Zdalne podpisanie umowy najmu z cudzoziemcem – forma, dokumenty i wydanie lokalu

Czy można zdalnie wynająć mieszkanie obcokrajowcowi?

Tak. Zawarcie umowy najmu mieszkania z obcokrajowcem na odległość jest co do zasady legalne. Polskie prawo cywilne nie przewiduje ogólnego zakazu ani szczególnego trybu zawierania zwykłej umowy najmu tylko dlatego, że najemcą jest obywatel Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Indii albo innego państwa.

Trzeba jednak odróżnić dwie kwestie. Pierwsza to ważność samej umowy najmu między właścicielem lokalu a najemcą. Druga to legalność pobytu cudzoziemca w Polsce, wymogi wizowe, pobytowe albo graniczne. Umowa najmu może być ważna cywilnoprawnie, ale nie zastępuje dokumentów wymaganych przez przepisy o cudzoziemcach.

Opisany w pierwotnym pytaniu obowiązek wskazania miejsca kwarantanny przy przekraczaniu granicy miał charakter pandemiczny i obecnie nie powinien być traktowany jako aktualna podstawa zawierania takich umów. Dziś umowa najmu może być potrzebna cudzoziemcowi np. do potwierdzenia adresu pobytu, planowanego zakwaterowania, procedury wizowej, pobytowej albo po prostu do zabezpieczenia lokalu przed przyjazdem.

W praktyce wynajem cudzoziemcom powinien być przygotowany tak samo starannie jak najem obywatelowi polskiemu, z dodatkowym naciskiem na identyfikację najemcy, jasny opis lokalu, kaucji, czynszu, okresu najmu i sposobu przekazania kluczy.

Forma dokumentowa umowy najmu zawieranej zdalnie

Podstawą zdalnego zawarcia umowy jest przede wszystkim forma dokumentowa. Zgodnie z art. 77² Kodeksu cywilnego do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Z kolei art. 77³ Kodeksu cywilnego stanowi, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

W praktyce forma dokumentowa może zostać zachowana przez wymianę wiadomości e-mail, przesłanie podpisanego skanu umowy, pliku PDF, wiadomości w komunikatorze, formularza elektronicznego albo dokumentu podpisanego elektronicznie, o ile z okoliczności wynika, kto składa oświadczenie i jaka jest jego treść.

Dla bezpieczeństwa najlepiej przygotować jednolity plik umowy, przesłać go najemcy e-mailem, poprosić o odesłanie podpisanego skanu albo podpisanie dokumentu elektronicznie, a następnie potwierdzić w wiadomości, że obie strony akceptują treść umowy. Warto zachować całą korespondencję, potwierdzenia przelewów i kopie dokumentów przekazanych przez najemcę.

Kiedy zwykły skan lub e-mail mogą nie wystarczyć?

Forma dokumentowa nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem. Zgodnie z art. 660 Kodeksu cywilnego umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy uważa się ją za zawartą na czas nieoznaczony. Nie oznacza to automatycznej nieważności umowy, ale może istotnie zmienić jej skutki, zwłaszcza przy wypowiedzeniu.

Jeżeli strony chcą zawrzeć umowę najmu na okres dłuższy niż rok, bezpieczniej jest zastosować formę pisemną z własnoręcznymi podpisami albo formę elektroniczną z kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi. Zwykły podpis wklejony do PDF, skan podpisu albo niekwalifikowany podpis elektroniczny zasadniczo nie są tym samym co forma pisemna w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

Jeżeli umowa ma być zawarta tylko na miesiąc albo na krótszy okres, forma dokumentowa zwykle wystarczy, o ile strony nie zastrzegły w samej umowie surowszej formy. Warto jednak pamiętać, że im większe ryzyko sporu, tym bardziej opłaca się zadbać o podpisy, potwierdzenie tożsamości i precyzyjną treść umowy.

Najem okazjonalny a cudzoziemiec

Jeżeli właściciel chce silniej zabezpieczyć możliwość opróżnienia lokalu po zakończeniu umowy, może rozważyć najem okazjonalny. Nie jest on wykluczony tylko dlatego, że najemcą jest cudzoziemiec, ale wymaga spełnienia szczególnych formalności.

