Wynajem mieszkania firmie dla pracowników – jak zabezpieczyć umowę

Pani Agata zwróciła się z pytaniem dotyczącym wynajmu mieszkania spółce z o.o. Lokal miał być przeznaczony na cele mieszkaniowe dla pracowników tej firmy. Właścicielka obawiała się przede wszystkim szkód w mieszkaniu, zaległości czynszowych oraz trudności z zakończeniem umowy, gdyby firma albo jej pracownicy nie przestrzegali ustalonych zasad.

Umowa najmu mieszkania z firmą – co trzeba ustalić na początku?

Jeżeli najemcą ma być spółka z o.o. lub inna osoba prawna, stroną umowy jest firma, a nie pracownicy, którzy będą faktycznie mieszkać w lokalu. To ważne, ponieważ czynsz, opłaty, kaucję i odpowiedzialność za szkody należy przypisać bezpośrednio najemcy, czyli firmie.

W umowie warto jednoznacznie wskazać, że lokal jest oddawany do używania wyłącznie na cele mieszkaniowe wskazanych pracowników lub współpracowników najemcy. Dobrą praktyką jest zobowiązanie firmy do podania wynajmującemu imion i nazwisk osób korzystających z mieszkania oraz do aktualizowania tej listy przy każdej zmianie lokatorów.

Umowa powinna regulować w szczególności:

• dane firmy, numer KRS, NIP oraz osoby uprawnione do reprezentacji,
• czas trwania umowy i sposób jej wypowiedzenia,
• wysokość czynszu, opłat eksploatacyjnych i termin płatności,
• kaucję oraz zasady jej rozliczenia,
• zakaz podnajmu lub oddania lokalu osobom trzecim bez zgody właściciela,
• odpowiedzialność firmy za działania osób, którym udostępnia mieszkanie,
• obowiązek utrzymywania lokalu w należytym stanie,
• zasady kontroli stanu lokalu po wcześniejszym uzgodnieniu terminu,
• protokół zdawczo-odbiorczy z dokumentacją wyposażenia i stanu liczników.

Przy takim najmie pomocne może być także precyzyjne uregulowanie, czy pracownicy mogą zmieniać się rotacyjnie, czy każda zmiana wymaga zgody właściciela. Jeżeli w umowie ma pojawić się wskazanie lokalu zastępczego, trzeba pamiętać, że nie zastąpi ono wszystkich wymogów właściwych dla szczególnych typów najmu, takich jak najem okazjonalny.

Czy przy wynajmie firmie można zastosować najem okazjonalny?

Przy wynajmie mieszkania firmie dla pracowników najem okazjonalny co do zasady nie jest właściwym rozwiązaniem praktycznym. Najem okazjonalny został uregulowany jako szczególny typ najmu lokalu mieszkalnego zawieranego przez właściciela będącego osobą fizyczną, nieprowadzącą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat. Konstrukcja ta opiera się m.in. na oświadczeniu najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu.

Gdy najemcą jest spółka z o.o., a faktycznymi użytkownikami lokalu są jej pracownicy, pojawia się problem dopasowania tej konstrukcji do realnego sposobu korzystania z mieszkania. Spółka nie zaspokaja własnych potrzeb mieszkaniowych, a osoby mieszkające w lokalu nie są stroną umowy najmu. Dlatego w praktyce bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zwykła umowa najmu lokalu mieszkalnego zawarta z firmą, z dobrze opisanymi zabezpieczeniami.

Inaczej należy oceniać najem instytucjonalny. Ten rodzaj umowy dotyczy właściciela prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali i również wymaga spełnienia szczególnych warunków ustawowych. Nie będzie więc automatycznie dostępny dla każdego prywatnego właściciela mieszkania.

Jeżeli wynajmujący rozważa natychmiastowe wypowiedzenie najmu okazjonalnego, powinien najpierw ustalić, czy dana umowa rzeczywiście jest skutecznie zawartą umową najmu okazjonalnego, czy jedynie zwykłą umową najmu nazwaną w ten sposób.

Najem na czas oznaczony czy nieoznaczony?

