Wynajem mieszkania kilku osobom – jedna umowa czy kilka?

Czy trzeba podpisać osobną umowę z każdą osobą?

Nie ma obowiązku zawierania trzech, czterech czy pięciu oddzielnych umów tylko dlatego, że w mieszkaniu ma zamieszkać kilka niespokrewnionych osób. Dopuszczalne jest zawarcie jednej umowy najmu, w której po stronie najemcy występuje kilka osób. W takiej sytuacji każdą z nich należy dokładnie oznaczyć w umowie: imieniem i nazwiskiem, numerem PESEL, numerem dokumentu tożsamości oraz adresem do doręczeń.

Wynajmujący powinien unikać sytuacji, w której umowę podpisuje tylko jedna osoba, a pozostałe „po prostu mieszkają” w lokalu. Jest to możliwe, ale słabiej zabezpiecza interes właściciela. Jeżeli pozostali mieszkańcy nie są stroną umowy, trudniej dochodzić od nich czynszu, opłat za media, odszkodowania za zniszczenia albo obowiązku opróżnienia lokalu. Jeżeli jedna osoba ma działać w imieniu pozostałych, powinna mieć od nich pełnomocnictwa, a ich zakres powinien obejmować zawarcie umowy najmu i przyjęcie określonych zobowiązań.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie to jedna umowa podpisana przez wszystkich pełnoletnich najemców. W umowie warto wskazać, że odpowiadają oni solidarnie za czynsz, opłaty eksploatacyjne, media, koszty napraw wynikających z ich odpowiedzialności oraz inne należności przewidziane umową. Solidarność umowna jest ważna praktycznie: właściciel może żądać całości należności od jednego, kilku albo wszystkich najemców, a rozliczenia między nimi pozostają ich sprawą wewnętrzną. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku: brak podpisu najemcy.

W tym kontekście warto sprawdzić także: prawidłowe pełnomocnictwo.

Jedna umowa najmu z kilkoma najemcami – co powinna zawierać?

Przy wynajmie mieszkania grupie pracowników, studentów albo znajomych umowa powinna być bardziej precyzyjna niż standardowy krótki wzór pobrany z internetu. Warto określić nie tylko wysokość czynszu, termin płatności i zasady rozliczania mediów, lecz także liczbę osób uprawnionych do zamieszkiwania, zakaz podnajmu bez zgody właściciela, zasady korzystania z części wspólnych, odpowiedzialność za szkody, sposób kontaktu oraz procedurę zwrotu lokalu.

Jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony, trzeba szczególnie starannie wpisać przypadki, w których można ją wypowiedzieć przed końcem okresu najmu. Umowa terminowa nie powinna zawierać ogólnego zapisu, że każda strona może wypowiedzieć ją w dowolnym momencie bez przyczyny, bo taki zapis może okazać się nieskuteczny. Praktycznie lepsze jest wyliczenie konkretnych sytuacji, np. zaległości w płatnościach, używania lokalu sprzecznie z umową, oddania lokalu innej osobie bez zgody właściciela, rażącego naruszania porządku domowego albo utraty przez najemcę wskazanego lokalu do wyprowadzki przy najmie okazjonalnym. Zobacz również omówienie, jak wygląda rozwiązanie najmu na czas określony.

Warto też opisać, kto faktycznie ma mieszkać w lokalu. Najemca lokalu mieszkalnego nie może bez zgody wynajmującego oddać lokalu albo jego części do bezpłatnego używania ani go podnająć, chyba że chodzi o osobę, względem której najemca jest obciążony obowiązkiem alimentacyjnym. Przy grupowym najmie zapis o zakazie przyjmowania nowych lokatorów bez pisemnej zgody właściciela ma duże znaczenie dowodowe.

Najem okazjonalny przy kilku najemcach

W przypadku wynajmu mieszkania osobom fizycznym na cele mieszkaniowe warto rozważyć umowę najmu okazjonalnego. Z tej formy może skorzystać właściciel będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa najmu okazjonalnego musi być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat, i wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Taki sam wymóg dotyczy zmian tej umowy.

