Zmiana lokatorów w najmie okazjonalnym a zgłoszenie do urzędu skarbowego

Stan prawny aktualny na 3 września 2026 r.

Czy zmiana lokatorów oznacza nową umowę najmu okazjonalnego?

Jeżeli dotychczasowi najemcy wyprowadzili się, a właściciel zawiera umowę z innymi osobami, nie jest to zwykła kontynuacja starego najmu. Co do zasady powstaje nowy stosunek najmu, ponieważ zmienia się strona umowy. W takiej sytuacji trzeba przygotować nową umowę najmu okazjonalnego wraz z wymaganymi załącznikami i zgłosić jej zawarcie do urzędu skarbowego.

Nie wystarczy samo poinformowanie urzędu, że w mieszkaniu przebywają inne osoby, jeżeli osoby te mają stać się nowymi najemcami. Dla zachowania reżimu najmu okazjonalnego nowa umowa powinna spełniać wymogi ustawy o ochronie praw lokatorów: być zawarta na piśmie, na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat, a najemca powinien złożyć wymagane oświadczenia.

Inaczej należy ocenić sytuację, gdy najemca się nie zmienia, a w lokalu pojawia się jedynie dodatkowy domownik. Sam fakt zamieszkiwania nie czyni tej osoby stroną umowy. Trzeba odróżnić osobę mieszkającą z najemcą od osoby, która wstępuje w rolę najemcy, podpisuje umowę i przyjmuje obowiązek zapłaty czynszu.

Kiedy i do którego urzędu zgłosić nową umowę?

Zgodnie z art. 19b ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela. Ustawowy termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu.

Dzień rozpoczęcia najmu nie musi być dniem podpisania umowy. Jeżeli strony podpisały umowę 1 czerwca, ale wskazały, że najem rozpoczyna się 15 czerwca, ustawowy termin liczy się od 15 czerwca. Dobrze, aby sama umowa, protokół wydania lokalu i zgłoszenie nie pozostawiały wątpliwości, od kiedy najem faktycznie i umownie się rozpoczął.

Ustawa nie określa jednego obowiązkowego formularza zgłoszenia. Zawiadomienie powinno jednak pozwalać jednoznacznie ustalić właściciela, najemcę, lokal, zawartą umowę oraz datę rozpoczęcia najmu. Właściciel powinien zachować kopię zgłoszenia i dowód jego skutecznego złożenia. Samo zgłoszenie najmu okazjonalnego jest odrębne od rozliczeń podatkowych; stawki ryczałtu, terminy wpłat i PIT-28 omawia poradnik podatek od najmu prywatnego 2026.

Czy można zgłosić umowę przed rozpoczęciem najmu albo po terminie?

Art. 19b ust. 1 wyznacza termin przez wskazanie, że zgłoszenie ma nastąpić w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Przepis nie stanowi jednak, że zawiadomienie złożone po zawarciu umowy, lecz przed umownym dniem rozpoczęcia najmu, jest z tego powodu nieważne lub nieskuteczne.

Dlatego nie ma podstaw, aby samo wcześniejsze zgłoszenie automatycznie traktować jako wadliwe ani aby standardowo wymagać ponownego zawiadomienia wyłącznie dlatego, że pierwsze pismo wpłynęło przed rozpoczęciem najmu. Najważniejsze jest, aby zgłoszenie dotyczyło już zawartej umowy, jednoznacznie wskazywało datę rozpoczęcia najmu i trafiło do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Jeżeli treść wcześniejszego pisma była niepełna, błędna albo nie pozwalała zidentyfikować umowy, ponowne lub uzupełniające zawiadomienie może być praktyką zabezpieczającą, ale nie wynika z samego faktu wcześniejszego złożenia zgłoszenia.

Inaczej należy ocenić zgłoszenie dokonane po upływie ustawowego terminu. Art. 19b ust. 3 przewiduje, że w razie niedopełnienia obowiązku zgłoszenia nie stosuje się art. 19c i art. 19d ustawy. Dla właściciela oznacza to utratę szczególnych mechanizmów związanych z najmem okazjonalnym, w tym uproszczonej procedury prowadzącej do opróżnienia lokalu na podstawie oświadczenia najemcy w akcie notarialnym.

Przedłużenie umowy z tymi samymi najemcami

Jeżeli strony pozostają te same i chcą jedynie przedłużyć czas trwania dotychczasowej umowy, zwykle robi się to w formie aneksu. Przedłużenie tej samej umowy aneksem nie jest co do zasady zawarciem nowej umowy, dlatego samo przedłużenie najmu z tym samym najemcą nie powinno wymagać ponownego zgłoszenia na podstawie art. 19b ust. 1.

Umowa najmu okazjonalnego oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeżeli strony przedłużają okres najmu, zmieniają czynsz albo inne warunki, powinny ująć zmianę w pisemnym aneksie. Więcej na ten temat wyjaśnia artykuł o przedłużeniu umowy aneksem.

