Długi poprzedniego zarządu wspólnoty – kto płaci faktury?

Czy nowy zarząd odpowiada za długi poprzedniego zarządu?

Nowy zarząd nie odpowiada prywatnym majątkiem za każdą fakturę, której nie zapłacił poprzedni zarząd. Trzeba odróżnić odpowiedzialność wspólnoty mieszkaniowej jako podmiotu prawa od odpowiedzialności konkretnych osób pełniących funkcję w zarządzie.

Zgodnie z art. 6 ustawy o własności lokali ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę mieszkaniową. Wspólnota może nabywać prawa, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana. Oznacza to, że umowa zawarta przez uprawniony zarząd lub zarządcę w imieniu wspólnoty wiąże wspólnotę, a nie tylko osoby, które w danym momencie pełniły funkcję w zarządzie.

W myśl art. 21 ust. 1 ustawy o własności lokali zarząd kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz. Sama zmiana osób w zarządzie nie powoduje więc, że dotychczasowe zobowiązania wygasają. Jeżeli firma sprzątająca świadczyła usługę dotyczącą nieruchomości wspólnej, a faktury wynikają z ważnej umowy, wierzyciel może dochodzić zapłaty od wspólnoty.

Nie oznacza to jednak, że nowy zarząd powinien bezrefleksyjnie opłacić każde wezwanie. Najpierw należy sprawdzić, czy usługa rzeczywiście była wykonana, czy dotyczyła nieruchomości wspólnej, kto podpisał umowę, czy istniała wymagana uchwała, czy faktury nie były już opłacone oraz czy roszczenie nie jest przedawnione.

Zakres zobowiązań wspólnoty mieszkaniowej

Kluczowe znaczenie ma art. 17 ustawy o własności lokali. Przepis ten stanowi, że za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej odpowiada wspólnota mieszkaniowa bez ograniczeń, a każdy właściciel lokalu w części odpowiadającej jego udziałowi w tej nieruchomości.

Do zobowiązań dotyczących nieruchomości wspólnej należą w szczególności umowy o sprzątanie klatek schodowych, pielęgnację terenu wspólnego, konserwację instalacji wspólnych, obsługę techniczną, administrowanie, remonty części wspólnych czy dostawy mediów w zakresie nieruchomości wspólnej. Jeżeli zaległe faktury dotyczą właśnie takich usług, to zasadniczo są długiem wspólnoty.

Granica odpowiedzialności wspólnoty przebiega tam, gdzie zobowiązanie nie dotyczy zarządu nieruchomością wspólną albo zostało zaciągnięte bez wymaganych podstaw. W praktyce trzeba więc ustalić, czy czynność mieściła się w zwykłym zarządzie, czy przekraczała zwykły zarząd i wymagała uchwały właścicieli zgodnie z art. 22 ustawy o własności lokali. Stała, typowa umowa sprzątania części wspólnych zwykle mieści się w bieżącym zarządzaniu, ale ocena zależy od treści umowy, kosztów i okoliczności sprawy.

Koszty zarządu nieruchomością wspólną i zaliczki właścicieli

Zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o własności lokali pożytki i inne przychody z nieruchomości wspólnej służą pokrywaniu wydatków związanych z jej utrzymaniem, a w części przekraczającej te potrzeby przypadają właścicielom lokali w stosunku do ich udziałów. W takim samym stosunku właściciele ponoszą wydatki i ciężary związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej w części, która nie znajduje pokrycia w pożytkach i innych przychodach.

Na koszty zarządu nieruchomością wspólną składają się w szczególności wydatki na remonty i bieżące konserwacje, opłaty za media dotyczące nieruchomości wspólnej, ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, wydatki na utrzymanie porządku i czystości oraz wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy. Wynika to z art. 14 ustawy o własności lokali.

