Wynajem mieszkania obcokrajowcom - zawarcie zdalnie umowy przed przyjazdem do Polski

Wynajęcie przez obcokrajowca mieszkania na odległość

Może na wstępie wskażę, że nie istnieją jakieś ogólne uregulowania co do wynajmu mieszkania obcokrajowcowi. Umowa najmu zawierana z obcokrajowcem (w tym przypadku z Ukraińcem) nie stanowi szczególnego typu umowy odbiegającego od tych, jakie zawierane są z Polakami. W szczególności nie dotyczą jej odmienne regulacje prawne ani też nie ma obowiązku dokonywania żadnych formalności związanych z inną sytuacją obywatela ukraińskiego od polskiego. Zaleca się jedynie, aby umowa była sporządzona w dwóch językach (polskim i ukraińskim), aby wynajmujący rozumiał jej treść, ale równie dobrze może być tylko wersja polska z dodatkowym zapisem, że najmujący zrozumiał treść umowy i godzi się na jej warunki.

Nie ma nic szczególnego w tym, że obcokrajowcy rozpoczynają poszukiwanie swojego przyszłego mieszkania jeszcze przed przyjazdem do Polski. Część spośród nich chce mieć gdzie się zatrzymać zaraz po przyjeździe. Takie osoby decydują się na wynajem mieszkania na odległość – wysłanie opłaty rezerwacyjnej i zdalne podpisanie umowy przedwstępnej. Pozostaje już tylko umówienie się na podpisanie umowy najmu oraz przekazanie kluczy do lokalu.

Zdalne zawarcie umowy najmu

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby samą umowę najmu podpisać zdalnie. Podstawową zasadą dotyczącą wyboru formy dla umowy jest zasada swobody formy. Od kilku lat można zawrzeć umowę w tzw. formie dokumentowej. Z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie umowa może być bowiem zawarta w dowolnej formie, zatem również w formie dokumentowej. Zgodnie bowiem z art. 77² Kodeksu cywilnego (K.c.):

„Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.”

Dokument jest z kolei zdefiniowany przez art. 77³ K.c.: „Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”.

Do zachowania dokumentowej formy wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest zaś nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Zatem za oświadczenia złożone w formie dokumentowej uznawać można: wiadomości przesłane za pośrednictwem poczty e-mail, dokumenty opatrzone niewłasnoręcznym podpisem (faksymile), dokumenty podpisane za pomocą niekwalifikowanego podpisu elektronicznego czy też dokumenty podpisane Profilem Zaufanym (ePUAP).

W praktyce mamy z taką umową do czynienia, gdy strony umowy ustalą jej warunki poprzez wymianę e-maili czy wiadomości za pośrednictwem innych komunikatorów internetowych albo też gdy podpiszą plik zawierający treść umowy Profilem Zaufanym (ePUAP).

Warunki prawidłowego zawarcia umowy na odległość

Umowa zawarta przez Internet, aby była ważna:

• musi dotyczyć spraw, dla których przepisy nie wymagają zachowania dla danej umowy formy pisemnej pod rygorem nieważności (umowa sprzedaży nieruchomości, przenoszenia autorskich praw majątkowych, udzielenia licencji wyłącznej),
• druga strona musi jednoznacznie wyrazić wolę jej zawarcia.

Treść decyzji, umowy może być wyrażona za pośrednictwem:

• wiadomości e-mail,
• skanów dokumentów,
• nagrań audio,
• nagrań video,
• plików tekstowych,
• zdjęć,
• plików pdf,
• arkuszy kalkulacyjnych,
• publikacji na portalach społecznościowych,
• wiadomości na chacie,
• akceptacji i wysyłce formularzy na stronie internetowej.

Zatem wymóg formy dokumentowej czynności prawnej (np. zawarcie umowy) będzie spełniony w razie skierowania z przypisanych do konkretnych osób skrzynek mailowych wiadomości elektronicznych, zawierających oświadczenia woli wyrażające chęć zawarcia umowy. Sama zaś pojedyncza wiadomość mailowa będzie miała charakter dokumentu.

Zachowanie formy dokumentowej umowy i rozwiązania umowy

Warto pamiętać, że zgodnie z art. 77 § 2 K.c., jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę. Innymi słowy, jeżeli nie istnieje szczególna regulacja ustawowa lub umowna, forma dokumentowa będzie wystarczająca dla zakończenia umowy zawartej nie tylko w formie dokumentowej, ale również w formie pisemnej albo elektronicznej.

Sądzę więc, że doskonale sobie Pani poradzi. Jedyna trudność, jaką ewentualnie można tu dostrzec, to fakt, że na to mieszkanie jest już zwarta umowa z osobą z Białorusi, zatem tak naprawdę to osoba z Białorusi za Pani zgodą mogłaby podnająć to mieszkanie osobie z Ukrainy, chyba że wynajęła jej Pani tylko część mieszkania. Ewentualnie za zgodą osoby z Białorusi można „dokwaterować” osobę z Ukrainy.

Zatem może Pani sporządzić i podpisać umowę, a następnie jej zdjęcie (skan) przesłać drogą mailową wynajmującemu i on zrobi to samo, czyli podpisze swój egzemplarz i odeśle go Pani. Proszę jeszcze pamiętać, aby w umowie znalazł się zapis mówiący o dokumentowej formie zawarcia umowy. Na przykład może być to takie zdanie: „Umowa została zawarta w formie dokumentowej. Wszelkie zmiany jej treści będą dokonywane w tej samej formie.”

Zobacz również: Wypowiedzenie umowy najmu mieszkania w trybie natychmiastowym

Jeśli masz podobny problem prawny, zadaj pytanie naszemu prawnikowi (przygotowujemy też pisma) w formularzu poniżej  ▼▼▼