Umowa najmu okazjonalnego oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Do umowy należy dołączyć m.in. oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu, wskazanie innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać w razie egzekucji, oraz oświadczenie właściciela tego lokalu albo osoby mającej do niego tytuł prawny o zgodzie na zamieszkanie najemcy.

W przypadku cudzoziemców, zwłaszcza osób dopiero przyjeżdżających do Polski, największą trudnością bywa wskazanie realnego lokalu zastępczego w Polsce. Szerzej ten problem omawia artykuł o tym, jak wygląda najem okazjonalny dla obywateli Ukrainy.

Czy można zawrzeć nową umowę z osobą, która mieszkała z dotychczasowym najemcą?

Jeżeli umowa najmu jest zawarta tylko z jedną osobą, np. z obywatelką Białorusi, to druga osoba mieszkająca w lokalu nie staje się automatycznie stroną umowy. Właściciel powinien ustalić, czy chce zawrzeć z tą osobą odrębną umowę, dopisać ją jako współnajemcę, wyrazić zgodę na wspólne zamieszkiwanie albo dopuścić podnajem części lokalu.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie zależy od stanu faktycznego. Jeżeli dotychczasowa najemczyni nadal ma umowę i płaci czynsz, dopisanie kolejnej osoby powinno nastąpić za jej wiedzą i zgodą. Można to zrobić aneksem, nową umową z obojgiem najemców albo pisemną zgodą na zamieszkiwanie wskazanej osoby w lokalu.

W umowie lub aneksie warto określić, czy druga osoba odpowiada solidarnie za czynsz, opłaty, szkody i zwrot lokalu. Brak takiego uregulowania może utrudnić dochodzenie należności, gdy faktycznie z mieszkania korzystają dwie osoby, ale formalnym najemcą jest tylko jedna z nich.

Jak zabezpieczyć wynajmującego przy zdalnym podpisaniu umowy?

Przy umowie zawieranej na odległość warto zadbać o kilka praktycznych elementów. Wynajmujący powinien zweryfikować tożsamość najemcy, poprosić o dane potrzebne do umowy, ustalić adres korespondencyjny i adres e-mail do doręczeń, a także jasno określić termin zapłaty kaucji i pierwszego czynszu. Osobno trzeba odróżnić zagadnienie: wynajem z adresem fundacji.

Jeżeli cudzoziemiec po zawarciu umowy chce potwierdzić adres pobytu, trzeba odróżnić sam najem od spraw meldunkowych; szerzej wyjaśnia to artykuł o zameldowaniu czasowym najemcy.

W umowie warto wskazać co najmniej: strony, lokal, okres najmu, wysokość czynszu, opłaty dodatkowe, kaucję, termin wydania lokalu, zasady przekazania kluczy, liczbę osób uprawnionych do zamieszkania, zakaz podnajmu bez zgody właściciela, sposób kontaktu, zasady wypowiedzenia oraz sposób rozliczenia mediów.

Dobrym rozwiązaniem jest wpisanie postanowienia: „Umowa zostaje zawarta w formie dokumentowej przez wymianę podpisanych skanów albo plików PDF przesłanych z adresów e-mail wskazanych przez strony. Strony potwierdzają, że wskazane adresy e-mail służą do składania oświadczeń związanych z wykonaniem umowy, chyba że umowa albo przepisy wymagają innej formy.”

Jeżeli najemcą miałaby być osoba bardzo młoda, student albo osoba bez pełnej zdolności do czynności prawnych, należy dodatkowo sprawdzić zasady dotyczące umowy z małoletnim. W takim przypadku pomocny może być artykuł omawiający wynajem osobie niepełnoletniej.

Przekazanie lokalu i kluczy po zawarciu umowy zdalnie

Samo zdalne zawarcie umowy nie oznacza jeszcze, że lokal został prawidłowo wydany. Wydanie lokalu najlepiej potwierdzić protokołem zdawczo-odbiorczym podpisanym przy przekazaniu kluczy. W protokole warto opisać stan mieszkania, wyposażenie, liczniki, liczbę kompletów kluczy i ewentualne usterki.