Właściciele lokali uiszczają zaliczki na pokrycie kosztów zarządu w formie bieżących opłat, płatnych z góry do dnia 10 każdego miesiąca, co przewiduje art. 15 ust. 1 ustawy o własności lokali. Jeżeli część właścicieli nie płaci zaliczek, wspólnota powinna dochodzić tych należności, bo brak windykacji może doprowadzić do utraty płynności i narastania długów wobec usługodawców.

Przedawnienie faktur i zaległości wobec wspólnoty

Roszczenia z faktur wystawionych przez firmę sprzątającą należy ocenić pod kątem przedawnienia. Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego, jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej 3 lata. Koniec terminu przedawnienia przypada zasadniczo na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż 2 lata.

W praktyce roszczenia przedsiębiorcy świadczącego usługi sprzątania będą najczęściej roszczeniami związanymi z prowadzeniem działalności gospodarczej, a więc trzeba liczyć 3-letni termin. Nie wolno jednak oceniać tego zbiorczo. Każdą fakturę należy sprawdzić osobno: data wykonania usługi, termin płatności, ewentualne uznanie długu, korespondencja, ugoda, wezwania i przerwanie biegu przedawnienia mogą mieć znaczenie.

Przedawnienie nie powoduje automatycznego wykreślenia długu z dokumentów. Jeżeli wierzyciel pozwie wspólnotę, co do zasady trzeba podnieść zarzut przedawnienia. Z tego powodu nowy zarząd powinien przed zapłatą starych faktur ustalić, które należności są wymagalne, które są sporne, a które mogą być przedawnione.

Co powinien zrobić nowy zarząd po otrzymaniu wezwania do zapłaty?

Po otrzymaniu przedsądowego wezwania do zapłaty nowy zarząd powinien działać szybko, ale uporządkowanie. W pierwszej kolejności warto potwierdzić, czy wezwanie pochodzi od rzeczywistego wierzyciela, jakich faktur dotyczy, z jakiej umowy wynika roszczenie i czy usługi były wykonane na rzecz wspólnoty.

Następnie należy sprawdzić dokumentację wspólnoty: umowę z firmą sprzątającą, aneksy, protokoły odbioru usług, korespondencję, potwierdzenia przelewów, zestawienia księgowe, uchwały właścicieli oraz sprawozdania poprzedniego zarządu lub administratora. Jeżeli dokumenty są niepełne, trzeba pisemnie wezwać poprzedni zarząd albo administratora do ich wydania i wskazać konkretną listę braków.

Jeżeli roszczenie jest zasadne i nieprzedawnione, praktycznym rozwiązaniem może być zawarcie porozumienia z wierzycielem, np. rozłożenie zaległości na raty, rezygnacja z części odsetek albo uzgodnienie harmonogramu spłaty. Pozew o zapłatę może zwiększyć koszty o opłatę sądową, koszty zastępstwa procesowego, odsetki i koszty egzekucyjne.

Jeżeli roszczenie jest sporne, należy odpowiedzieć wierzycielowi na piśmie, wskazując konkretne zastrzeżenia. Mogą one dotyczyć np. braku umowy, braku wykonania usługi, błędnego okresu rozliczeniowego, zawyżonej kwoty, wcześniejszej zapłaty albo przedawnienia.

Odpowiedzialność poprzedniego zarządu lub administratora

To, że wspólnota powinna uregulować zasadny dług wobec usługodawcy, nie wyklucza późniejszej analizy odpowiedzialności osób, które doprowadziły do zaległości. Jeżeli poprzedni zarząd albo administrator działał sprzecznie z obowiązkami, nie prowadził dokumentacji, zaniechał windykacji właścicieli, nie przekazywał informacji albo doprowadził do szkody, wspólnota może rozważyć roszczenia odszkodowawcze.

Podstawą takich roszczeń nie jest jednak sam fakt, że faktury pozostały nieopłacone. Trzeba wykazać naruszenie obowiązków, szkodę, wysokość szkody oraz związek przyczynowy między zaniedbaniem a szkodą. W przypadku administratora podstawowe znaczenie ma umowa o administrowanie lub zarządzanie oraz zakres powierzonych czynności. W przypadku członków zarządu ocena zależy od konkretnych działań, zaniechań, uchwał właścicieli i dokumentów.

