Zmiana lokatorów w najmie okazjonalnym a zgłoszenie do urzędu skarbowego

Stan prawny aktualny na 22 maja 2026 r.

Czy zmiana lokatorów oznacza nową umowę najmu okazjonalnego?

Jeżeli dotychczasowi najemcy wyprowadzili się, a właściciel podpisuje umowę z innymi osobami, nie jest to zwykła kontynuacja starego najmu. W praktyce mamy do czynienia z nowym stosunkiem najmu, bo zmienia się strona umowy. W takiej sytuacji trzeba przygotować nową umowę najmu okazjonalnego wraz z wymaganymi załącznikami i zgłosić jej zawarcie do urzędu skarbowego.

Nie wystarczy więc samo poinformowanie urzędu, że w mieszkaniu mieszkają już inne osoby, jeżeli te osoby mają być nowymi najemcami. Dla zachowania reżimu najmu okazjonalnego istotne jest, aby każda nowa umowa spełniała wymogi z ustawy o ochronie praw lokatorów: była zawarta na piśmie, na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat, a najemca złożył wymagane oświadczenia.

Inaczej można oceniać sytuację, gdy nie zmienia się najemca, a jedynie w lokalu czasowo przebywa dodatkowa osoba za zgodą właściciela. Wtedy trzeba najpierw ustalić, czy doszło tylko do dopuszczenia domownika, czy faktycznie do zmiany strony umowy. Jeżeli nowa osoba ma odpowiadać za czynsz, podpisać umowę i korzystać z ochrony jako najemca, bezpieczniej traktować sprawę jak nowy najem okazjonalny.

Kiedy i do którego urzędu zgłosić nową umowę?

Zgodnie z art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu.

Najważniejsze jest prawidłowe ustalenie dnia rozpoczęcia najmu. Nie zawsze będzie to dzień podpisania umowy. Jeżeli strony podpisały umowę 1 czerwca, ale w umowie wskazały, że najem rozpoczyna się 15 czerwca i tego dnia lokal zostaje wydany najemcy, termin 14 dni należy liczyć od rozpoczęcia najmu, czyli od 15 czerwca. W praktyce warto zachować umowę, protokół przekazania lokalu oraz potwierdzenie wysłania lub złożenia zgłoszenia.

Ustawa nie narzuca jednego urzędowego formularza zgłoszenia. Pismo powinno jednak pozwalać urzędowi jednoznacznie ustalić, kto jest właścicielem, kto jest najemcą, jakiego lokalu dotyczy umowa, kiedy została zawarta i od kiedy rozpoczął się najem. Zgłoszenie można złożyć w urzędzie, wysłać pocztą albo - jeżeli dany sposób komunikacji jest dostępny - przesłać elektronicznie, zachowując urzędowe potwierdzenie nadania lub odbioru.

Czy można zgłosić umowę za wcześnie albo po terminie?

Przepis mówi o terminie liczonym od dnia rozpoczęcia najmu. Z tego powodu najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest złożenie zgłoszenia po rozpoczęciu najmu, ale przed upływem 14 dni. Zbyt wczesne zgłoszenie, dokonane jeszcze przed rozpoczęciem najmu, może prowadzić do sporu, czy obowiązek z art. 19b został wykonany prawidłowo. Jeżeli właściciel wysłał zawiadomienie przedwcześnie, praktycznym rozwiązaniem jest ponowienie zgłoszenia już po rozpoczęciu najmu, o ile nadal mieści się w terminie.

Spóźnione zgłoszenie jest ryzykowne. Ustawa przewiduje, że w razie niedopełnienia obowiązku zgłoszenia nie stosuje się art. 19c i art. 19d ustawy o ochronie praw lokatorów. W praktyce może to oznaczać utratę najważniejszego atutu najmu okazjonalnego, czyli uproszczonej ścieżki dochodzenia opróżnienia lokalu na podstawie aktu notarialnego najemcy.

Jeżeli zgłoszenie trafiło do niewłaściwego urzędu, warto jak najszybciej ustalić, czy zostało przekazane właściwemu naczelnikowi i czy stało się to w terminie. Dla bezpieczeństwa właściciel powinien zachować dowody nadania, UPO, potwierdzenie wpływu oraz kopię pisma.

