Najem okazjonalny dla obywateli Ukrainy po zmianach w 2026 r.

Pan Edward zamierza wynająć mieszkanie rodzinie z Ukrainy. Mąż pracuje w Polsce od kilku lat jako kierowca i ma zameldowanie pod adresem pracodawcy. Żona z dziećmi przyjechała po wybuchu wojny i korzysta z ochrony przysługującej osobom uciekającym z Ukrainy. Pracodawca męża deklaruje gotowość złożenia oświadczenia, że w razie eksmisji rodzina będzie mogła zamieszkać w jego lokalu. Podobny problem pojawia się przy zagadnieniu: wynajem z adresem fundacji.

W takiej sytuacji kluczowe jest ustalenie, kto ma być najemcą i jaki status pobytowy ma ta osoba. Po zmianach obowiązujących od 5 marca 2026 r. nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że najemca jest obywatelem Ukrainy. Uproszczenie odnosi się do najemcy będącego beneficjentem ochrony czasowej.

Najem okazjonalny dla obywateli Ukrainy po 5 marca 2026 r.

W pierwotnym brzmieniu szczególne ułatwienie dla obywateli Ukrainy wynikało z art. 69 ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Przepis ten przewidywał, że przy najmie okazjonalnym zawieranym z określonymi obywatelami Ukrainy nie stosuje się wymogu wskazania innego lokalu oraz przedłożenia zgody właściciela tego lokalu.

Ten przepis nie jest już aktualną podstawą prawną, ponieważ został uchylony od 5 marca 2026 r. Obecnie analogiczne rozwiązanie znajduje się w art. 112e ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z tym przepisem do zawarcia umowy najmu okazjonalnego lokalu przez najemcę będącego beneficjentem ochrony czasowej nie stosuje się art. 19a ust. 2 pkt 2 i 3, art. 19a ust. 3 oraz art. 19d ust. 5 ustawy o ochronie praw lokatorów.

Praktycznie oznacza to, że osoba korzystająca z ochrony czasowej nie musi wskazywać lokalu, do którego wyprowadzi się po zakończeniu najmu, ani przedstawiać oświadczenia właściciela takiego lokalu. W typowej umowie najmu okazjonalnego takie wskazanie lokalu zastępczego jest jednym z podstawowych załączników, ale w tej szczególnej sytuacji obowiązek ten został wyłączony.

Kto może skorzystać z uproszczenia?

Uproszczenie nie obejmuje automatycznie każdej osoby z ukraińskim obywatelstwem. Decydujące jest to, czy najemca jest beneficjentem ochrony czasowej. W praktyce trzeba więc sprawdzić dokumenty pobytowe, status PESEL UKR albo inne dokumenty potwierdzające podstawę legalnego pobytu i ochrony.

Jeżeli umowę ma podpisać żona pana Edwarda, która korzysta z ochrony czasowej, można zastosować uproszczone zasady. Jeżeli natomiast wyłącznym najemcą miałby być mąż, który pracuje w Polsce od kilku lat i nie korzysta z ochrony czasowej, trzeba ostrożnie ocenić, czy spełnia warunki z art. 112e. W razie wątpliwości bezpieczniej jest albo zebrać komplet standardowych załączników, albo tak ułożyć umowę, aby stroną najmu była osoba objęta ochroną czasową. Przy większej liczbie dorosłych mieszkańców warto też przemyśleć, czy właściwy będzie najem okazjonalny z jednym najemcą, czy podpisanie umowy przez oboje małżonków.

Jakie dokumenty są potrzebne do umowy?

Wynajmujący powinien przygotować przede wszystkim pisemną umowę najmu okazjonalnego. Taka umowa może dotyczyć lokalu mieszkalnego i powinna być zawarta na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat. Z tej formy korzysta właściciel będący osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali.

Do umowy nadal potrzebne jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje się opróżnić oraz wydać lokal w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. Tego wymogu art. 112e nie uchyla. Brak aktu notarialnego pozbawia właściciela najważniejszego zabezpieczenia, czyli uproszczonej drogi do egzekucji po zakończeniu umowy.

Przy beneficjencie ochrony czasowej nie trzeba natomiast dołączać dwóch dokumentów typowych dla zwykłego najmu okazjonalnego: wskazania innego lokalu oraz zgody właściciela tego lokalu na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających. Deklaracja pracodawcy męża pana Edwarda może więc być dodatkowym zabezpieczeniem organizacyjnym, ale co do zasady nie jest koniecznym załącznikiem, jeżeli najemcą jest osoba objęta ochroną czasową.

Czy umowa musi być dwujęzyczna?

Przepisy nie wymagają, aby umowa najmu okazjonalnego z obywatelem Ukrainy była sporządzona w dwóch językach. Dla ważności umowy wystarczy zachowanie wymaganej formy pisemnej oraz dołączenie aktu notarialnego najemcy. W praktyce jednak wersja polsko-ukraińska albo przynajmniej tłumaczenie najważniejszych postanowień jest bardzo wskazane.

Jeżeli najemca nie zna języka polskiego, powinien mieć realną możliwość zrozumienia umowy, jej załączników, zasad płatności, kaucji, odpowiedzialności za szkody, wypowiedzenia i obowiązku opróżnienia lokalu. Przy czynności notarialnej notariusz może wymagać udziału tłumacza przysięgłego, jeżeli osoba składająca oświadczenie nie włada językiem polskim w stopniu pozwalającym na świadome złożenie oświadczenia.