Do umowy najmu okazjonalnego załącza się przede wszystkim: oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia oraz wydania lokalu, wskazanie innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać w razie egzekucji, oraz oświadczenie właściciela tego lokalu albo osoby mającej do niego tytuł prawny o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących. Na żądanie wynajmującego podpis pod takim oświadczeniem powinien być notarialnie poświadczony.

Jeżeli po stronie najemcy występuje kilka osób, bezpieczna praktyka polega na tym, aby każdy pełnoletni najemca podpisał umowę i złożył własne oświadczenie notarialne. W przeciwnym razie uproszczona procedura opróżnienia lokalu może być skuteczna tylko wobec osoby, która rzeczywiście poddała się egzekucji. W umowie trzeba również wskazać osoby, które mają zamieszkiwać razem z najemcami.

Właściciel może pobrać kaucję zabezpieczającą należności z tytułu najmu okazjonalnego oraz ewentualne koszty egzekucji opróżnienia lokalu. Kaucja przy najmie okazjonalnym nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki z dnia zawarcia umowy. Podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela.

Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego

Samo podpisanie umowy i aktów notarialnych nie wystarczy. Właściciel ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Na żądanie najemcy właściciel powinien przedstawić potwierdzenie zgłoszenia.

Brak zgłoszenia ma istotne skutki. Jeżeli właściciel nie dopełni tego obowiązku, nie korzysta z części szczególnych uprawnień przewidzianych dla najmu okazjonalnego, w szczególności uproszczonego mechanizmu opróżnienia lokalu po wygaśnięciu albo rozwiązaniu umowy. Nie oznacza to, że umowa automatycznie przestaje istnieć, ale właściciel traci najważniejszą praktyczną przewagę tej formy najmu.

W tym kontekście warto sprawdzić także: zgłoszenie do urzędu skarbowego.

Wypowiedzenie umowy i zaległości czynszowe

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu mieszkalnego przez właściciela wymaga zachowania przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów. Wypowiedzenie powinno być dokonane na piśmie i wskazywać przyczynę. Przy zaległościach płatniczych właściciel może wypowiedzieć stosunek prawny nie później niż na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego, jeżeli lokator jest w zwłoce z zapłatą czynszu lub innych opłat za używanie lokalu co najmniej za trzy pełne okresy płatności, mimo że wcześniej został pisemnie uprzedzony o zamiarze wypowiedzenia i otrzymał dodatkowy miesięczny termin na zapłatę zaległych oraz bieżących należności.

Oznacza to, że samo opóźnienie w zapłacie jednego czynszu zwykle nie wystarcza do skutecznego wypowiedzenia umowy lokalu mieszkalnego w tym trybie. Trzeba najpierw prawidłowo wezwać najemców, wyznaczyć dodatkowy miesięczny termin i dopiero po jego bezskutecznym upływie złożyć wypowiedzenie. W praktyce przy kilku najemcach wezwania i wypowiedzenie należy doręczać wszystkim osobom będącym stroną umowy.

Przy najmie okazjonalnym po wygaśnięciu albo rozwiązaniu umowy, jeżeli najemca dobrowolnie nie opróżnia lokalu, właściciel doręcza mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem. Termin wskazany w żądaniu nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia. Po bezskutecznym upływie tego terminu właściciel może złożyć do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. W podobnych sytuacjach przydatne może być omówienie zasad, jakie ma natychmiastowe wypowiedzenie najmu okazjonalnego, oraz jak wygląda sądowa procedura eksmisji.

Odpowiedzialność solidarna za czynsz i opłaty

Przy kilku najemcach kluczowe jest prawidłowe ukształtowanie odpowiedzialności za płatności. Kodeks cywilny przewiduje solidarną odpowiedzialność za czynsz i inne należne opłaty osób pełnoletnich stale zamieszkujących z najemcą, z wyjątkiem pełnoletnich zstępnych pozostających na utrzymaniu najemcy, którzy nie są w stanie utrzymać się samodzielnie. Odpowiedzialność takich osób jest jednak ograniczona do należności za okres ich stałego zamieszkiwania.

