Partner najemcy z zagranicy przy najmie okazjonalnym – aneks i wymagane dokumenty

Najem okazjonalny – kiedy można go zawrzeć?

Najem okazjonalny lokalu jest szczególną formą najmu mieszkania, przeznaczoną dla właściciela będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Zgodnie z art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów umowa taka musi dotyczyć lokalu mieszkalnego i być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.

Jeżeli właściciel zawodowo wynajmuje lokale w ramach działalności gospodarczej, trzeba rozważyć inną konstrukcję, w szczególności najem instytucjonalny. W samej umowie warto też jasno uregulować, czy najemca może prowadzić działalność gospodarczą w wynajmowanym mieszkaniu, ponieważ takie postanowienia mogą mieć znaczenie praktyczne dla właściciela, wspólnoty mieszkaniowej i rozliczeń z najemcą.

Najem okazjonalny wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Takiej samej formy wymagają zmiany umowy, czyli także aneks, którym później do umowy zostanie dopisany partner najemcy albo zostaną zmienione zasady korzystania z lokalu.

Jakie dokumenty są potrzebne przy najmie okazjonalnym?

Do umowy najmu okazjonalnego należy dołączyć przede wszystkim trzy dokumenty. Pierwszym jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. Drugim jest wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie egzekucji. Trzecim jest oświadczenie właściciela tego innego lokalu albo osoby posiadającej do niego tytuł prawny, że wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących.

Na żądanie wynajmującego oświadczenie osoby udostępniającej lokal zastępczy powinno mieć podpis notarialnie poświadczony. W praktyce warto tego wymagać, ponieważ ogranicza to ryzyko kwestionowania dokumentu na etapie opróżniania lokalu.

Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania w lokalu wskazanym na wypadek egzekucji, ma 21 dni od powzięcia wiadomości o tym zdarzeniu na wskazanie innego lokalu i przedstawienie nowej zgody osoby mającej do niego tytuł prawny. Brak wykonania tego obowiązku pozwala właścicielowi wypowiedzieć umowę na piśmie z co najmniej 7-dniowym okresem wypowiedzenia.

Kaucja przy najmie okazjonalnym może zabezpieczać należności właściciela i koszty egzekucji, ale nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za lokal. Po opróżnieniu lokalu powinna zostać zwrócona w ciągu miesiąca, po potrąceniu należności właściciela.

Właściciel powinien także zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania właściciela. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia powoduje, że właściciel nie może skorzystać z uproszczonej procedury z art. 19c i 19d ustawy, czyli traci jedną z najważniejszych korzyści najmu okazjonalnego.

Czy można podpisać umowę tylko z jednym najemcą?

Tak, można podpisać umowę tylko z jedną osobą, jeżeli tylko ta osoba obecnie przystępuje do umowy i składa notarialne oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Nie należy jednak udawać, że właściciel nie wie o planowanym zamieszkaniu drugiej osoby. Skoro już na etapie zawierania umowy wiadomo, że partner najemcy ma wkrótce zamieszkać w lokalu, najbezpieczniej opisać tę sytuację w umowie.

Właściciel może postanowić, że najemca ma prawo zamieszkiwać w lokalu z konkretnie wskazaną osobą dopiero po spełnieniu warunków, np. po podpisaniu aneksu, przedstawieniu danych tej osoby, potwierdzeniu legalności pobytu, złożeniu oświadczeń oraz – jeżeli partner ma być współnajemcą – po sporządzeniu aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji.

Jeżeli drugi lokator ma być tylko osobą zamieszkującą z najemcą, a nie stroną umowy, właściciel powinien mieć świadomość, że akt notarialny składa wyłącznie najemca. W wielu sprawach praktycznych bezpieczniejsze jest dopisanie partnera jako współnajemcy i uzyskanie od niego analogicznych dokumentów, zwłaszcza gdy ma stale mieszkać w lokalu i korzystać z niego na równi z najemcą.

