściach ułamkowych, a głosowanie odbywa się według zasady „jeden właściciel - jeden głos”, współwłaściciele powinni ustanowić pisemnego pełnomocnika do oddania głosu przypadającego na lokal. Ustanowienie pełnomocnika następuje większością głosów liczonych według udziałów we współwłasności lokalu.

O treści uchwały podjętej z udziałem głosów zbieranych indywidualnie każdy właściciel powinien zostać powiadomiony na piśmie. Ma to znaczenie także dla biegu terminu do ewentualnego zaskarżenia uchwały.

Czy głosować na cały zarząd, czy na każdego członka osobno?

Ustawa mówi o podjęciu uchwały o wyborze jednoosobowego albo kilkuosobowego zarządu. Dlatego w typowej sytuacji najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest głosowanie nad uchwałą, która od razu wskazuje pełny skład zarządu, np. „Właściciele lokali wybierają zarząd wspólnoty mieszkaniowej w składzie: Anna Nowak, Jan Kowalski, Piotr Wiśniewski”.

Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko sporu o to, czy wspólnota rzeczywiście wybrała zarząd jako organ i kto dokładnie wchodzi w jego skład. Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy kandydatów jest wielu, właściciele są skonfliktowani albo uchwała ma być później przedstawiana bankowi, kontrahentom, sądowi lub administratorowi.

Nie oznacza to, że właściciele nie mogą wcześniej głosować nad kandydaturami, prowadzić konsultacji albo wybierać wariantu składu zarządu spośród kilku propozycji. Takie czynności mogą pomóc w ustaleniu listy kandydatów. Końcowa uchwała powinna jednak jasno wskazywać, kto został wybrany do zarządu i czy uchwała uzyskała wymaganą większość.

Głosowanie osobno nad każdym kandydatem bywa dopuszczane w praktyce jako technika wyboru, ale jest bardziej ryzykowne, jeżeli uchwały nie wskazują, ilu członków ma liczyć zarząd, co dzieje się przy większej liczbie kandydatów z większością głosów albo czy wspólnota ostatecznie wybrała kompletny zarząd. W razie wątpliwości lepiej przygotować jedną uchwałę obejmującą pełny skład zarządu albo zestaw uchwał, które łącznie w sposób jednoznaczny określają skład organu.

Co powinno znaleźć się w protokole głosowania?

Dla bezpieczeństwa wspólnoty warto zadbać o prawidłową dokumentację. Protokół albo karta głosowania powinny wskazywać treść uchwały, tryb głosowania, sposób liczenia głosów, wynik głosowania oraz datę podjęcia uchwały. Jeżeli część głosów zbierano indywidualnie, należy zachować listy głosowania i dowody powiadomienia właścicieli o treści uchwały.

Przy głosowaniu udziałami istotne jest prawidłowe ustalenie udziałów w nieruchomości wspólnej. Przy głosowaniu według zasady „jeden właściciel - jeden głos” trzeba sprawdzić, czy zasada ta została skutecznie wprowadzona i czy prawidłowo oddano głosy z lokali objętych współwłasnością.

Co zrobić, gdy wybór zarządu jest kwestionowany?

Właściciel lokalu może zaskarżyć uchwałę do sądu, jeżeli uchwała jest niezgodna z przepisami prawa lub z umową właścicieli lokali, narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną albo w inny sposób narusza jego interesy. Termin na wniesienie pozwu wynosi 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia powiadomienia właściciela o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów.

Samo zaskarżenie uchwały nie wstrzymuje jej wykonania. Uchwała podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie do czasu zakończenia sprawy. Jeżeli więc spór dotyczy wyboru zarządu, praktyczne znaczenie ma szybkie zabezpieczenie dokumentów i ustalenie, kto może reprezentować wspólnotę do czasu rozstrzygnięcia sporu.

Jeżeli zarząd nie został powołany albo mimo powołania nie wykonuje obowiązków lub narusza zasady prawidłowej gospodarki, każdy właściciel lokalu może żądać ustanowienia przez sąd zarządcy przymusowego. To rozwiązanie powinno być traktowane jako środek awaryjny, gdy wspólnota nie jest w stanie prawidłowo funkcjonować.

Po wyborze zarządu właściciele nadal zachowują prawo do informacji, współdziałania i kontroli. W praktyce kontrola wybranego zarządu obejmuje m.in. wgląd w dokumenty wspólnoty, ocenę sprawozdania rocznego i głosowanie nad absolutorium.

Podsumowanie

Wybór zarządu wspólnoty mieszkaniowej powinien być przeprowadzony uchwałą właścicieli lokali. Przy zarządzie kilkuosobowym najbezpieczniej jest głosować nad uchwałą wskazującą cały skład zarządu, ponieważ wtedy wiadomo, kto tworzy organ wspólnoty i kto może ją reprezentować.

Najczęstsze błędy to korzystanie z nieaktualnego progu liczby lokali, niejasne głosowanie nad kandydatami, brak wskazania pełnego składu zarządu, błędne liczenie głosów oraz brak powiadomienia właścicieli o uchwale podjętej z udziałem głosów zbieranych indywidualnie. Każdy z tych błędów może zwiększyć ryzyko zaskarżenia uchwały.

FAQ

Czy wspólnota musi głosować nad każdym członkiem zarządu osobno?

Nie ma takiego ustawowego obowiązku. Najbezpieczniej jest podjąć uchwałę, która wskazuje cały skład zarządu. Osobne głosowania nad kandydatami mogą służyć wyłonieniu składu, ale końcowy wynik powinien jednoznacznie wskazywać, kto został wybrany.

Ilu członków może mieć zarząd wspólnoty?

Zarząd może być jednoosobowy albo kilkuosobowy. Ustawa nie wskazuje maksymalnej liczby członków zarządu, ale skład powinien być racjonalny i dostosowany do potrzeb wspólnoty.

Czy członkiem zarządu może być osoba spoza wspólnoty?

Tak, jeżeli jest osobą fizyczną. Członkiem zarządu nie może być osoba prawna, np. spółka administrująca budynkiem. Wspólnota powinna jednak ocenić, czy osoba spoza grona właścicieli daje rękojmię prawidłowego działania.

Czy zarząd można odwołać w każdej chwili?

Tak. Zarząd lub poszczególni członkowie zarządu mogą zostać zawieszeni w czynnościach albo odwołani w każdej chwili na podstawie uchwały właścicieli lokali.

Jaki jest termin na zaskarżenie uchwały o wyborze zarządu?

Termin wynosi 6 tygodni. Liczy się go od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia powiadomienia właściciela o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 232 - Dziennik Ustaw.

2. Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2026 poz. 39 - Dziennik Ustaw.

3. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali - ISAP Sejm.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.