Głosowanie uchwał we wspólnocie mieszkaniowej przez internet

Głosowanie przez internet we wspólnocie mieszkaniowej

W opisanej sytuacji sam fakt oddania głosu przez internet, np. przez e-kartotekę, nie powoduje nieważności głosu. Jeżeli właściciele wcześniej podjęli uchwałę dopuszczającą głosowanie przez system internetowy, a system pozwala ustalić, który właściciel oddał głos i jakiej uchwały głos dotyczył, zarząd co do zasady powinien takie głosy uwzględnić. Odmienne stanowisko wymagałoby konkretnych podstaw, np. wykazania, że głos oddała osoba nieuprawniona, doszło do błędu systemu albo nie da się ustalić treści głosu.

Art. 23 ust. 1 ustawy o własności lokali przewiduje, że uchwały właścicieli lokali są podejmowane na zebraniu albo w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd. Uchwała może też powstać w trybie mieszanym, czyli częściowo na zebraniu, a częściowo przez indywidualne zbieranie głosów. Przepis nie przesądza, czy głosy indywidualnie zbierane mają być oddane na papierowej karcie, w wiadomości e-mail, w panelu mieszkańca czy w innym systemie. Istotny jest prawidłowy przebieg głosowania nad uchwałą, możliwość identyfikacji głosującego i rzetelne ustalenie wyniku.

Głos właściciela jest oświadczeniem woli. Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie, które ujawnia ją w sposób dostateczny, w tym również w postaci elektronicznej. Oznacza to, że kliknięcie w systemie głosowania, wysłanie głosu przez panel właściciela albo wiadomość elektroniczna mogą wywołać skutki prawne, jeżeli pozwalają ustalić treść oświadczenia i osobę składającą głos.

Nie należy jednak mylić zwykłego głosu oddanego elektronicznie z kwalifikowaną formą elektroniczną z art. 78¹ Kodeksu cywilnego. Do zachowania formy elektronicznej równoważnej formie pisemnej potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny. W typowym głosowaniu nad uchwałą wspólnoty przepisy nie wymagają takiej kwalifikowanej formy dla samego oddania głosu, chyba że dana czynność albo pełnomocnictwo do jej wykonania wymaga szczególnej formy.

Z praktycznego punktu widzenia zarząd powinien dysponować raportem z systemu, listą właścicieli uprawnionych do głosowania, treścią uchwały udostępnioną głosującym, datami oddania głosów oraz informacją, czy głos był „za”, „przeciw” czy ewentualnie „wstrzymujący się”. W razie sporu to wspólnota będzie musiała wykazać, że została osiągnięta większość udziałów potrzebna do uchwały.

Czy zarząd może uznać głosy z e-kartoteki za nieważne?

Zarząd nie może dowolnie pominąć głosów oddanych przez internet, jeżeli wspólnota dopuściła taki sposób głosowania, a z systemu wynika, że głosy oddali właściciele lokali albo ich prawidłowo umocowani pełnomocnicy. Sam brak papierowej karty do głosowania nie jest wystarczającym argumentem przeciwko ważności głosu.

Inaczej należy ocenić sytuację, gdy regulamin albo uchwała dopuszczająca głosowanie online nie określają żadnych zasad identyfikacji, system nie pozwala odtworzyć historii głosowania, konto właściciela mogło być użyte przez osobę trzecią albo właściciel nie miał dostępu do pełnej treści uchwały przed oddaniem głosu. Wtedy problemem nie jest internet jako forma głosowania, lecz brak możliwości udowodnienia prawidłowego wyniku.

Jeżeli uchwała została podjęta z udziałem głosów zbieranych indywidualnie, każdy właściciel powinien zostać powiadomiony na piśmie o jej treści. Od dnia powiadomienia właściciela o uchwale podjętej w takim trybie biegnie zasadniczo 6-tygodniowy termin na zaskarżenie uchwały do sądu na podstawie art. 25 ustawy o własności lokali.

Forma zwykła, dokumentowa i kwalifikowana forma elektroniczna

Wspólnota mieszkaniowa podejmuje wiele uchwał w sprawach bieżących, takich jak plan gospodarczy, remont, wysokość zaliczek, wybór wykonawcy czy przyjęcie sprawozdania. Co do zasady ustawa nie zastrzega dla takich uchwał szczególnej formy pod rygorem nieważności. Dlatego głos może zostać oddany w sposób pozwalający dostatecznie ustalić wolę właściciela, a uchwała wspólnoty jako czynność prawna nie musi automatycznie przybierać formy pisemnej z podpisami wszystkich głosujących.

Warto odróżnić trzy pojęcia. Zwykłe oświadczenie woli może wynikać z każdego zachowania ujawniającego wolę w sposób dostateczny. Forma dokumentowa polega na złożeniu oświadczenia w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Natomiast forma elektroniczna w rozumieniu art. 78¹ Kodeksu cywilnego wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego i jest równoważna formie pisemnej.

W głosowaniu przez e-kartotekę najczęściej nie dochodzi do złożenia oświadczenia w kwalifikowanej formie elektronicznej, ale to nie przekreśla skuteczności głosu. Dla zwykłych uchwał wspólnoty kluczowe jest to, czy głos da się przypisać konkretnemu właścicielowi i czy można odtworzyć jego treść.

Jak bezpiecznie przeprowadzić głosowanie online?

Najbezpieczniej, gdy wspólnota wcześniej przyjmie uchwałę albo regulamin określający zasady głosowania elektronicznego. Taki dokument powinien wskazywać, z jakiego systemu korzysta wspólnota, jak właściciel uzyskuje dostęp do konta, jak potwierdza się jego tożsamość, jak utrwala się głos i kto może wygenerować raport z głosowania.

