Pełnomocnictwo do wynajmu mieszkania – jak je napisać?

Pełnomocnictwo do wynajmu mieszkania – kiedy jest potrzebne?

Jeżeli właściciel mieszkania nie może samodzielnie zajmować się najmem, może ustanowić pełnomocnika. W opisanej sytuacji córka jest pełnoletnia i jest właścicielką mieszkania, dlatego to ona powinna udzielić mamie pełnomocnictwa. Sam fakt pokrewieństwa nie daje prawa do podpisywania umów najmu ani do składania oświadczeń woli w imieniu córki.

Pełnomocnictwo przydaje się zwłaszcza wtedy, gdy właściciel mieszka w innym mieście albo za granicą, studiuje, choruje, często wyjeżdża lub nie chce samodzielnie prowadzić bieżącej obsługi najmu. Pełnomocnik może wtedy działać wobec najemcy, administracji budynku, wspólnoty mieszkaniowej, spółdzielni, dostawców mediów, a w odpowiednim zakresie także wobec urzędu skarbowego.

W praktyce nie wystarczy napisać, że pełnomocnik „zajmuje się mieszkaniem”. Właśnie dlatego zagadnienie „najem mieszkania a pełnomocnictwo” wymaga precyzyjnego określenia, czy pełnomocnik może zawierać umowy, odbierać kaucję, wypowiadać najem i dokonywać rozliczeń. Bezpieczniej wskazać konkretne czynności, do których jest upoważniony. Ma to znaczenie szczególnie przy podpisywaniu umów, przyjmowaniu kaucji, wypowiadaniu najmu, rozliczaniu szkód albo dochodzeniu zaległego czynszu.

Forma pełnomocnictwa do zawarcia umowy najmu

Zgodnie z art. 98 Kodeksu cywilnego pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających zwykły zarząd potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do konkretnej czynności. Z kolei art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, że jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.

Pełnomocnictwo ogólne musi być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Przy wynajmie mieszkania również rekomendowana jest forma pisemna, nawet gdy strony zawierają zwykłą umowę najmu na czas nieoznaczony. Pisemny dokument pozwala najemcy sprawdzić, czy osoba podpisująca umowę rzeczywiście działa w imieniu właściciela.

Jeżeli umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia ma być zawarta na czas dłuższy niż rok, art. 660 Kodeksu cywilnego przewiduje formę pisemną. Niezachowanie tej formy powoduje, że umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony. W przypadku najmu okazjonalnego albo innych konstrukcji wymagających szczególnej staranności warto dodatkowo sprawdzić, czy zakres pełnomocnictwa obejmuje wszystkie wymagane czynności, w tym podpisywanie aneksów i odbiór dokumentów od najemcy.

Co powinno zawierać pełnomocnictwo?

Dobre pełnomocnictwo do wynajmu mieszkania powinno wskazywać, kto udziela pełnomocnictwa, kto jest pełnomocnikiem, jakiego mieszkania dotyczy umocowanie oraz jakie czynności pełnomocnik może wykonywać. Warto podać dane właściciela i pełnomocnika, adres lokalu, numer księgi wieczystej, a także datę i podpis mocodawcy.

W treści pełnomocnictwa można upoważnić pełnomocnika w szczególności do:

• poszukiwania najemców i prowadzenia rozmów dotyczących warunków najmu,
• zawierania, aneksowania, przedłużania i rozwiązywania umów najmu,
• podpisywania protokołów zdawczo-odbiorczych,
• pobierania czynszu, kaucji i opłat eksploatacyjnych,
• rozliczania mediów, czynszu administracyjnego i innych należności związanych z lokalem,
• kontaktowania się ze wspólnotą mieszkaniową, spółdzielnią, zarządcą budynku i dostawcami mediów,
• wzywania najemcy do zapłaty zaległości lub usunięcia naruszeń umowy,
• odbioru korespondencji związanej z najmem, jeżeli właściciel chce objąć tym pełnomocnictwo.

Nie trzeba obejmować pełnomocnictwem czynności, których właściciel nie chce przekazywać. Jeżeli córka chce, aby mama tylko podpisała umowę i odbierała czynsz, nie należy dopisywać prawa do sprzedaży mieszkania, obciążania go hipoteką ani dokonywania innych czynności dotyczących własności lokalu.

Przykładowa treść pełnomocnictwa

Poniższy wzór ma charakter pomocniczy i powinien być dostosowany do konkretnej sytuacji:

Jeżeli pełnomocnik ma składać oświadczenia w sprawach podatkowych albo podpisywać deklaracje, należy rozważyć odrębne pełnomocnictwo podatkowe. Zwykłe pełnomocnictwo cywilne do zarządzania mieszkaniem nie zawsze wystarczy do działania przed organami podatkowymi.

Czy pełnomocnik może pobierać czynsz i płacić rachunki?

Tak, ale warto wyraźnie zapisać to w pełnomocnictwie. Pełnomocnik może odbierać czynsz, kaucję oraz opłaty, jeżeli mocodawca go do tego upoważni. Dla bezpieczeństwa należy ustalić, na jaki rachunek bankowy najemca ma wpłacać czynsz i czy jest to rachunek właściciela, czy rachunek techniczny obsługiwany przez pełnomocnika.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wskazanie w umowie najmu rachunku właściciela mieszkania. Jeżeli czynsz wpływa na rachunek pełnomocnika, trzeba zadbać o przejrzyste rozliczenia, potwierdzenia przelewów i możliwość wykazania, że środki są należne właścicielowi.