Zakaz podnajmu i użyczenia lokalu

Postanowienie, że najemca nie może bez zgody właściciela oddawać lokalu osobie trzeciej w podnajem ani do bezpłatnego używania, jest zasadne. Wynika to również z art. 688² Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym bez zgody wynajmującego najemca nie może oddać lokalu ani jego części do bezpłatnego używania albo w podnajem. Wyjątek dotyczy osoby, względem której najemca jest obciążony obowiązkiem alimentacyjnym.

Taki zapis nie powinien jednak służyć ukrywaniu znanej właścicielowi sytuacji. Jeżeli partner ma zamieszkać w lokalu za zgodą właściciela, lepiej wprost wskazać tę zgodę, jej warunki i termin dostarczenia dokumentów. W przeciwnym razie w razie sporu najemca może twierdzić, że właściciel od początku akceptował obecność drugiej osoby.

Dobrym rozwiązaniem jest zapis, że każda dodatkowa osoba stale zamieszkująca w lokalu wymaga uprzedniej pisemnej zgody właściciela, a w przypadku dopisania jej jako współnajemcy – zawarcia aneksu i złożenia dokumentów wymaganych dla najmu okazjonalnego. Jeżeli umowa ma być później przedłużana lub zmieniana, warto zadbać o prawidłowe przedłużenie umowy aneksem albo sporządzenie nowej umowy, zależnie od zakresu zmian.

Co z partnerem z zagranicy?

Sam fakt, że przyszły domownik jest cudzoziemcem, nie wyklucza zawarcia umowy najmu okazjonalnego. Problem praktyczny polega zwykle na tym, że osoba przebywająca jeszcze za granicą nie może jednocześnie podpisać umowy, stawić się u polskiego notariusza i złożyć wymaganych oświadczeń.

W takiej sytuacji najbezpieczniej zawrzeć umowę z osobą, która jest obecna i komplet dokumentów może dostarczyć od razu, ale w umowie przewidzieć, że zamieszkanie partnera wymaga pisemnej zgody właściciela oraz podpisania aneksu po jego przyjeździe. Jeżeli partner ma ponosić odpowiedzialność za czynsz i inne opłaty, powinien zostać współnajemcą, a nie wyłącznie osobą faktycznie mieszkającą w lokalu.

Przy obywatelach Ukrainy oraz innych cudzoziemcach korzystających ze szczególnych form ochrony trzeba dodatkowo sprawdzić aktualne przepisy szczególne. Po zmianach obowiązujących od 5 marca 2026 r. wcześniejszy art. 69 specustawy ukraińskiej został uchylony, a kwestie uproszczeń należy oceniać według aktualnych regulacji dotyczących ochrony czasowej.

Eksmisja przy najmie okazjonalnym

Najem okazjonalny nie oznacza, że właściciel może samodzielnie usunąć lokatora z mieszkania. Jego zaletą jest to, że po prawidłowym wygaśnięciu albo rozwiązaniu umowy właściciel nie musi prowadzić klasycznego procesu o eksmisję przeciwko najemcy. Musi jednak zachować procedurę ustawową.

Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy, jeżeli najemca dobrowolnie nie opróżni lokalu, właściciel doręcza mu żądanie opróżnienia lokalu. Żądanie powinno być sporządzone na piśmie i opatrzone urzędowo poświadczonym podpisem właściciela. Termin na opróżnienie lokalu nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia żądania.

Jeżeli termin upłynie bezskutecznie, właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Do wniosku dołącza żądanie opróżnienia lokalu z dowodem doręczenia albo wysłania listem poleconym, dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela do lokalu oraz potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.

W praktyce najem okazjonalny znacząco upraszcza działania właściciela; osobno omawia je artykuł: sądowa procedura eksmisji. Warunkiem skuteczności jest jednak prawidłowe zebranie dokumentów i terminowe zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego.