W praktyce przed kierowaniem roszczeń warto zlecić przegląd dokumentacji finansowej, ustalić stan zobowiązań i należności, sprawdzić konta bankowe, historię płatności, rozliczenia z właścicielami oraz korespondencję z usługodawcami. Dopiero takie ustalenia pozwalają ocenić, czy zachodzi realna podstawa do wezwania do zapłaty lub pozwu przeciwko poprzednim osobom odpowiedzialnym za prowadzenie spraw wspólnoty.

Windykacja zaległości właścicieli lokali

Jeżeli problem z płatnościami wobec usługodawców wynika z zaległości właścicieli, wspólnota powinna niezwłocznie wdrożyć windykację. Standardowo obejmuje to zestawienie zaległości, wezwanie do zapłaty, naliczenie odsetek, próbę ugodowego ustalenia harmonogramu spłat, a w razie potrzeby pozew o zapłatę.

Zaległe zaliczki na koszty zarządu mają charakter okresowy, dlatego co do zasady przedawniają się po 3 latach, z uwzględnieniem zasady końca roku kalendarzowego z art. 118 Kodeksu cywilnego. Bezczynność poprzedniego zarządu nie usprawiedliwia dalszego braku działań, bo z każdym kolejnym okresem rośnie ryzyko utraty możliwości skutecznego dochodzenia starszych należności.

W skrajnych przypadkach zastosowanie może mieć art. 16 ust. 1 ustawy o własności lokali. Jeżeli właściciel lokalu zalega długotrwale z zapłatą należnych opłat albo rażąco lub uporczywie narusza porządek domowy, wspólnota może w procesie żądać sprzedaży lokalu w drodze licytacji na podstawie przepisów o egzekucji z nieruchomości. Jest to środek daleko idący i powinien być traktowany jako rozwiązanie wyjątkowe, poprzedzone analizą prawną i uchwałą właścicieli.

Brak dokumentacji po poprzednim zarządzie

Jeżeli poprzedni zarząd albo administrator nie przekazał dokumentów, nowy zarząd powinien sporządzić listę braków i wystosować pisemne wezwanie do wydania dokumentacji. Wezwanie powinno obejmować w szczególności umowy, faktury, potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe, uchwały, protokoły zebrań, ewidencję właścicieli, rozliczenia zaliczek, dokumenty księgowe oraz korespondencję z kontrahentami.

W razie odmowy wydania dokumentów można rozważyć skierowanie sprawy do sądu, w tym powództwo o wydanie rzeczy lub dokumentów. W zależności od okoliczności mogą mieć znaczenie przepisy Kodeksu cywilnego, w tym art. 222 § 1 Kodeksu cywilnego. Przed pozwem warto jednak ustalić, kto faktycznie posiada dokumenty i na jakiej podstawie odmawia ich wydania.

Wnioski

W opisanej sytuacji najważniejsze jest rozdzielenie dwóch kwestii: odpowiedzialności wspólnoty wobec firmy sprzątającej oraz ewentualnej odpowiedzialności poprzedniego zarządu lub administratora wobec wspólnoty. Wierzyciel może żądać zapłaty od wspólnoty, jeżeli faktury dotyczą usług wykonanych na rzecz nieruchomości wspólnej i roszczenie jest zasadne.

Nowy zarząd powinien:

1. ustalić, z jakiej umowy wynikają faktury i czy usługa została wykonana;
2. sprawdzić, czy roszczenie nie jest przedawnione oraz czy nie było wcześniej zapłacone;
3. ocenić, czy umowa mieściła się w zwykłym zarządzie albo czy była wymagana uchwała właścicieli;
4. przeanalizować stan rachunku bankowego, zaliczki właścicieli i zaległości mieszkańców;
5. podjąć rozmowy z wierzycielem w sprawie ugody albo przygotować rzeczowe stanowisko odmowne;
6. wezwać poprzedni zarząd lub administratora do wydania dokumentów i złożenia wyjaśnień;
7. rozważyć audyt finansowy oraz dochodzenie roszczeń od osób, które wyrządziły wspólnocie szkodę.

