Rozliczenie najmu po zdaniu mieszkania i koszty napraw

Rozliczenia po zakończeniu najmu a protokół zdawczo-odbiorczy

Po zakończeniu najmu najemca powinien zwrócić lokal w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania. Wynika to z art. 675 Kodeksu cywilnego. W praktyce oznacza to, że wynajmujący nie może automatycznie przerzucać na najemcę każdego kosztu odświeżenia mieszkania, wymiany wyposażenia albo drobnych prac porządkowych. Przy podobnym problemie pomocne może być opracowanie „rozliczenie najmu mieszkania po spadku”.

Najważniejszym dokumentem przy zdaniu lokalu jest protokół zdawczo-odbiorczy. Powinien on opisywać stan mieszkania, wyposażenie, liczniki, ewentualne uszkodzenia, braki i zastrzeżenia stron. Jeżeli przy zdaniu lokalu wpisano jedynie konieczność gruntownego sprzątania, a nie wpisano zniszczeń dywanów czy innych elementów wyposażenia, późniejsze roszczenia wynajmującego będą trudniejsze do udowodnienia. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku: szkody po włamaniu do lokalu.

Nie oznacza to, że protokół zawsze zamyka drogę do roszczeń. Wynajmujący może dochodzić kosztów także później, jeśli wykaże, że szkoda rzeczywiście powstała, była ukryta albo nie mogła zostać zauważona przy zwykłym odbiorze lokalu. Musi jednak przedstawić dowody: zdjęcia, opis uszkodzeń, rachunki, kosztorys, korespondencję, dokumentację stanu lokalu z początku najmu i z momentu jego zwrotu.

Czy wynajmujący może obciążyć najemcę kosztami po fakcie?

Wynajmujący może żądać od najemcy zapłaty za szkodę w lokalu, ale tylko wtedy, gdy ma ku temu podstawę prawną i dowodową. Podstawą może być przede wszystkim nienależyte wykonanie umowy najmu, czyli oddanie lokalu w stanie pogorszonym ponad normalne zużycie. Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego dłużnik odpowiada za szkodę wynikłą z niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że wykaże, iż nastąpiło to z przyczyn, za które nie ponosi odpowiedzialności.

W sporze o potrącenie kosztów istotny jest również art. 6 Kodeksu cywilnego. Strona, która z danego faktu wywodzi skutki prawne, musi ten fakt udowodnić. Jeżeli więc wynajmujący twierdzi, że najemca zniszczył dywany, zabrudził lokal ponad zwykłe używanie albo spowodował konieczność określonych napraw, powinien wykazać nie tylko samą szkodę, lecz także jej wysokość oraz związek z zachowaniem najemcy.

W opisanej sytuacji najemca może odmówić pokrycia kosztu wyrzucenia dywanów, jeżeli w protokole nie odnotowano ich zniszczenia, wynajmujący nie przedstawił dokumentacji stanu dywanów, a dodatkowo usunął je bez umożliwienia weryfikacji. Samo twierdzenie wynajmującego, że wyposażenie nie nadawało się do użytku, zwykle nie wystarczy. Inaczej będzie, gdy wynajmujący posiada zdjęcia z dnia odbioru, protokół uzupełniający podpisany przez strony, wiadomości od najemcy albo inne obiektywne dowody.

Sprzątanie, drobne naprawy i normalne zużycie lokalu

Jeżeli w protokole zdawczo-odbiorczym wpisano, że mieszkanie wymaga gruntownego sprzątania, wynajmujący może żądać zwrotu uzasadnionych kosztów sprzątania. Powinien jednak wykazać ich wysokość, na przykład fakturą, rachunkiem albo innym wiarygodnym dowodem. Koszt powinien odpowiadać rzeczywistemu zakresowi prac, a nie być dowolnie ustaloną kwotą.

Inaczej należy oceniać lekkie naprawy, które nie zostały wskazane w protokole, nie zostały udokumentowane przy odbiorze i nie wynikają z oczywistych uszkodzeń. Wynajmujący może ich dochodzić, ale powinien wykazać, że naprawy były konieczne z powodu działania lub zaniechania najemcy, a nie z powodu zwykłego zużycia mieszkania.

W lokalach mieszkalnych trzeba też uwzględnić przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów. Najemca ma obowiązek utrzymywać lokal we właściwym stanie technicznym i higieniczno-sanitarnym, przestrzegać porządku domowego oraz wykonywać obciążające go drobne naprawy i konserwację. Po zakończeniu najmu powinien odnowić lokal i dokonać obciążających go napraw, ale zakres tych obowiązków zależy od umowy, stanu lokalu przy wydaniu, czasu trwania najmu i stopnia normalnego zużycia.

Czy najemca musi mieć możliwość samodzielnego naprawienia szkody?