Przy każdym głosowaniu właściciel powinien mieć dostęp do pełnej treści uchwały i załączników przed oddaniem głosu. System powinien utrwalać datę i godzinę oddania głosu, identyfikator właściciela lub lokalu, wartość głosu wynikającą z udziału oraz samą decyzję. Jeżeli głos oddaje pełnomocnik, trzeba zachować pełnomocnictwo w formie wymaganej dla danej sprawy.

Wspólnota nie powinna ograniczać właścicieli wyłącznie do głosowania przez internet, jeżeli nie wszyscy mają realny dostęp do systemu albo nie chcą z niego korzystać. Dopuszczalne jest łączenie metod: część właścicieli może głosować na zebraniu, część na papierowych kartach, a część przez system elektroniczny. Wynik trzeba jednak obliczyć według tych samych zasad dla wszystkich głosów.

Trzeba też pamiętać o wspólnotach, w których liczba lokali wyodrębnionych i niewyodrębnionych nie jest większa niż trzy. W takich przypadkach zastosowanie mają odpowiednio przepisy o współwłasności, a nie pełny reżim podejmowania uchwał z art. 23 ustawy o własności lokali właściwy dla większych wspólnot.

Kiedy głosowanie online może rodzić spór?

Najczęstsze spory dotyczą sytuacji, w których część właścicieli twierdzi, że nie znała treści uchwały, nie miała dostępu do systemu, konto zostało użyte przez inną osobę albo zarząd liczył głosy bez jasnego raportu. Spór może też powstać, gdy zarząd zamknął głosowanie zbyt wcześnie, nie zebrał głosów od wszystkich zainteresowanych albo nie potrafi wykazać, że uchwała rzeczywiście uzyskała wymaganą większość.

Jeżeli właściciel uważa, że uchwała jest niezgodna z prawem, narusza umowę właścicieli lokali, zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną albo jego interesy, może wnieść pozew o uchylenie uchwały. Co do zasady termin wynosi 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia powiadomienia o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów.

Jeżeli natomiast zarząd twierdzi, że uchwała nie została podjęta, bo nie liczy głosów internetowych, warto najpierw zażądać przedstawienia zestawienia głosów i podstawy pominięcia konkretnych głosów. Dopiero po ustaleniu, czy problem dotyczy braku większości, braku dowodu czy błędnej interpretacji prawa, można ocenić dalsze kroki.

FAQ

Czy głos oddany przez e-kartotekę jest ważny?

Tak, co do zasady może być ważny, jeżeli głos oddał uprawniony właściciel albo pełnomocnik, system pozwala zidentyfikować głosującego i utrwalić treść głosu, a dana uchwała nie wymaga szczególnej formy dla skutecznego dokonania dalszych czynności.

Czy wspólnota musi najpierw podjąć uchwałę o głosowaniu online?

Ustawa nie opisuje szczegółowo techniki indywidualnego zbierania głosów, ale wcześniejsza uchwała albo regulamin głosowania elektronicznego zdecydowanie zmniejsza ryzyko sporu. Jeżeli taka uchwała już istnieje, zarząd nie powinien jej ignorować bez podstaw prawnych.

Czy głosowanie online wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Zwykle nie. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest potrzebny do zachowania formy elektronicznej równoważnej formie pisemnej. Typowe głosowanie nad uchwałą wspólnoty nie wymaga takiej formy, o ile ustawa albo charakter danej czynności nie przewiduje wymogu szczególnego.

Czy zarząd może kazać właścicielom ponownie głosować na papierze?

Nie powinien tego robić tylko dlatego, że głosy zostały oddane przez internet. Ponowne zbieranie głosów może mieć sens, gdy nie da się zweryfikować, kto oddał głos, jaką treść uchwały przedstawiono właścicielom albo czy system prawidłowo zapisał wynik.

Jak długo można zaskarżyć uchwałę wspólnoty?

Co do zasady właściciel ma 6 tygodni na zaskarżenie uchwały. Termin liczy się od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia powiadomienia o treści uchwały, jeżeli została podjęta w trybie indywidualnego zbierania głosów.

Podsumowanie

Głosowanie uchwał wspólnoty mieszkaniowej przez internet jest dopuszczalne, jeżeli pozwala rzetelnie ustalić wolę właścicieli i wynik głosowania. Zarząd nie powinien automatycznie unieważniać głosów oddanych przez e-kartotekę, zwłaszcza gdy wspólnota wcześniej dopuściła taki sposób głosowania. Kluczowe są dowody: identyfikacja głosującego, treść uchwały, data głosu, sposób obliczenia większości i zachowanie dokumentacji.

Jeżeli zarząd odmawia liczenia głosów internetowych, warto sprawdzić treść uchwały dopuszczającej głosowanie online, regulamin systemu, raport głosowania i zasady obliczania udziałów. Dopiero na tej podstawie można ocenić, czy uchwała została skutecznie podjęta, czy wymaga ponownego głosowania, czy też spór powinien zostać rozstrzygnięty przez sąd.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, w szczególności art. 18, art. 22, art. 23 i art. 25 - Dz.U. 2026 poz. 232
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 60, art. 61, art. 77², art. 77³, art. 78 i art. 78¹ - Dz.U. 2025 poz. 1071
3. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 27 marca 2013 r., V ACa 110/13 - dotyczący dopuszczalności głosowania przez internet we wspólnocie mieszkaniowej.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.