Czy umowa najmu bez podpisu jednego z najemców jest ważna?

Czy brak podpisu jednego z najemców unieważnia umowę najmu?

Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich przypadków. Jeżeli umowa najmu wskazuje po stronie najemcy dwie albo więcej osób, a podpis składa tylko jedna z nich, dokument jest przede wszystkim dowodem zawarcia umowy przez osobę podpisaną. Co do osoby niepodpisanej trzeba dodatkowo ustalić, czy rzeczywiście złożyła oświadczenie woli, czy była reprezentowana przez pełnomocnika, czy później potwierdziła warunki umowy swoim zachowaniem.

Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie, które ujawnia ją w sposób dostateczny. Dlatego w praktyce brak podpisu nie zawsze zamyka sprawę. Znaczenie mogą mieć na przykład: korespondencja e-mail, wiadomości SMS, wpłaty czynszu, przejęcie lokalu, wspólne ustalanie warunków najmu, odbiór kluczy albo późniejsze rozliczenia z wynajmującym.

Trzeba jednak odróżnić skuteczność czynności od problemów dowodowych. Podpis wszystkich osób wskazanych jako najemcy jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem, bo ogranicza spór o to, kto jest stroną umowy, kto odpowiada za czynsz i kto może skutecznie wypowiedzieć albo rozwiązać najem.

Kilku najemców w jednej umowie

Gdy po stronie najemcy występuje kilka osób, każda z nich jest odrębnym podmiotem praw i obowiązków. Wspólne określenie ich jako strony najemcy nie oznacza automatycznie, że jedna z tych osób może składać oświadczenia za pozostałe. Do działania za inną osobę potrzebne jest pełnomocnictwo albo późniejsze potwierdzenie czynności przez osobę, której oświadczenie dotyczy.

Osobno omawiamy też zagadnienie: pełnomocnictwo do wynajmu mieszkania.

W praktyce umowa powinna jasno wskazywać, kto jest wynajmującym, kto jest najemcą, czy najemców jest kilku oraz czy odpowiadają solidarnie za zapłatę czynszu i innych opłat. Sama wielość osób po stronie najemcy nie zawsze przesądza o solidarności wynikającej z umowy. Solidarność dłużników wynika z ustawy albo z czynności prawnej, dlatego warto wpisać ją wprost do umowy, jeśli taki ma być zamiar stron. Niezależnie od tego art. 688¹ Kodeksu cywilnego przewiduje odrębną ustawową odpowiedzialność niektórych pełnoletnich domowników.

Forma umowy najmu i porozumienia o rozwiązaniu

Umowa najmu lokalu co do zasady może zostać zawarta także ustnie albo przez czynności dorozumiane. Inaczej ocenia się jednak sytuację dowodową stron oraz przypadki, w których ustawa albo sama umowa wymagają określonej formy. Zgodnie z art. 660 Kodeksu cywilnego umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia zawarta na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. Jeżeli forma pisemna nie zostanie zachowana, umowę poczytuje się za zawartą na czas nieoznaczony.

Przy rozwiązaniu umowy trzeba dodatkowo uwzględnić art. 77 Kodeksu cywilnego. Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, odstąpienie albo wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzegają inną formę. Forma dokumentowa może obejmować na przykład e-mail albo wiadomość pozwalającą ustalić osobę składającą oświadczenie.

Jeżeli umowa najmu lub aneks przewiduje, że zmiana albo rozwiązanie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, należy zachować właśnie tę formę. Wtedy same ustne ustalenia albo niejednoznaczne zachowania mogą okazać się niewystarczające.

Czy porozumienie o rozwiązaniu najmu musi podpisać każdy najemca?

Najbezpieczniej jest, aby porozumienie o rozwiązaniu umowy podpisał wynajmujący oraz wszyscy najemcy wskazani w umowie. Podpis tylko jednego z kilku najemców nie powinien być traktowany jako automatyczne rozwiązanie stosunku najmu wobec pozostałych, jeżeli ta osoba nie miała pełnomocnictwa i nie można wykazać zgody pozostałych najemców.

Nie oznacza to jednak, że brak podpisu zawsze przekreśla porozumienie. Jeżeli niepodpisany najemca jednoznacznie zaakceptował rozwiązanie umowy, zwrócił klucze, opuścił lokal, rozliczył kaucję, potwierdził zgodę w korespondencji albo w inny sposób zachował się tak, że jego wola była dostatecznie jasna, można rozważać złożenie oświadczenia w sposób dorozumiany. W razie sporu ocena zależy od konkretnych dowodów.

Znaczenie czynności dorozumianych

Czynności dorozumiane, określane także jako per facta concludentia, mają znaczenie wtedy, gdy z zachowania osoby można odczytać jej wolę w sposób dostatecznie pewny. Nie chodzi o domysły, lecz o zachowanie, które w danych okolicznościach pozwala przyjąć, że dana osoba chciała zawrzeć, wykonywać, zmienić albo rozwiązać umowę.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreślano, że brak podpisu na egzemplarzu umowy nie zawsze wyklucza ustalenie, że umowa została zawarta przez czynności dorozumiane. Przykładem jest wyrok Sądu Najwyższego z 11 czerwca 2008 r., sygn. V CSK 6/08, w którym zwrócono uwagę na potrzebę badania rzeczywistego zachowania stron i ich uzgodnień.

W sprawie najmu takie dowody mogą być bardzo praktyczne, ale nie zastąpią starannie sporządzonego dokumentu. Jeżeli strony chcą uniknąć sporu, powinny zebrać podpisy wszystkich zainteresowanych osób albo uzyskać wyraźne potwierdzenie w formie wymaganej przez umowę.