Najemca może argumentować, że powinien otrzymać możliwość usunięcia szkody we własnym zakresie, zwłaszcza gdy strony mogły to ustalić przy odbiorze mieszkania. Nie ma jednak jednej zasady, że wynajmujący zawsze musi pozwolić najemcy samodzielnie wybrać wykonawcę albo sposób naprawy. Jeżeli lokal został już zwrócony, a wynajmujący poniósł uzasadniony i udokumentowany koszt usunięcia szkody, może żądać jego zwrotu.

Nie oznacza to dowolności po stronie wynajmującego. Koszt powinien być konieczny, racjonalny i pozostawać w normalnym związku z rzeczywistą szkodą. Jeżeli zamiast czyszczenia dywanu wynajmujący od razu kupił nowy, albo wyrzucił wyposażenie bez dokumentacji i bez wskazania jego wieku, wartości oraz stopnia zużycia, najemca może kwestionować zasadność oraz wysokość roszczenia.

Rozliczenie kaucji po zakończeniu najmu

Kaucja zabezpiecza należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu istniejące w dniu jego opróżnienia. Przy lokalu mieszkalnym, do którego stosuje się ustawę o ochronie praw lokatorów, kaucja nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu.

Potrącenie z kaucji powinno być konkretne. Wynajmujący powinien wskazać, jakie kwoty potrąca i z jakiego tytułu: zaległy czynsz, niedopłata za media, koszt sprzątania, usunięcie szkody, brakujące wyposażenie. W interesie najemcy jest zażądanie pisemnego rozliczenia kaucji, kopii rachunków oraz dokumentacji szkód. W razie braku podstaw do zatrzymania pieniędzy najemca może dochodzić zwrotu kaucji, a w niektórych sprawach także odsetek za opóźnienie.

Więcej o podobnych sporach omawia artykuł: Rozliczenie kaucji za mieszkanie.

Rozliczenie zaliczek na media i czynsz administracyjny

Jeżeli z umowy wynika, że najemca płacił zaliczki na media albo opłaty eksploatacyjne rozliczane według rzeczywistego zużycia, to po zakończeniu okresu rozliczeniowego powinno dojść do rozliczenia. Niedopłatę najemca powinien dopłacić, a nadpłatę wynajmujący powinien zwrócić. Dotyczy to zwłaszcza wody, ścieków, ogrzewania, energii, gazu oraz innych opłat zależnych od zużycia albo rozliczeń administracji.

W opisanym przypadku istotne jest brzmienie umowy. Jeżeli umowa przewiduje, że w razie niedopłat najemca ma je pokrywać, a w razie nadpłat wynajmująca ma je zwracać, najemca może żądać przedstawienia rozliczenia z administracji, wskazania stawek, salda zaliczek i ewentualnej nadpłaty. Warto porównać także stany liczników z protokołu wydania i zdania mieszkania.

Inaczej należy oceniać sytuację, w której strony uzgodniły opłatę ryczałtową bez rozliczania według faktycznego zużycia. Wtedy możliwość żądania zwrotu nadpłaty zależy od dokładnej treści umowy, korespondencji stron i sposobu rozliczania opłat w trakcie najmu.

Co zrobić, gdy wynajmujący żąda zapłaty za nieudokumentowane koszty?

Najemca powinien przede wszystkim działać pisemnie. Warto poprosić wynajmującego o szczegółowe zestawienie potrąceń, podstawę umowną lub prawną każdego kosztu, rachunki, faktury, zdjęcia oraz wyjaśnienie, dlaczego dana szkoda ma obciążać najemcę. Dobrze jest też zachować kopię protokołu, zdjęcia z dnia zdania lokalu, wiadomości e-mail, SMS-y i potwierdzenia przelewów.

Jeżeli koszt jest zasadny, ale zawyżony, można uznać go tylko w części. Jeżeli koszt nie był ujęty w protokole, nie został udokumentowany albo dotyczy normalnego zużycia, można odmówić zapłaty i zażądać zwrotu kaucji. Przy większych kwotach warto rozważyć wezwanie do zapłaty, a następnie pozew o zwrot kaucji lub nadpłaty.

FAQ

Podsumowanie

Wynajmujący nie może dowolnie obciążać najemcy kosztami po zakończeniu najmu. Musi wykazać, że koszt wynika z umowy, przepisów albo rzeczywistej szkody spowodowanej przez najemcę. Protokół zdawczo-odbiorczy, zdjęcia, rachunki i rozliczenia administracji mają w takich sprawach kluczowe znaczenie.

Jeżeli protokół wskazuje wyłącznie konieczność sprzątania, a nie dokumentuje zniszczeń wyposażenia, najemca ma podstawy, aby odmówić pokrycia kosztu wyrzuconych dywanów lub innych nieudokumentowanych napraw. Może także domagać się rozliczenia zaliczek na media i zwrotu nadpłaty, jeżeli umowa przewidywała rozliczenie według rzeczywistych kosztów.

Źródła

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 6, art. 471 i art. 675 - ISAP.
• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 6 i art. 6b - ISAP.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 11 maja 1999 r., sygn. I CKN 1304/98.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 26 marca 2004 r., sygn. IV CK 204/03.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 15 stycznia 2016 r., sygn. V ACa 430/15.