Kolejna umowa najmu na czas oznaczony – jak zabezpieczyć wynajmującego?

Czy można zawrzeć kolejną umowę najmu na czas oznaczony?

Tak. Sam fakt, że między tymi samymi stronami była już jedna albo kilka umów najmu na czas oznaczony, nie powoduje automatycznie obowiązku zawarcia następnej umowy na czas nieoznaczony. W najmie nie obowiązuje mechanizm podobny do prawa pracy, w którym kolejna umowa terminowa może z mocy prawa przekształcić się w umowę bezterminową.

Trzeba jednak pilnować limitu wynikającego z art. 661 Kodeksu cywilnego. Najem zawarty na czas dłuższy niż 10 lat poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony. Wyjątek dotyczy najmu zawartego między przedsiębiorcami – tam granica wynosi 30 lat. Jeżeli więc wynajmujący jest osobą prywatną, a działalność gospodarczą prowadzi tylko najemca, bezpiecznie należy przyjmować limit 10-letni.

W opisanej sytuacji najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zakończenie obecnej umowy i podpisanie nowej umowy najmu na czas oznaczony, np. na rok, dwa albo kilka lat. W nowej umowie trzeba jasno wskazać datę rozpoczęcia i datę zakończenia najmu oraz unikać zapisów, które mogłyby sugerować automatyczne przedłużanie tej samej umowy bez kontroli wynajmującego.

Nowa umowa czy aneks do dotychczasowej umowy?

Jeżeli celem wynajmującego jest zachowanie umowy terminowej, co do zasady lepsze jest zawarcie nowej umowy niż proste wydłużenie poprzedniej. Aneks, który tylko przesuwa datę końcową, może zostać potraktowany jako kontynuacja tej samej umowy. Jeżeli łączny okres trwania tak przedłużanej umowy przekroczyłby ustawowy limit, po upływie 10 lat mogłoby dojść do uznania jej za umowę na czas nieoznaczony.

Nie oznacza to, że każdy aneks jest nieważny albo zawsze niebezpieczny. Ryzyko zależy od treści dokumentu, czasu trwania najmu i tego, czy strony tworzą nowy stosunek najmu, czy tylko wydłużają poprzedni. W praktyce, gdy wynajmujący chce uniknąć sporu, powinien doprowadzić obecną umowę do końca, rozliczyć ją, a następnie podpisać odrębną umowę na nowy okres.

Uważać trzeba również na automatyczne odnowienie umowy. Klauzula prolongacyjna w umowie najmu może być przydatna, ale źle sformułowana odbiera wynajmującemu kontrolę nad tym, czy najem ma rzeczywiście trwać dalej i na jakich warunkach.

Milczące przedłużenie najmu po upływie terminu

Osobnym ryzykiem jest sytuacja, w której umowa terminowa wygasa, ale najemca nadal korzysta z lokalu, a wynajmujący to akceptuje, przyjmuje czynsz i nie podejmuje żadnych działań. Zgodnie z art. 674 Kodeksu cywilnego, jeżeli po upływie terminu oznaczonego w umowie najemca używa nadal rzeczy za zgodą wynajmującego, poczytuje się w razie wątpliwości, że najem został przedłużony na czas nieoznaczony.

Dlatego przed końcem umowy warto pisemnie ustalić, co dalej: albo lokal ma zostać wydany, albo strony podpisują nową umowę od konkretnej daty. Samo dalsze wystawianie rachunków, przyjmowanie czynszu i tolerowanie korzystania z mieszkania może później utrudnić twierdzenie, że najem definitywnie się zakończył.

Podnajem mieszkania pracownikom najemcy

W przedstawionej sprawie szczególnie ważne jest to, że osoba zawierająca umowę sama nie mieszka w lokalu, lecz udostępnia go pracownikom. Przy lokalu mieszkalnym zastosowanie ma art. 688² Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym bez zgody wynajmującego najemca nie może oddać lokalu lub jego części do bezpłatnego używania ani go podnająć. Skoro taki model jest planowany, zgoda powinna być wyraźna i szczegółowo opisana w umowie.

Warto zastrzec, że lokal może być wykorzystywany wyłącznie na cele mieszkaniowe wskazanych pracowników, bez prowadzenia w nim działalności biurowej, magazynowej albo usługowej. Dobrą praktyką jest zobowiązanie najemcy do przekazywania aktualnej listy osób faktycznie mieszkających w lokalu, zakaz dalszego podnajmu bez pisemnej zgody oraz odpowiedzialność najemcy za działania i zaniechania osób, którym udostępnia mieszkanie.