Jeżeli sprawa obejmuje także szkody, remonty albo sporne działania przy częściach wspólnych, przydatna może być analiza, jak w praktyce wygląda odpowiedzialność wspólnoty mieszkaniowej i zarządcy w innych sytuacjach.

FAQ

Czy nowy zarząd musi zapłacić faktury pozostawione przez poprzedni zarząd?

Jeżeli faktury dotyczą nieruchomości wspólnej, wynikają z ważnej umowy i nie są skutecznie kwestionowane, dłużnikiem jest wspólnota mieszkaniowa. Zmiana osób w zarządzie nie znosi zobowiązań wspólnoty.

Czy członkowie nowego zarządu odpowiadają prywatnie za stare długi?

Co do zasady nie. Nowy zarząd reprezentuje wspólnotę, ale nie staje się prywatnym dłużnikiem za faktury wystawione na wspólnotę. Odpowiedzialność osobista mogłaby pojawić się wyjątkowo, np. gdyby członek zarządu sam zaciągnął osobiste zobowiązanie albo wyrządził szkodę własnym zawinionym działaniem.

Czy można odmówić zapłaty, bo dług powstał za poprzedniego zarządu?

Sama okoliczność, że dług powstał za poprzedniego zarządu, nie jest wystarczającą podstawą odmowy. Odmowa może być zasadna, jeżeli roszczenie jest nieudowodnione, przedawnione, zawyżone, już zapłacone albo nie dotyczy nieruchomości wspólnej.

Kiedy przedawniają się roszczenia z faktur firmy sprzątającej?

Najczęściej po 3 latach jako roszczenia związane z działalnością gospodarczą wierzyciela. Trzeba jednak sprawdzić każdą fakturę osobno, bo znaczenie ma termin płatności, ewentualne uznanie długu, ugoda, postępowanie sądowe lub inne zdarzenia wpływające na bieg przedawnienia.

Co zrobić, gdy poprzedni zarząd nie przekazał dokumentów?

Należy pisemnie wezwać poprzedni zarząd albo administratora do wydania konkretnych dokumentów i wyznaczyć termin. Jeżeli wezwanie jest bezskuteczne, można rozważyć działania sądowe oraz zabezpieczenie interesów wspólnoty przez odtworzenie dokumentacji u banku, kontrahentów i księgowości.

Czy wspólnota może dochodzić pieniędzy od poprzedniego administratora?

Tak, ale tylko wtedy, gdy da się wykazać naruszenie obowiązków, szkodę i związek między zaniedbaniem a szkodą. Podstawowe znaczenie ma umowa z administratorem oraz dokumenty pokazujące, czego nie zrobił mimo obowiązku.

Podsumowanie

Nowy zarząd wspólnoty powinien traktować zaległe faktury jako problem wspólnoty, a nie prywatny dług poprzedników. Jeżeli faktury dotyczą nieruchomości wspólnej i są zasadne, wspólnota musi liczyć się z obowiązkiem zapłaty, nawet jeśli przyczyną zaległości były zaniedbania poprzedniego zarządu lub administratora.

Najbezpieczniejsze działanie to szybka analiza dokumentów, ocena przedawnienia, rozmowa z wierzycielem, uporządkowanie zaliczek i windykacji właścicieli oraz zbadanie, czy poprzednie osoby odpowiedzialne za prowadzenie spraw wspólnoty wyrządziły jej szkodę. W takich sprawach decyzja o zapłacie, ugodzie albo sporze sądowym powinna wynikać z dokumentów, a nie wyłącznie z faktu zmiany zarządu. Przy podobnym problemie pomocne może być opracowanie „odpowiedzialność zarządu wspólnoty za szkodę”.