Przedłużenie umowy z tymi samymi najemcami

Jeżeli strony pozostają te same i chcą jedynie przedłużyć czas trwania dotychczasowej umowy, zwykle nie podpisuje się nowej umowy, lecz aneks. Przedłużenie umowy aneksem nie jest co do zasady zawarciem nowej umowy, dlatego samo przedłużenie najmu z tym samym najemcą nie powinno wymagać ponownego zgłoszenia do urzędu skarbowego.

Trzeba jednak pamiętać, że umowa najmu okazjonalnego i jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeżeli strony przedłużają umowę, zmieniają czynsz, doprecyzowują osoby uprawnione do zamieszkiwania albo inne istotne warunki, powinny zrobić to w pisemnym aneksie podpisanym przez strony.

Zmiana osób mieszkających w lokalu a zmiana najemcy

Nie każda zmiana osób przebywających w mieszkaniu oznacza automatycznie zmianę najemcy. Należy odróżnić osobę, która jest stroną umowy i odpowiada za czynsz, od osoby, która tylko mieszka z najemcą. W najmie okazjonalnym ma to znaczenie także dlatego, że oświadczenie o poddaniu się egzekucji, wskazanie lokalu zastępczego i zgoda właściciela tego lokalu dotyczą najemcy oraz osób z nim zamieszkujących.

Jeżeli najemca chce wprowadzić do mieszkania inną osobę albo oddać lokal osobie trzeciej, trzeba sprawdzić umowę i przepisy. Bez zgody właściciela wynajęcie, podnajęcie albo oddanie lokalu do bezpłatnego używania innej osobie może stanowić podstawę wypowiedzenia. Szerzej omawiamy to w artykule o tym, kiedy dopuszczalne jest udostępnienie lokalu osobie trzeciej.

Jakie dokumenty przygotować przy nowych najemcach?

Przy nowych lokatorach, którzy mają być nowymi najemcami, właściciel powinien przygotować komplet dokumentów jak przy nowej umowie najmu okazjonalnego. Sama poprzednia umowa, poprzednie oświadczenie notarialne i poprzednie zgłoszenie do urzędu skarbowego nie zabezpieczają właściciela wobec nowych osób.

• pisemną umowę najmu okazjonalnego na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat,
• oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia oraz wydania lokalu,
• wskazanie przez najemcę lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie egzekucji,
• oświadczenie właściciela lub osoby mającej tytuł prawny do wskazanego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących,
• protokół przekazania lokalu oraz potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.

Kaucja nie jest obowiązkowa, ale może być przewidziana w umowie. W najmie okazjonalnym nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Kaucję zwraca się w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela.

Czy trzeba zgłaszać zakończenie poprzedniej umowy?

Przepisy o najmie okazjonalnym nakładają na właściciela obowiązek zgłoszenia zawarcia umowy, a nie jej zakończenia. Nie ma więc ustawowego obowiązku składania do urzędu skarbowego pisma o wygaśnięciu, rozwiązaniu albo zakończeniu poprzedniej umowy najmu okazjonalnego.

Nie oznacza to jednak, że zakończenie najmu można pozostawić bez dokumentów. Właściciel powinien zadbać o pisemne potwierdzenie zwrotu lokalu, rozliczenie kaucji, liczników, zaległości czynszowych oraz ewentualnych szkód. Rozliczenie podatku od przychodów z najmu jest odrębną kwestią od zgłoszenia umowy jako najmu okazjonalnego.

Co grozi za brak zgłoszenia nowej umowy?

Brak zgłoszenia nowej umowy najmu okazjonalnego w terminie 14 dni nie oznacza automatycznie, że strony w ogóle nie zawarły umowy najmu. Umowa może nadal wiązać strony jako umowa cywilna, ale właściciel traci ochronę wynikającą z przepisów o najmie okazjonalnym w zakresie, w jakim ustawa uzależnia ją od zgłoszenia.

Najbardziej praktyczny skutek dotyczy opróżnienia lokalu. Do wniosku o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu właściciel musi dołączyć m.in. potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. Jeżeli go nie ma, szybka ścieżka egzekucyjna może okazać się niedostępna, a właściciel będzie zmuszony korzystać z bardziej czasochłonnych instrumentów prawnych.

FAQ

Źródła

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 19a-19e - tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.