Jeżeli najemcą jest osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, wpis do CEIDG nie tworzy odrębnego podmiotu. Stroną umowy pozostaje ta osoba fizyczna, ale można opisać ją jako przedsiębiorcę, podając firmę, NIP, PESEL i adres do doręczeń. Jeżeli pozostaje w małżeńskiej wspólności majątkowej, warto rozważyć dodatkową zgodę małżonka albo jego przystąpienie do zabezpieczenia zobowiązań, zwłaszcza przy wysokiej kaucji lub większym ryzyku zaległości.

Jak zabezpieczyć nową umowę najmu?

Nowa umowa powinna być możliwie konkretna. Poza oznaczeniem stron, lokalu, czynszu i czasu trwania warto wpisać przede wszystkim zasady podnajmu, liczbę osób mogących mieszkać w lokalu, obowiązek zgłaszania zmian użytkowników, zakaz dalszego udostępniania mieszkania, zasady kontroli stanu lokalu po uprzednim uzgodnieniu terminu oraz obowiązek naprawienia szkód wyrządzonych przez osoby korzystające z mieszkania.

Istotne są również zapisy o wcześniejszym wypowiedzeniu. Przy najmie zawartym na czas oznaczony wypowiedzenie przed upływem terminu jest możliwe w przypadkach wskazanych w umowie. Warto więc przewidzieć m.in. zaległości czynszowe, naruszenie zakazu dalszego podnajmu, używanie lokalu niezgodnie z przeznaczeniem, przekroczenie ustalonej liczby mieszkańców, rażące naruszanie porządku domowego, odmowę udostępnienia lokalu do uzasadnionego sprawdzenia jego stanu albo brak aktualizacji danych osób mieszkających.

Dla bezpieczeństwa wynajmującego znaczenie mają także: kaucja, protokół zdawczo-odbiorczy ze zdjęciami, dokładny opis wyposażenia, terminy płatności, odsetki za opóźnienie, adres e-mail i adres pocztowy do doręczeń, obowiązek utrzymania ubezpieczenia OC najemcy, zakaz meldowania osób bez zgody właściciela oraz zapis, że brak nowej pisemnej umowy po upływie terminu oznacza obowiązek wydania lokalu.

Czy najem okazjonalny będzie dobrym rozwiązaniem?

Najem okazjonalny może być korzystny dla właściciela mieszkania, ale nie w każdej konfiguracji. Zgodnie z art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów jest to umowa najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel, będący osobą fizyczną, nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, zawarta na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat. Wymaga też dodatkowych dokumentów, w szczególności oświadczenia najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji co do opróżnienia lokalu.

Osobno omawiamy też zagadnienie: mieszkanie służbowe dla leśniczego.

Jeżeli lokal ma być wynajmowany przedsiębiorcy po to, aby podnajmował go swoim pracownikom, trzeba dokładnie ocenić, czy najem okazjonalny będzie właściwą konstrukcją. Często praktyczniejsze jest zawarcie zwykłej, dobrze zabezpieczonej umowy najmu na czas oznaczony z wyraźnymi postanowieniami dotyczącymi podnajmu i odpowiedzialności najemcy.

FAQ

Podsumowanie

Kolejna umowa najmu na czas oznaczony jest możliwa i w wielu przypadkach będzie najlepszym rozwiązaniem dla wynajmującego, który chce uniknąć umowy bezterminowej. Kluczowe jest jednak formalne zakończenie poprzedniej umowy, podpisanie nowego dokumentu, pilnowanie limitów z art. 661 Kodeksu cywilnego oraz niedopuszczenie do milczącego przedłużenia najmu.

Przy lokalu wynajmowanym osobie prowadzącej działalność gospodarczą na potrzeby jej pracowników umowa powinna dodatkowo regulować podnajem, odpowiedzialność za osoby mieszkające, przypadki wcześniejszego wypowiedzenia i sposób rozliczenia szkód. To właśnie te zapisy w praktyce decydują, czy wynajmujący będzie mógł skutecznie chronić swoje mieszkanie.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 661, art. 673, art. 674 i art. 688² – ISAP.
2. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 19a – ISAP.
3. Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy, w szczególności przepisy dotyczące odpowiedzialności majątkiem wspólnym małżonków – ISAP.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.