KSeF - najważniejsze informacje dla przedsiębiorców

Krajowy System e-Faktur w wielu kręgach wzbudził sporo wątpliwości, jednak większość przedsiębiorców nie musi się go obawiać. Rozliczanie sprzedaży za pomocą systemu jest łatwe i szybkie, a faktury są archiwizowane w KSeF na 10 lat, dzięki czemu wystawca nie martwi się ich przechowywaniem na własną rękę. To nie jedyna korzyść z wdrożenia KSeF, dlatego warto dowiedzieć się więcej na temat jego działania. Dowiedz się więcej o KSeF i sprawdź, w jakim terminie powinieneś do niego dołączyć.

Czym jest KSeF?

KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur, który stworzyło Ministerstwo Finansów. Platforma rządowa ma służyć do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w ustrukturyzowanym formacie XML. Dzięki temu wszystkie dokumenty są dostępne w wersji cyfrowej i zdecentralizowanej. Taki sposób przechowywania faktur sprzyja ich autentyczności i ogranicza ryzyko wystawiania pustych dokumentów. Co więcej, KSeF sprawia, że księgowość jest łatwiejsza, a ewentualny zwrot podatku VAT pojawią się na koncie przedsiębiorcy w krótszym czasie.

Czy wszyscy przedsiębiorcy powinni wiedzieć co to jest KSeF? Odpowiedź na to pytanie brzmi tak, gdyż system wpływa na prowadzenie firmy bez względu na to, czy przedsiębiorca jest czynnym płatnikiem podatku VAT, czy też nie. Czynni podatnicy VAT mają obowiązek umieszczać w KSeF każdą fakturę, którą wystawili. Z kolei pozostali właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych w KSeF znajdą wszystkie dokumenty sprzedażowe, dotyczące zakupów, których dokonali na fakturę na firmę. Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat, dlatego nie ma ryzyka ich zgubienia, a przedsiębiorca nie musi ich archiwizować na własną rękę. W każdej chwili może pozyskać niezbędne faktury bezpośrednio z rządowego systemu.

KSeF dla księgowych, czyli najważniejsze terminy 

Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany stopniowo. Od 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla dużych podatników, czyli firm, które w 2024 r. osiągnęły obrót przekraczający 200 mln zł. Następnie, od 1 kwietnia 2026 r., wymóg ten obejmie pozostałych przedsiębiorców, w praktyce większość firm bez względu na ich skalę działalności. Najmniejsze podmioty, w tym mikroprzedsiębiorcy o niskiej sprzedaży lub ograniczonej aktywności, zostaną objęte obowiązkiem dopiero od 1 stycznia 2027 r. Do końca 2025 r. korzystanie z KSeF pozostaje dobrowolne, co oznacza, że przedsiębiorcy mogą wdrożyć system wcześniej, ale nie muszą tego robić. Warto też pamiętać, że pierwotnie planowano wprowadzenie obowiązkowego KSeF w 2024 r., jednak termin ten został przesunięty i ostatecznie ustawowo potwierdzony na 2026 r.

Łatwiejsze korygowanie faktur dzięki KSeF

Wprowadzenie KSeF nie oznacza jedynie zwiększenia liczby obowiązków do spełnienia przez przedsiębiorców. W KSeF zasady korygowania faktur różnią się od tych znanych z faktur papierowych lub PDF, ponieważ całość odbywa się wyłącznie w systemie, jednak zasady poprawiania dokumentów nie są trudne i czasochłonne. Najważniejszą regułą jest to, że nie można zmieniać ani usuwać faktury już wystawionej i przyjętej przez KSeF, gdyż jedyną formą poprawy jest wystawienie faktury korygującej.

Faktura korygująca KSeF musi być wystawiona w tym samym systemie i mieć ustrukturyzowaną postać. W korekcie wskazuje się numer faktury KSeF pierwotnej nadany przez system, co jednoznacznie łączy oba dokumenty. Korekta może dotyczyć zarówno danych formalnych (np. nazwy kontrahenta, adresu, stawki VAT), jak i danych liczbowych, takich jak: cena, ilość, wartość netto i kwota podatku. 

KSeF również w jednoosobowych działalnościach gospodarczych

Poradniki KSeF zwykle powstawały z myślą o większych firmach, jednak zgodnie z obowiązującymi przepisami do systemu stopniowo dołączą wszyscy przedsiębiorcy. Oznacza to, że nawet najmniejsze jednoosobowe działalności gospodarcze o obrocie miesięcznym poniżej 10 tysięcy złotych zostaną zobowiązane do dołączenia do systemu. Nie ma od tej reguły żadnych wyjątków, gdyż JDG z niskimi obrotami zaczną wystawiać dokumenty sprzedażowe na platformie najpóźniej na początku 2027 roku. Z pewnością takie rozwiązanie ułatwi fakturowanie wydatków i zakupów, a w skali całego kraju ograniczy wiele problemów związanych z błędami w dokumentach i kontrolami skarbowymi. KSeF podnosi przejrzystość dokumentów księgowych i zmniejszy ryzyko oskarżenia o oszustwo i wystawianie faktur bez pokrycia.