Jak bezpiecznie wynająć mieszkanie – umowa, kaucja, protokół i najem okazjonalny

Najem okazjonalny jako podstawowe zabezpieczenie wynajmującego

Jeżeli właściciel wynajmuje prywatne mieszkanie osobom fizycznym na cele mieszkaniowe, jednym z najskuteczniejszych zabezpieczeń jest umowa najmu okazjonalnego. Nie jest to zwykła umowa najmu z dopiskiem w tytule. Musi spełniać warunki określone w ustawie o ochronie praw lokatorów.

Umowę najmu okazjonalnego lokalu może zawrzeć właściciel będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa musi być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Jeżeli wynajem jest prowadzony w ramach działalności gospodarczej, właściwą konstrukcją może być najem instytucjonalny, a nie najem okazjonalny.

W tym kontekście warto sprawdzić także: najem instytucjonalny i okazjonalny.

Najem okazjonalny jest szczególnie przydatny, gdy wynajmujący obawia się, że najemca przestanie płacić, odmówi wyprowadzki albo będzie powoływał się na szczególną sytuację rodzinną. Trzeba jednak pamiętać, że umowa nie może naruszać praw najemcy. Nie wolno wprowadzać postanowień, które pozwalałyby wypowiedzieć umowę tylko dlatego, że najemczyni zaszła w ciążę albo w lokalu zamieszkało dziecko.

Jakie dokumenty są potrzebne przy najmie okazjonalnym?

Sama umowa pisemna nie wystarczy. Do umowy najmu okazjonalnego należy dołączyć przede wszystkim: Ten sam mechanizm może mieć znaczenie także przy: umowa przedwstępna najmu.

1. oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje się do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela,
2. wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu,
3. oświadczenie właściciela lub osoby posiadającej tytuł prawny do wskazanego lokalu, że zgadza się na zamieszkanie w nim najemcy i osób z nim zamieszkujących; na żądanie wynajmującego podpis pod tym oświadczeniem powinien być notarialnie poświadczony.

Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania w lokalu wskazanym jako lokal zastępczy, ma 21 dni od dnia powzięcia wiadomości o tej okoliczności na wskazanie innego lokalu i przedstawienie nowego oświadczenia właściciela tego lokalu. Niedopełnienie tego obowiązku pozwala właścicielowi wypowiedzieć umowę na piśmie z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia.

Wynagrodzenie notariusza za sporządzenie oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji nie może przekroczyć 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. W praktyce strony powinny przed podpisaniem umowy ustalić, kto ponosi ten koszt.

Umowa najmu okazjonalnego oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Dlatego także zmiana najemcy, okresu najmu, wysokości czynszu lub innych istotnych warunków powinna być potwierdzona pisemnie. Jeżeli po roku strony chcą kontynuować najem, trzeba zadbać o prawidłowy aneks albo zawarcie nowej umowy, zależnie od treści dotychczasowych dokumentów.

Zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego

Właściciel powinien zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Na żądanie najemcy właściciel powinien przedstawić potwierdzenie takiego zgłoszenia.

To ważny warunek praktyczny. Jeżeli właściciel nie zgłosi najmu okazjonalnego w terminie, nie stosuje się przepisów dających właścicielowi uproszczoną procedurę opróżnienia lokalu oraz szczególne zasady dotyczące czynszu i opłat. W efekcie umowa może nie dawać zabezpieczenia, którego właściciel oczekiwał.

Od strony podatkowej najem prywatny jest obecnie opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Stawka wynosi 8,5% przychodu do 100 000 zł oraz 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł. Przy małżonkach pozostających we wspólności majątkowej, którzy złożyli oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodu przez jednego z nich, limit dla stawki 12,5% wynosi 200 000 zł.

Kaucja, protokół i sprawdzenie najemcy

Kaucja przy najmie okazjonalnym może zabezpieczać należności z tytułu najmu oraz ewentualne koszty egzekucji opróżnienia lokalu. Nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zawarcia umowy. Po opróżnieniu lokalu kaucję należy zwrócić w ciągu miesiąca, po potrąceniu uzasadnionych należności właściciela.