Umowę najmu mieszkania firmie można zawrzeć na czas oznaczony albo nieoznaczony. Wybór zależy od tego, czy właścicielowi bardziej zależy na stabilności najmu, czy na łatwiejszym zakończeniu współpracy.

Przy umowie na czas nieoznaczony zastosowanie ma art. 688 Kodeksu cywilnego. Jeżeli czynsz jest płatny miesięcznie, najem lokalu można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego, chyba że szczególne przepisy ograniczają możliwość wypowiedzenia przez właściciela.

Przy umowie na czas oznaczony trzeba zachować większą ostrożność. Zgodnie z art. 673 § 3 Kodeksu cywilnego, jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie. Oznacza to, że sama formuła „umowa może być wypowiedziana z zachowaniem miesięcznego terminu” może być niewystarczająca, jeżeli nie wskazuje przypadków, w których wypowiedzenie jest dopuszczalne.

W orzecznictwie przyjmuje się, że dopuszczalne jest postanowienie umowy najmu zawartej na czas określony, które pozwala wypowiedzieć ją z „ważnych przyczyn”. Tak wypowiedział się Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 21 listopada 2006 r., sygn. akt III CZP 92/06. Dla bezpieczeństwa warto jednak nie poprzestawać na ogólnym zwrocie, lecz wymienić przykładowe ważne przyczyny.

Do takich przyczyn można zaliczyć m.in. zaległość w zapłacie czynszu lub opłat, używanie lokalu niezgodnie z umową, udostępnienie lokalu osobom niezaakceptowanym przez właściciela, zakłócanie porządku domowego, wyrządzenie szkód w lokalu, brak uzupełnienia kaucji albo naruszenie zakazu podnajmu.

Jeżeli firma chce mieć możliwość wcześniejszego wyjścia z umowy, trzeba to wyraźnie uregulować. W podobnych sprawach często pojawia się problem, czy dopuszczalne jest rozwiązanie najmu bez podania przyczyny i czy druga strona może żądać odszkodowania.

Kaucja i inne zabezpieczenia wynajmującego

Kaucja jest jednym z podstawowych zabezpieczeń właściciela. Zgodnie z art. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów zawarcie umowy najmu może być uzależnione od wpłacenia kaucji zabezpieczającej należności z tytułu najmu lokalu, przysługujące wynajmującemu w dniu opróżnienia lokalu. Kaucja nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki z dnia zawarcia umowy.

Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu albo nabycia jego własności przez najemcę, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu. W praktyce należy więc dokładnie opisać, jakie należności mogą zostać potrącone, np. zaległy czynsz, nieopłacone media, koszty napraw szkód, brakujące wyposażenie albo koszty sprzątania ponad zwykłe zużycie.

Przy najmie dla pracowników firmy warto rozważyć kaucję wyższą niż jednomiesięczny czynsz, zwłaszcza jeżeli w mieszkaniu ma mieszkać kilka osób lub rotacja pracowników będzie duża. Trzeba jednak pamiętać o ustawowym limicie. Szersze omówienie tego problemu znajduje się w materiale: kaucja za wynajem.

Oprócz kaucji można zastosować także inne zabezpieczenia, np. poręczenie wspólnika, gwarancję bankową, dobrowolne poddanie się egzekucji w akcie notarialnym co do zapłaty określonej sumy pieniężnej albo weksel. Każde z tych zabezpieczeń wymaga jednak poprawnego przygotowania, ponieważ źle skonstruowany dokument może okazać się trudny do wykorzystania.

Odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez pracowników

Najważniejsze jest to, aby w umowie znalazł się wyraźny zapis, że firma odpowiada za działania i zaniechania wszystkich osób, którym udostępnia lokal. Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że lokal ma służyć pracownikom. Właściciel powinien mieć możliwość kierowania roszczeń bezpośrednio do najemcy, czyli firmy, bez konieczności ustalania, który pracownik zniszczył konkretny element wyposażenia.

Warto wprowadzić zapis, że najemca odpowiada za szkody powstałe z winy osób korzystających z lokalu, za szkody wynikające z nieprawidłowego używania mieszkania oraz za brak zwrotu lokalu w stanie wynikającym z protokołu, z uwzględnieniem normalnego zużycia.