Jeżeli cudzoziemiec potrzebuje umowy przed przyjazdem do Polski, można zastrzec, że lokal zostanie wydany dopiero po zaksięgowaniu kaucji i pierwszego czynszu oraz po okazaniu dokumentu tożsamości. Takie zastrzeżenie ogranicza ryzyko, że właściciel podpisze umowę, ale nie otrzyma zabezpieczenia finansowego.

Nie należy przekazywać kluczy osobom trzecim bez jasnego upoważnienia najemcy. Jeżeli klucze ma odebrać pełnomocnik, warto uzyskać pisemne albo dokumentowe upoważnienie i zweryfikować jego dane.

Rozwiązanie albo zmiana umowy zawartej zdalnie

Zgodnie z art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego, jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, odstąpienie od niej albo wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa albo umowa zastrzega inną formę.

Oznacza to, że jeżeli strony zawarły zwykłą umowę najmu przez wymianę e-maili albo skanów, wypowiedzenie lub porozumienie rozwiązujące umowę również może zostać dokonane w formie dokumentowej, chyba że w umowie wskazano surowsze wymogi. Warto więc świadomie uregulować w umowie, na jakie adresy e-mail można doręczać oświadczenia i kiedy uznaje się je za doręczone.

FAQ

Czy cudzoziemiec może podpisać umowę najmu przed przyjazdem do Polski?

Tak. Nie ma ogólnego zakazu podpisania umowy najmu z osobą, która w chwili podpisania przebywa za granicą. Trzeba jednak prawidłowo ustalić jej tożsamość, warunki umowy i sposób przekazania lokalu.

Czy skan podpisanej umowy najmu jest ważny?

Przy zwykłej umowie najmu zawieranej na krótki okres skan może wystarczyć do zachowania formy dokumentowej. Nie zawsze będzie jednak równoważny formie pisemnej. Przy umowie najmu lokalu na czas dłuższy niż rok forma ma szczególne znaczenie ze względu na art. 660 Kodeksu cywilnego.

Czy umowa najmu z cudzoziemcem musi być dwujęzyczna?

Przepisy nie nakazują automatycznie sporządzania umowy w dwóch językach. Dla bezpieczeństwa warto jednak przygotować wersję zrozumiałą dla najemcy albo dodać oświadczenie, że najemca zapoznał się z treścią umowy, rozumie ją i akceptuje jej warunki.

Czy właściciel powinien sprawdzać legalność pobytu cudzoziemca?

W zwykłym najmie właściciel nie prowadzi postępowania legalizacyjnego za cudzoziemca, ale powinien zachować rozsądną ostrożność. Warto zweryfikować dokument tożsamości, dane do umowy, cel najmu i okres pobytu. Legalność pobytu jest odrębną kwestią od samej ważności umowy najmu.

Czy można podpisać najem okazjonalny z obywatelem Ukrainy?

Tak, ale trzeba spełnić wymogi ustawy o ochronie praw lokatorów. Umowa musi być pisemna, a najemca powinien złożyć wymagane oświadczenia, w tym oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. W praktyce problemem może być wskazanie lokalu, do którego najemca będzie mógł się wyprowadzić.

Podsumowanie

Zdalne zawarcie zwykłej umowy najmu z obcokrajowcem jest dopuszczalne i w wielu sytuacjach praktyczne. Najważniejsze jest ustalenie, czy wystarczy forma dokumentowa, czy z uwagi na czas trwania umowy albo rodzaj najmu potrzebna jest forma pisemna lub szczególne dokumenty.

Właściciel powinien zadbać o identyfikację najemcy, jasne postanowienia umowy, potwierdzenie zapłaty kaucji i czynszu, protokół przekazania lokalu oraz zgodę dotychczasowego najemcy, jeżeli nowa osoba ma zamieszkać w już wynajętym mieszkaniu. Przy najmie okazjonalnym nie wolno ograniczyć się do zwykłej wymiany skanów, ponieważ przepisy wymagają dodatkowych formalności.

Źródła

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93, w szczególności art. 77, art. 77², art. 77³, art. 78, art. 78¹ i art. 660.

2. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego - Dz.U. 2001 nr 71 poz. 733, w szczególności przepisy o najmie okazjonalnym lokalu.

3. Komenda Główna Straży Granicznej - informacje dotyczące statusu UKR i zasad ochrony czasowej dla obywateli Ukrainy.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.