W praktyce sama kaucja nie wystarczy. Przed wydaniem mieszkania warto sporządzić szczegółowy protokół zdawczo-odbiorczy, opisać stan ścian, podłóg, okien, drzwi, instalacji, sprzętów i mebli, spisać liczniki oraz wykonać dokumentację zdjęciową. Protokół powinien być podpisany przez wszystkie strony umowy.

Jeżeli w lokalu ma mieszkać kilka osób, trzeba zdecydować, czy wszystkie będą najemcami, czy część będzie tylko osobami uprawnionymi do zamieszkiwania. W wielu sytuacjach bezpieczniejsze jest, aby osoby pełnoletnie odpowiedzialne za zapłatę czynszu i szkody były stronami umowy. Inaczej ocenia się sytuację, gdy pozostałe osoby mają jedynie faktycznie zamieszkiwać w lokalu.

Co wpisać do umowy, aby realnie chroniła właściciela?

Dobra umowa powinna precyzyjnie określać strony, adres lokalu, czas trwania najmu, wysokość czynszu, terminy płatności, numer rachunku bankowego, zasady rozliczania mediów, wysokość kaucji, sposób zwrotu lokalu, obowiązki naprawcze najemcy i zakaz oddawania lokalu osobom trzecim bez pisemnej zgody właściciela.

Warto również wpisać, kto może mieszkać w lokalu. Nie chodzi o zakaz posiadania dzieci, lecz o ustalenie, kto faktycznie korzysta z mieszkania, kto odpowiada za opłaty i kiedy potrzebna jest zgoda właściciela na wprowadzenie kolejnych osób. Przy małżonkach trzeba pamiętać, że w określonych sytuacjach małżonek najemcy może stać się współnajemcą lokalu służącego zaspokojeniu potrzeb mieszkaniowych rodziny.

Jeżeli najemca chce zarejestrować firmę w lokalu albo faktycznie prowadzić tam działalność, powinno to być wyraźnie uregulowane w umowie. Inaczej właściciel może mieć problem z rozliczeniami, podatkami, korespondencją urzędową, sposobem korzystania z lokalu i zgodnością z przeznaczeniem mieszkania. Osobnego omówienia wymaga działalność gospodarcza w wynajmowanym mieszkaniu, zwłaszcza gdy ma wykraczać poza sam adres korespondencyjny.

Umowa na czas oznaczony powinna wskazywać konkretne przypadki, w których można ją wypowiedzieć przed terminem. Przy najmie okazjonalnym trzeba jednak uwzględnić przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów. W praktyce należy ostrożnie formułować postanowienia o wypowiedzeniu, zwłaszcza gdy właściciel chce zastrzec natychmiastowe wypowiedzenie najmu okazjonalnego, bo nie każde takie postanowienie będzie skuteczne w lokalu mieszkalnym.

Co zrobić, gdy najemca nie płaci albo niszczy mieszkanie?

Przy zaległościach czynszowych właściciel nie powinien działać wyłącznie telefonicznie. Jeżeli najemca jest w zwłoce z zapłatą czynszu lub innych opłat za używanie lokalu co najmniej za trzy pełne okresy płatności, właściciel powinien najpierw uprzedzić go na piśmie o zamiarze wypowiedzenia umowy i wyznaczyć dodatkowy miesięczny termin do zapłaty zaległych oraz bieżących należności. Dopiero po bezskutecznym upływie tego terminu możliwe jest wypowiedzenie umowy na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego.

Jeżeli najemca używa lokalu sprzecznie z umową, dopuszcza do powstania szkód, niszczy urządzenia albo rażąco lub uporczywie narusza porządek domowy, właściciel powinien wysłać pisemne upomnienie. Gdy mimo upomnienia naruszenia trwają, można wypowiedzieć umowę na podstawie przepisów ustawy. Szerzej praktyczny problem co gdy najemca nie płaci wymaga każdorazowo oceny terminów, dowodów doręczenia i treści umowy.

Jeżeli po wygaśnięciu albo rozwiązaniu najmu okazjonalnego najemca dobrowolnie nie opróżnia lokalu, właściciel doręcza mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem. Żądanie powinno wskazywać właściciela i najemcę, umowę, przyczynę ustania najmu oraz termin opróżnienia lokalu, nie krótszy niż 7 dni od doręczenia żądania. Po bezskutecznym upływie tego terminu właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu najemcy, a następnie może prowadzić egzekucję przez komornika.