Pełnomocnik może również opłacać czynsz administracyjny, media, fundusz remontowy lub inne koszty związane z lokalem, jeśli upoważnienie obejmuje takie czynności. W umowie najmu warto rozdzielić czynsz najmu od opłat eksploatacyjnych, aby uniknąć nieporozumień z najemcą i problemów podatkowych.

Kto rozlicza podatek od najmu?

Podatek od najmu rozlicza właściciel mieszkania, czyli osoba osiągająca przychód z najmu. W opisanej sytuacji podatnikiem będzie córka, nawet jeśli mama podpisuje umowę, pobiera czynsz albo technicznie dokonuje przelewów podatku. Pełnomocnik działa w imieniu właściciela, ale nie staje się przez to podatnikiem z tytułu najmu.

Przychody z najmu prywatnego rozlicza się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych i wykazuje w zeznaniu PIT-28. Zasadniczo stawka wynosi 8,5% przychodu do kwoty 100 000 zł oraz 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł. Ważny wyjątek dotyczy małżonków pozostających we wspólności majątkowej, którzy złożyli oświadczenie, że całość przychodów z najmu składnika majątku wspólnego będzie opodatkowana przez jednego z nich. W takim przypadku stawkę 12,5% stosuje się dopiero od nadwyżki ponad 200 000 zł przychodu. Limit 200 000 zł nie przysługuje każdemu małżeństwu, w szczególności nie wynika z samego pozostawania w związku małżeńskim przy rozdzielności majątkowej.

Oświadczenie małżonków służy wskazaniu, że całość przychodów z najmu wspólnego składnika majątku rozlicza jedno z nich. Co do zasady składa się je do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód z najmu w roku podatkowym, a jeżeli pierwszy przychód uzyskano w grudniu – do końca roku podatkowego. Przed złożeniem oświadczenia warto sprawdzić aktualne zasady i sposób jego przekazania w serwisie Ministerstwa Finansów dla danego roku.

Ryczałt rozliczany miesięcznie wpłaca się zasadniczo do 20. dnia następnego miesiąca, a za grudzień do 20 stycznia następnego roku podatkowego. Zeznanie PIT-28 składa się od 15 lutego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Jeżeli pełnomocnik ma podpisywać deklaracje podatkowe składane elektronicznie w imieniu właściciela, potrzebne może być pełnomocnictwo UPL-1. Pełnomocnictwo ogólne PPO-1 pozwala na reprezentowanie podatnika w sprawach podatkowych, ale samo nie upoważnia do podpisywania deklaracji. W konkretnej sprawie zastosowanie może mieć również pełnomocnictwo szczególne PPS-1. Wybór właściwego pełnomocnictwa zależy od rodzaju czynności.

Odwołanie i wygaśnięcie pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo można co do zasady odwołać w każdym czasie. Wynika to z art. 101 § 1 Kodeksu cywilnego. Dla celów dowodowych odwołanie powinno mieć formę pisemną, a po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik powinien zwrócić dokument pełnomocnictwa. Właściciel powinien także zawiadomić najemcę, administrację, spółdzielnię albo inne osoby, które mogły działać w zaufaniu do dotychczasowego pełnomocnictwa.

Umocowanie wygasa również ze śmiercią mocodawcy albo pełnomocnika, chyba że w pełnomocnictwie zastrzeżono inaczej z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. W praktyce przy najmie mieszkania warto wskazać, czy pełnomocnictwo jest bezterminowe, czy obowiązuje tylko do zawarcia konkretnej umowy albo do określonej daty.

Najczęstsze błędy przy pełnomocnictwie do najmu

Najczęstszy błąd polega na użyciu zbyt ogólnej formuły, która nie wskazuje, czy pełnomocnik może zawierać umowy, wypowiadać je, pobierać kaucję albo rozliczać należności. Drugim problemem jest brak daty, brak podpisu właściciela albo nieprecyzyjne oznaczenie mieszkania.

Warto też unikać sytuacji, w której pełnomocnik podpisuje umowę najmu bez okazania najemcy pełnomocnictwa. Najemca powinien mieć możliwość sprawdzenia dokumentu, a w razie potrzeby otrzymać kopię. Jeżeli zakres pełnomocnictwa jest wąski, pełnomocnik nie powinien podejmować czynności wykraczających poza udzielone umocowanie.

FAQ

Podsumowanie

W opisanej sprawie najprostszym rozwiązaniem jest pisemne pełnomocnictwo udzielone przez pełnoletnią córkę mamie. Dokument powinien dokładnie określać mieszkanie oraz czynności, które mama może wykonywać: podpisywanie umów, pobieranie czynszu i kaucji, rozliczanie opłat, kontakt z najemcami i administracją oraz ewentualne wypowiadanie umów.

Pełnomocnik działa w imieniu właściciela, ale nie staje się przez to podatnikiem przychodów z najmu. Przy najmie prywatnym trzeba pamiętać także o szczególnym limicie 200 000 zł dla małżonków pozostających we wspólności majątkowej, którzy skutecznie wybrali opodatkowanie całości przychodów z najmu wspólnego składnika przez jednego z nich.