Zmiana osób mieszkających w lokalu a zmiana najemcy

Nie każda zmiana osób przebywających w mieszkaniu oznacza zmianę najemcy. Najemcą jest osoba będąca stroną umowy; inna osoba może jedynie mieszkać z najemcą. W najmie okazjonalnym rozróżnienie to ma znaczenie również dla dokumentów dotyczących opróżnienia lokalu oraz wskazania lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać w razie egzekucji.

Jeżeli najemca chce oddać lokal lub jego część osobie trzeciej, trzeba sprawdzić umowę i przepisy. Bez wymaganej zgody właściciela podnajem albo oddanie lokalu do bezpłatnego używania może rodzić konsekwencje dla trwania umowy. Szerzej omawia to artykuł o udostępnieniu lokalu osobie trzeciej.

Jakie dokumenty przygotować przy nowych najemcach?

Jeżeli nowi lokatorzy mają być nowymi najemcami, właściciel powinien przygotować komplet dokumentów właściwych dla nowej umowy najmu okazjonalnego. Dokumenty poprzednich najemców nie zabezpieczają właściciela wobec nowych osób.

• pisemną umowę najmu okazjonalnego na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat,
• oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia oraz wydania lokalu,
• wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu,
• oświadczenie właściciela tego lokalu albo osoby posiadającej do niego tytuł prawny o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących,
• protokół przekazania lokalu oraz potwierdzenie zgłoszenia zawarcia umowy do urzędu skarbowego.

Kaucja nie jest obowiązkowa, ale może zostać przewidziana w umowie. W najmie okazjonalnym nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Kaucję zwraca się w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela. Jeżeli trzeba ocenić znaczenie braków w dokumentach, pomocny jest też artykuł o braku aktu notarialnego i kaucji.

Czy trzeba zgłaszać zakończenie poprzedniej umowy?

Art. 19b nakłada na właściciela obowiązek zgłoszenia zawarcia umowy najmu okazjonalnego, a nie jej zakończenia. Nie ma więc odrębnego obowiązku zawiadamiania urzędu skarbowego o wygaśnięciu, rozwiązaniu albo zakończeniu poprzedniej umowy tylko na podstawie tego przepisu.

Zakończenie najmu warto jednak dobrze udokumentować: protokołem zwrotu lokalu, rozliczeniem kaucji, liczników, zaległości oraz ewentualnych szkód. Są to kwestie odrębne od zgłoszenia nowej umowy jako najmu okazjonalnego.

Co grozi za brak zgłoszenia nowej umowy?

Brak zgłoszenia w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu nie oznacza automatycznie nieważności samej umowy najmu. Powoduje jednak, że właściciel nie może korzystać z szczególnych skutków określonych w art. 19c i art. 19d ustawy.

Najbardziej praktyczna konsekwencja dotyczy opróżnienia lokalu. Do wniosku o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu najemcy właściciel dołącza m.in. potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. Bez tego potwierdzenia uproszczona ścieżka przewidziana dla najmu okazjonalnego może być niedostępna.

FAQ

Czy przy każdej zmianie lokatora trzeba zgłosić umowę do urzędu skarbowego?

Nie. Jeżeli nowa osoba staje się najemcą i dochodzi do zawarcia z nią nowej umowy najmu okazjonalnego, należy zgłosić zawarcie tej umowy. Jeżeli osoba jest tylko domownikiem dotychczasowego najemcy, trzeba ocenić umowę i faktyczny charakter jej zamieszkiwania.

Czy zgłoszenie złożone przed rozpoczęciem najmu jest nieważne?

Art. 19b nie przewiduje nieważności ani nieskuteczności zgłoszenia tylko dlatego, że zostało złożone po zawarciu umowy, lecz przed dniem rozpoczęcia najmu. Zgłoszenie powinno jednoznacznie identyfikować zawartą umowę i wskazywać datę rozpoczęcia najmu. Sam wcześniejszy termin złożenia nie tworzy ustawowego obowiązku ponowienia zawiadomienia.

Czy przedłużenie umowy najmu okazjonalnego wymaga ponownego zgłoszenia?

Co do zasady nie, jeżeli strony są te same i podpisują pisemny aneks przedłużający czas trwania dotychczasowej umowy. Inaczej może być, gdy dokument nazwany aneksem faktycznie wprowadza nowego najemcę albo zastępuje dotychczasową umowę nową.

Od kiedy liczyć 14 dni na zgłoszenie najmu okazjonalnego?

Termin liczy się od dnia rozpoczęcia najmu. Nie musi to być dzień podpisania umowy, jeżeli strony przewidziały późniejszą datę rozpoczęcia najmu.

Czy trzeba zgłaszać zakończenie poprzedniego najmu okazjonalnego?

Nie ma takiego odrębnego obowiązku w art. 19b. Właściciel powinien jednak zachować dokumenty potwierdzające zakończenie najmu, zwrot lokalu oraz rozliczenia z najemcą.

Czy brak zgłoszenia unieważnia umowę?

Brak zgłoszenia nie powoduje automatycznie nieważności umowy najmu, ale właściciel traci szczególne skutki przewidziane dla prawidłowo zgłoszonego najmu okazjonalnego, w tym możliwość korzystania z procedury z art. 19d.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 19a-19e - tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795.