Ciąża najemczyni, dzieci i ochrona przed eksmisją

Przy zwykłej umowie najmu właściciel musi co do zasady przeprowadzić postępowanie o opróżnienie lokalu, a następnie egzekucję. Sąd bada sytuację osób objętych żądaniem opróżnienia lokalu i może orzekać o uprawnieniu do zawarcia umowy najmu socjalnego. Trzeba jednak pamiętać, że szczególna lista osób chronionych z art. 14 ust. 4 ustawy, obejmująca m.in. kobietę w ciąży i małoletniego, nie działa automatycznie wobec osób, które utraciły tytuł prawny do lokalu niewchodzącego w skład publicznego zasobu mieszkaniowego, z wyjątkami wskazanymi w ustawie.

Najem okazjonalny zmienia sytuację właściciela, ponieważ najemca już przy zawieraniu umowy składa akt notarialny o poddaniu się egzekucji i wskazuje lokal, do którego może się wyprowadzić. Jeżeli umowa została prawidłowo zgłoszona do urzędu skarbowego, dłużnikowi zobowiązanemu do opróżnienia lokalu zajmowanego na podstawie najmu okazjonalnego nie przysługuje także prawo do tymczasowego pomieszczenia. Nie oznacza to jednak, że właściciel może samodzielnie usunąć najemcę, wymienić zamki albo wyrzucić rzeczy. Nadal trzeba przejść formalną procedurę: wypowiedzenie lub wygaśnięcie umowy, żądanie opróżnienia lokalu, klauzula wykonalności i komornik.

W tym kontekście warto sprawdzić także: najem okazjonalny krok po kroku.

Nie można zabezpieczyć się zapisem, że najemczyni zobowiązuje się nie zajść w ciążę albo że urodzenie dziecka automatycznie kończy umowę. Takie postanowienia byłyby prawnie ryzykowne i mogłyby zostać uznane za sprzeczne z ustawą lub zasadami współżycia społecznego. Właściciel powinien zabezpieczać się przez legalne instrumenty: najem okazjonalny, kaucję, protokół, właściwe doręczenia i rzetelną dokumentację naruszeń.

Osobno omawiamy też zagadnienie: wynajem pokoi.

Przykłady

FAQ

Czy najem okazjonalny zawsze chroni przed problemami z eksmisją?

Nie zawsze. Chroni tylko wtedy, gdy umowa spełnia ustawowe warunki, ma wymagane załączniki, została zawarta na czas oznaczony i została zgłoszona do urzędu skarbowego w terminie. Właściciel nadal musi korzystać z legalnej procedury, a nie działać samodzielnie.

Czy można wypowiedzieć umowę, bo najemczyni zaszła w ciążę?

Nie. Ciąża ani urodzenie dziecka nie są samodzielną podstawą wypowiedzenia umowy najmu. Właściciel może wypowiedzieć umowę tylko z przyczyn przewidzianych w przepisach i umowie, np. przy zaległościach, niszczeniu lokalu albo używaniu go sprzecznie z umową.

Ile może wynosić kaucja przy najmie okazjonalnym?

Kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zawarcia umowy. Po opróżnieniu lokalu trzeba ją rozliczyć i zwrócić w ciągu miesiąca, po potrąceniu uzasadnionych należności właściciela.

Czy właściciel może od razu iść do komornika?

Nie od razu. Najpierw umowa musi wygasnąć albo zostać skutecznie rozwiązana. Następnie właściciel doręcza żądanie opróżnienia lokalu z terminem co najmniej 7 dni. Dopiero po bezskutecznym upływie tego terminu składa do sądu wniosek o klauzulę wykonalności dla aktu notarialnego, a po jej uzyskaniu może skierować sprawę do komornika.

Czy umowę najmu okazjonalnego trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego?

Tak. Właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według swojego miejsca zamieszkania w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia pozbawia właściciela kluczowych korzyści wynikających z najmu okazjonalnego.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 11, art. 14 oraz art. 19a-19e: tekst ustawy w serwisie Sejmu.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności przepisy o najmie lokalu: tekst Kodeksu cywilnego w serwisie Sejmu.
• Informacje Ministerstwa Finansów o opodatkowaniu przychodów z najmu prywatnego ryczałtem: podatki.gov.pl - dochody z najmu.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.