Jak zabezpieczyć właściciela w opisanej sytuacji?

Najbezpieczniejsze rozwiązanie to zawarcie umowy najmu okazjonalnego z obecną najemczynią, ale bez przemilczania planowanego zamieszkania partnera. W umowie należy wskazać, że bez uprzedniej pisemnej zgody właściciela w lokalu nie mogą stale mieszkać inne osoby, a zgoda na zamieszkanie partnera będzie możliwa po podpisaniu aneksu i przedstawieniu wymaganych dokumentów.

Jeżeli partner ma mieszkać w lokalu na stałe, dobrym rozwiązaniem jest dopisanie go do umowy jako współnajemcy. Wtedy powinien podpisać aneks oraz złożyć własne oświadczenie notarialne o poddaniu się egzekucji. Warto też uzyskać aktualne dane identyfikacyjne, adres do doręczeń i jednoznacznie określić odpowiedzialność za czynsz, opłaty, szkody oraz zwrot lokalu.

W umowie warto uregulować również zakaz podnajmu, zakaz oddawania lokalu do bezpłatnego używania bez zgody właściciela, obowiązek informowania o zmianie liczby domowników, zasady kaucji, protokół zdawczo-odbiorczy, zakaz dokonywania zmian w lokalu bez zgody właściciela oraz konsekwencje naruszenia umowy.

FAQ

Czy najem okazjonalny może być podpisany tylko z jedną osobą?

Tak. Umowa może być zawarta z jednym najemcą, jeżeli to ta osoba ma tytuł do korzystania z lokalu i składa wymagane dokumenty. Jeżeli jednak druga osoba ma stale zamieszkać w lokalu, warto wyraźnie uregulować jej status w umowie albo w późniejszym aneksie.

Czy partner najemcy musi podpisać akt notarialny?

Jeżeli partner ma zostać współnajemcą, powinien złożyć własne oświadczenie notarialne o poddaniu się egzekucji. Jeżeli ma być tylko osobą zamieszkującą z najemcą, sytuacja jest mniej jednoznaczna praktycznie, dlatego przy stałym zamieszkaniu bezpieczniejsze jest dopisanie go jako współnajemcy.

Czy wystarczy zakaz podnajmu i użyczenia lokalu?

Nie zawsze. Taki zakaz jest potrzebny, ale nie zastępuje prawidłowego uregulowania obecności drugiej osoby w mieszkaniu. Jeżeli właściciel wie, że partner ma zamieszkać w lokalu, lepiej określić warunki tej zgody wprost.

Co grozi za brak zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego?

Brak zgłoszenia w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu powoduje, że właściciel nie korzysta z uproszczonej procedury opróżnienia lokalu przewidzianej w art. 19c i 19d ustawy o ochronie praw lokatorów.

Czy najem okazjonalny pozwala usunąć lokatora bez sądu?

Nie. Najem okazjonalny pozwala uniknąć klasycznego procesu o eksmisję, ale właściciel nadal musi doręczyć formalne żądanie opróżnienia lokalu i uzyskać w sądzie klauzulę wykonalności dla aktu notarialnego.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji podpisanie umowy najmu okazjonalnego tylko z jedną najemczynią jest możliwe, ale wymaga ostrożnych zapisów. Nie warto ukrywać planowanego zamieszkania partnera. Należy przewidzieć w umowie, że jego stałe zamieszkanie wymaga zgody właściciela, podpisania aneksu oraz – jeżeli ma być współnajemcą – złożenia własnego aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji.

Największe bezpieczeństwo daje komplet dokumentów, terminowe zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego, jasne zasady korzystania z lokalu oraz konsekwentne dokumentowanie każdej zmiany składu osób mieszkających w mieszkaniu.

Źródła

Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego – tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725: ELI.

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1071: ELI PDF.

Ustawa z dnia 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw – Dz.U. 2026 poz. 203: ELI PDF.