Co powinno znaleźć się na fakturze? Sprawdź, jak prawidłowo wystawić dokument sprzedaży

Fakturowanie może być proste i szybkie, jeśli tylko zdecydujesz się na wystawianie dokumentów sprzedażowych za pomocą specjalnego programu. Dzięki niemu unikniesz wielu błędów formalnych i w kilka minut wystawisz faktury z całego miesiąca. Dowiedz się więcej o działaniu programów do faktur i korzyściach z ich stosowania w biznesie.

Rodzaje faktur - jakie dokumenty sprzedażowe możesz wystawić?

Najczęściej stosowanym rodzajem faktury jest faktura VAT, która stanowi podstawowy dokument sprzedażowy w obrocie gospodarczym. Wystawia ją podatnik VAT dla innego podatnika VAT, który na tej podstawie ma możliwość odliczenia podatku VAT do zapłaty. Faktura VAT może mieć formę papierową lub elektroniczną. Faktura VAT RR jest z kolei wystawiana w obrocie z rolnikiem ryczałtowym. Nie stanowi jednak dokumentu księgowego, ma jedynie informacyjny charakter. Faktura zaliczkowa służy natomiast do dokumentowania wpłaconych zaliczek, zadatków i przedpłat. Wystawiasz ją w przypadku otrzymania częściowej zapłaty przed dokonaniem ostatecznej sprzedaży, dostawy towarów itp. Po zakończeniu transakcji wystawiasz fakturę końcową. Istnieje również faktura uproszczona, czyli paragon fiskalny, który może być wystawiany gdy kwota sprzedaży jest niższa niż 450 zł brutto. Do faktury uproszczonej nie trzeba wystawiać faktury zwykłej.

Co powinna zawierać faktura VAT?

Faktura VAT w formie papierowej powinna być wystawiana w dwóch egzemplarzach - jeden dla wystawcy, drugi dla nabywcy. Z kolei w wersji elektronicznej wystarczy dostarczyć dokument mailem. Co ważne, w obu przypadkach na dokumencie muszą znaleźć się dokładnie te same informacje. Przede wszystkim na fakturze musi znaleźć się data wystawienia, nazwa produktu lub usługi, liczbę/miarę poszczególnych pozycji na fakturze, cenę jednostkową każdego produktu lub usługi, a także stawkę podatku dla każdej pozycji. Ceny jednostkowe powinny być podawane bez podatku (ceny netto), natomiast kwota podatku powinna być wyliczona osobno z zaokrągleniem końcówki do pełnego grosza. Ponadto obowiązkowe jest podsumowanie ceny wszystkich pozycji na fakturze i podsumowanie łącznej wysokości podatku VAT. Jeśli wystawca udziela rabatów, informacja o nich również powinna znaleźć się na dokumencie.

Prawidłowo wystawiona faktura zawiera także kilka innych elementów niezwiązanych z ceną i wysokością podatku. Obowiązkowe jest zamieszczenie danych wystawcy i nabywcy, czyli ich nazwy, adresu oraz numeru NIP. Wystawca umieszcza również numer porządkowy, który umożliwia identyfikację dokumentu w razie kontroli. Ponadto na dokumencie musi znaleźć się data płatności, która w zależności od umowy pomiędzy wystawcą a nabywcą może być odroczona nawet o kilka miesięcy.

Szybkie wystawianie faktur online

Gdy wiesz już, jak wystawić fakturę, możesz wypisać ją ręcznie na gotowym formularzu lub wypełnić poszczególne pola w programie online. Obecnie większość dokumentów sprzedażowych powstaje w formie elektronicznej ze względu na szybkość i łatwość takiego rozwiązania. W przypadku regularnych transakcji z tym samym klientem wystawienie faktury online zajmuje zaledwie kilka sekund, gdyż wymaga paru kliknięć. Dodatkowo nie musisz wyliczać kwoty sprzedaży netto i wysokości podatku VAT samodzielnie, gdyż program do fakturowania robi to za Ciebie. Co ważne, w zależności od skali Twojej działalności i Twoich indywidualnych potrzeb możesz zdecydować się na korzystanie z podstawowego programu online do fakturowania, bądź wybrać rozbudowane oprogramowanie instalowane na komputerze firmowym. W drugim przypadku program może być rozszerzony o funkcje związane z kadrami, magazynem itp.

Jak wystawić fakturę online w programie?

Wystawienie faktury online jest proste i szybkie. Wystarczy kilka kliknięć, a program automatycznie przygotuje dokument, który możesz wysłać do klienta drogą elektroniczną lub wydrukować i przekazać mu fakturę papierową. Do wystawienia faktury potrzebujesz jedynie numeru NIP, gdyż większość programów ściąga nazwę i adres firmy po wpisaniu jej NIP. Następnie samodzielnie wprowadzasz nazwy produktów wraz z ich cenami netto. Kwotę podatku program wylicza po wskazaniu stawki VAT stosowanej dla danego towaru lub usługi. Dzięki temu redukujesz ryzyko pomyłek, gdyż oprogramowanie automatyzuje proces fakturowania i zapobiega brakom formalnym na dokumentach sprzedażowych, uniemożliwiając zakończenie ich tworzenia, gdy brakuje na nich wymaganych informacji.