Zameldowanie, dzieci i osoby mieszkające z najemcą

Zameldowanie nie tworzy prawa własności ani samodzielnego prawa do lokalu. Jest czynnością ewidencyjną, która potwierdza miejsce pobytu. Nie należy jednak lekceważyć tej kwestii w praktyce, bo po zakończeniu najmu właściciel może potrzebować przeprowadzić procedurę administracyjną, jeżeli lokator nie wymelduje się dobrowolnie. Właściciel, który obawia się skutków meldunku, powinien znać zasady postępowania o wymeldowanie byłego lokatora.

Dzieci najemców zwykle nie są stroną umowy. W umowie warto jednak wskazać, kto będzie zamieszkiwał w lokalu razem z najemcą. Jeżeli stroną umowy miałaby być osoba małoletnia, sprawa wymagałaby odrębnej analizy, ponieważ wynajem osobie niepełnoletniej wiąże się z dodatkowymi wymogami dotyczącymi przedstawicieli ustawowych i zakresu zgód.

Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego

Właściciel powinien zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania właściciela. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Na żądanie najemcy właściciel powinien przedstawić potwierdzenie zgłoszenia.

Niedochowanie tego obowiązku nie oznacza automatycznie, że najemca może mieszkać bez umowy. Powoduje jednak poważny skutek dla właściciela: nie skorzysta on z pełnego reżimu najmu okazjonalnego, w tym z ułatwień dotyczących opróżnienia lokalu. Z perspektywy wynajmującego zgłoszenie do urzędu skarbowego jest więc jednym z najważniejszych elementów bezpieczeństwa.

Czas trwania, kaucja i przedłużenie umowy

Najem okazjonalny zawiera się na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. W umowie warto precyzyjnie wskazać datę rozpoczęcia i zakończenia najmu, wysokość czynszu, opłat niezależnych od właściciela, termin płatności, zasady rozliczenia mediów, wysokość kaucji oraz przypadki wypowiedzenia umowy.

Kaucja w najmie okazjonalnym nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki z dnia zawarcia umowy. Po opróżnieniu lokalu powinna zostać rozliczona z należnościami właściciela, np. zaległym czynszem, opłatami lub kosztami napraw szkód. Jeżeli strony chcą kontynuować najem po upływie okresu umowy, trzeba prawidłowo uregulować przedłużenie umowy aneksem albo zawrzeć nową umowę, zależnie od treści dotychczasowych dokumentów i aktu notarialnego.

Co zrobić, gdy najemca nie opuści lokalu?

Jeżeli umowa zostanie rozwiązana albo wygaśnie, a najemca nie opróżni lokalu, właściciel powinien doręczyć mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu. Żądanie powinno wskazywać podstawę zakończenia najmu i wyznaczać termin na opuszczenie mieszkania. Dopiero po bezskutecznym upływie tego terminu właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu.

W przypadku najemcy będącego beneficjentem ochrony czasowej właściciel nie musi dołączać do wniosku dokumentów dotyczących lokalu zastępczego, bo ten wymóg jest wyłączony. Nadal jednak musi wykazać, że istniała ważna umowa najmu okazjonalnego, najem został prawidłowo zgłoszony, a najemca złożył właściwe oświadczenie notarialne.

FAQ

Czy obywatel Ukrainy zawsze jest zwolniony z obowiązku wskazania lokalu zastępczego?

Nie zawsze. Po zmianach z 2026 r. uproszczenie dotyczy najemcy będącego beneficjentem ochrony czasowej. Jeżeli obywatel Ukrainy przebywa w Polsce na innej podstawie i nie korzysta z ochrony czasowej, trzeba rozważyć standardowe wymogi najmu okazjonalnego.

Czy nadal trzeba iść do notariusza?

Tak. Najemca powinien złożyć w formie aktu notarialnego oświadczenie o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu. Przepisy szczególne nie zwalniają z tego obowiązku.

Czy oświadczenie pracodawcy o przyjęciu rodziny do lokalu jest konieczne?

Nie, jeżeli najemcą jest beneficjent ochrony czasowej. Wtedy nie wymaga się wskazania lokalu zastępczego ani zgody jego właściciela. Takie oświadczenie może mieć znaczenie praktyczne, ale nie jest wymaganym załącznikiem do uproszczonego najmu okazjonalnego.

Czy umowa najmu okazjonalnego po ukraińsku jest ważniejsza niż polska?

Nie. Przepisy nie wymagają wersji ukraińskiej. Najbezpieczniej przygotować umowę dwujęzyczną albo polską umowę z tłumaczeniem, wskazując, która wersja rozstrzyga w razie rozbieżności.

Czy najem okazjonalny trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Tak. Właściciel powinien zgłosić najem okazjonalny właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia znacząco osłabia ochronę właściciela.

Podsumowanie

Pan Edward może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego z rodziną z Ukrainy, ale powinien najpierw ustalić, kto formalnie będzie najemcą i czy ta osoba jest beneficjentem ochrony czasowej. Jeżeli tak, nie trzeba wskazywać lokalu zastępczego ani przedstawiać zgody jego właściciela. Nadal konieczna jest pisemna umowa, akt notarialny najemcy o poddaniu się egzekucji oraz terminowe zgłoszenie najmu do urzędu skarbowego.

Umowa dwujęzyczna nie jest warunkiem ważności, lecz w praktyce jest rozwiązaniem bezpieczniejszym. Pozwala uniknąć zarzutu, że najemca nie rozumiał swoich obowiązków, szczególnie przy kaucji, zasadach wypowiedzenia i oświadczeniu notarialnym.