Bardzo ważny jest protokół zdawczo-odbiorczy. Powinien obejmować stan ścian, podłóg, drzwi, okien, sprzętów AGD, mebli, instalacji, liczników oraz komplet przekazanych kluczy. Warto dołączyć zdjęcia i wskazać, że stan utrwalony w protokole jest podstawą późniejszego rozliczenia.

Zakaz podnajmu i lista osób korzystających z mieszkania

Przy wynajmie firmie trzeba szczególnie pilnować, kto faktycznie mieszka w lokalu. Umowa powinna zakazywać podnajmu, bezpłatnego użyczenia i oddawania lokalu osobom trzecim bez pisemnej zgody wynajmującego. Jeżeli firma potrzebuje elastyczności, można dopuścić zmianę pracowników, ale pod warunkiem wcześniejszego poinformowania właściciela.

Dobrym rozwiązaniem jest załącznik do umowy zawierający listę osób uprawnionych do przebywania w mieszkaniu. Przy większej liczbie mieszkańców lub rotacyjnej obsadzie lokalu warto określić maksymalną liczbę osób, które mogą jednocześnie korzystać z mieszkania.

Jeżeli lokal ma być wynajęty kilku osobom fizycznym zamiast firmie, trzeba inaczej ukształtować odpowiedzialność. W takiej sytuacji pomocny może być osobny materiał omawiający, jak wygląda umowa najmu z kilkoma osobami.

Wypowiedzenie umowy i opróżnienie lokalu

Właściciel powinien odróżnić wypowiedzenie umowy od faktycznego opróżnienia lokalu. Nawet skuteczne wypowiedzenie nie zawsze oznacza, że osoby przebywające w mieszkaniu od razu je opuszczą. Jeżeli lokal jest lokalem mieszkalnym, trzeba brać pod uwagę przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów, zwłaszcza ograniczenia dotyczące wypowiadania stosunku prawnego przez właściciela i wymóg formy pisemnej z podaniem przyczyny w przypadkach objętych tą ustawą.

W umowie należy określić, że po zakończeniu najmu firma ma obowiązek spowodować opróżnienie lokalu przez wszystkie osoby, którym go udostępniła, zwrócić klucze i podpisać protokół zdawczo-odbiorczy. Warto także wskazać karę umowną za bezumowne korzystanie z lokalu po zakończeniu umowy, o ile jej wysokość będzie rozsądna i proporcjonalna.

Jeżeli firma zalega z czynszem, niszczy lokal albo narusza zasady korzystania z mieszkania, właściciel powinien działać pisemnie: wezwać do zapłaty lub usunięcia naruszeń, wyznaczyć odpowiedni termin, a następnie złożyć wypowiedzenie zgodnie z umową i przepisami. Pochopne odcięcie mediów, wymiana zamków albo samodzielne usuwanie rzeczy z lokalu może narazić właściciela na odpowiedzialność.

FAQ

Podsumowanie

Wynajem mieszkania firmie dla pracowników może być korzystny, ale wymaga bardziej szczegółowej umowy niż standardowy najem osobie prywatnej. Najważniejsze jest prawidłowe oznaczenie najemcy, opisanie celu najmu, ograniczenie kręgu osób korzystających z lokalu, ustalenie odpowiedzialności firmy za pracowników oraz zabezpieczenie właściciela kaucją i protokołem zdawczo-odbiorczym.

Właściciel powinien też ostrożnie podejść do wypowiedzenia umowy. Przy najmie na czas oznaczony trzeba wskazać w umowie konkretne przypadki wcześniejszego wypowiedzenia, a przy lokalu mieszkalnym należy pamiętać o przepisach chroniących lokatorów. Dobrze przygotowana umowa znacząco ogranicza ryzyko sporów, ale jej treść powinna być dopasowana do konkretnego modelu najmu i sposobu korzystania z mieszkania.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 353¹, art. 673 i art. 688 – Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 6, art. 11, art. 19a i art. 19f – Dz.U. 2001 nr 71 poz. 733
• Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 21 listopada 2006 r., sygn. akt III CZP 92/06 – dotycząca wypowiedzenia umowy najmu zawartej na czas oznaczony z ważnych przyczyn

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.