Odpowiedzialność za czynsz, gdy nie wszyscy podpisali umowę

Brak podpisu jednej osoby pod umową najmu nie zawsze oznacza, że wynajmujący nie ma wobec niej żadnych roszczeń. Po pierwsze, trzeba sprawdzić, czy ta osoba nie stała się stroną umowy w inny sposób, na przykład przez wyraźne potwierdzenie warunków albo ich wykonywanie. Po drugie, art. 688¹ § 1 Kodeksu cywilnego przewiduje, że za zapłatę czynszu i innych należnych opłat odpowiadają solidarnie z najemcą stale zamieszkujące z nim osoby pełnoletnie, z wyjątkiem pełnoletnich zstępnych pozostających na jego utrzymaniu, którzy nie są w stanie utrzymać się samodzielnie. Zgodnie z § 2 odpowiedzialność ta jest ograniczona do czynszu i innych opłat należnych za okres stałego zamieszkiwania.

Odpowiedzialność na podstawie art. 688¹ Kodeksu cywilnego powstaje z ustawy i sama w sobie nie oznacza, że domownik staje się współnajemcą. Status strony umowy trzeba nadal ustalać na podstawie oświadczeń woli, podpisów, zachowania stron, pełnomocnictwa oraz przepisów o wymaganej formie.

W przypadku małżonków istnieje dodatkowa szczególna regulacja. Jeżeli najem lokalu mającego służyć zaspokojeniu potrzeb mieszkaniowych rodziny został nawiązany w czasie trwania małżeństwa, małżonkowie są najemcami lokalu bez względu na istniejące między nimi stosunki majątkowe. Ta zasada nie dotyczy jednak automatycznie osób niepozostających w małżeństwie, na przykład partnerów, znajomych albo współlokatorów.

Jak bezpiecznie rozwiązać umowę z kilkoma najemcami?

Jeżeli zamiast kończyć najem strony chcą zastąpić jednego najemcę inną osobą, trzeba odrębnie uregulować cesję praw z umowy najmu albo zawrzeć nową umowę z właściwymi stronami.

Najlepsza praktyka jest prosta: porozumienie powinno wymieniać wszystkich najemców i wynajmującego, określać datę zakończenia najmu, sposób wydania lokalu, stan liczników, rozliczenie czynszu, opłat, mediów, kaucji oraz ewentualnych szkód. Dokument powinien podpisać każdy najemca, chyba że działa przez pełnomocnika.

Jeżeli jeden z najemców nie może stawić się osobiście, można wykorzystać pełnomocnictwo, a gdy wymagana jest forma równoważna pisemnej — kwalifikowany podpis elektroniczny — albo inną formę przewidzianą w umowie i dopuszczalną w konkretnym przypadku. Warto także zachować korespondencję potwierdzającą zgodę wszystkich osób, protokół zdawczo-odbiorczy oraz potwierdzenia przelewów.

Gdy porozumienie podpisała tylko część najemców, wynajmujący powinien unikać pochopnego przyjmowania, że umowa wygasła wobec wszystkich. Najpierw trzeba ustalić, czy pozostali najemcy wyrazili zgodę, czy lokal został wydany przez wszystkich i czy nie ma sporu co do dalszego korzystania z mieszkania.

Jeżeli sprawa dotyczy szczególnego reżimu, zobacz również: aneks do umowy najmu okazjonalnego.

FAQ

Czy umowa najmu bez podpisu jednego z najemców jest nieważna?

Nie zawsze. Umowa może być skuteczna co najmniej wobec osób, które ją podpisały. Wobec osoby niepodpisanej trzeba ustalić, czy złożyła oświadczenie woli w inny sposób albo czy była prawidłowo reprezentowana.

Czy jeden najemca może rozwiązać umowę za wszystkich?

Co do zasady nie. Jeden najemca może działać za pozostałych tylko wtedy, gdy ma pełnomocnictwo albo gdy pozostali później potwierdzą jego działanie w wymaganej formie.

Czy e-mail wystarczy do rozwiązania umowy najmu?

To zależy od umowy i przepisów. Przy umowie zawartej w formie pisemnej rozwiązanie za zgodą stron zasadniczo wymaga formy dokumentowej, a e-mail może ją spełniać, jeśli pozwala ustalić osobę składającą oświadczenie. Jeżeli umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, sam e-mail może nie wystarczyć.

Czy osoba mieszkająca w lokalu odpowiada za czynsz, jeśli nie podpisała umowy?

Może odpowiadać, ale nie każda pełnoletnia osoba stale mieszkająca z najemcą jest objęta tą zasadą. Art. 688¹ Kodeksu cywilnego przewiduje solidarną odpowiedzialność pełnoletnich osób stale zamieszkujących z najemcą za czynsz i inne należne opłaty za okres ich stałego zamieszkiwania, z wyjątkiem pełnoletnich zstępnych pozostających na utrzymaniu najemcy, którzy nie są w stanie utrzymać się samodzielnie. Taka odpowiedzialność nie oznacza automatycznie, że domownik jest współnajemcą.

Co zrobić, gdy brakuje podpisu jednego najemcy?

Najlepiej uzyskać podpis brakującej osoby albo jej jednoznaczne potwierdzenie w formie wymaganej przez umowę. Warto też zachować dowody korespondencji, zapłaty czynszu, wydania lokalu i zwrotu kluczy.