Niezależnie od tego w umowie warto wprost zastrzec solidarną odpowiedzialność wszystkich najemców będących stronami umowy. Wtedy nie ma wątpliwości, że właściciel może dochodzić pełnej kwoty zaległego czynszu i opłat od wybranego najemcy, a najemcy rozliczają się później między sobą. Bez takiego zapisu spór o zakres odpowiedzialności może niepotrzebnie utrudnić odzyskanie należności.

Praktyczna lista zabezpieczeń dla wynajmującego

Przed wydaniem kluczy warto przygotować komplet dokumentów i procedur. Podstawą jest pisemna umowa z dokładnym oznaczeniem wszystkich najemców, opisem lokalu, wysokością czynszu i opłat, terminami płatności, kaucją, zasadami rozliczenia mediów, protokołem zdawczo-odbiorczym i dokumentacją stanu mieszkania. Jeżeli właściciel wybiera najem okazjonalny, potrzebne są również prawidłowe załączniki i terminowe zgłoszenie do urzędu skarbowego.

Dobrą praktyką jest wpisanie do umowy zakazu podnajmu i przyjmowania dodatkowych mieszkańców bez pisemnej zgody właściciela, obowiązku informowania o zmianie adresu do doręczeń, zasad napraw, odpowiedzialności za szkody oraz procedury zwrotu kluczy. Przy wynajmie grupie osób warto też uzgodnić jednego najemcę technicznie odpowiedzialnego za kontakt, ale nie powinno to zastępować odpowiedzialności wszystkich najemców za wykonanie umowy. Te zabezpieczenia są szczególnie ważne przy grupie młodych najemców; praktyczne klauzule i zasady odpowiedzialności omawia poradnik bezpieczny wynajem mieszkania studentom.

FAQ

Czy jedna umowa z kilkoma najemcami jest ważna?

Tak. Jedna umowa może obejmować kilku najemców, także gdy nie są rodziną. Dla bezpieczeństwa każdy najemca powinien być w umowie dokładnie oznaczony i powinien ją podpisać.

Czy wystarczy, że umowę podpisze jedna osoba z grupy?

Może to wystarczyć tylko wobec tej osoby, chyba że działa ona na podstawie prawidłowego pełnomocnictwa od pozostałych. Bez pełnomocnictwa pozostali mieszkańcy mogą nie być stronami umowy, co utrudnia dochodzenie należności i obowiązku opróżnienia lokalu.

Czy przy kilku najemcach każdy musi podpisać akt notarialny do najmu okazjonalnego?

Najbezpieczniej, aby każdy pełnoletni najemca złożył własne oświadczenie w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu. W przeciwnym razie uproszczona procedura może nie obejmować wszystkich osób w taki sam sposób.

Kiedy trzeba zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego?

Właściciel powinien zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według swojego miejsca zamieszkania w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia pozbawia go części szczególnych uprawnień wynikających z najmu okazjonalnego.

Po ilu niezapłaconych czynszach można wypowiedzieć umowę?

Przy lokalu mieszkalnym co do zasady chodzi o zwłokę co najmniej za trzy pełne okresy płatności. Właściciel musi wcześniej pisemnie uprzedzić najemcę o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczyć dodatkowy miesięczny termin do zapłaty zaległych oraz bieżących należności.

Czy można pobrać osobną kaucję od każdego najemcy?

Można ustalić, że każdy najemca wpłaca część kaucji, ale w umowie warto jasno wskazać łączną wysokość kaucji, sposób jej rozliczenia i komu zostanie zwrócona. Przy najmie okazjonalnym łączna kaucja nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu.

Podsumowanie

Wynajem mieszkania kilku osobom można bezpiecznie uregulować jedną umową, ale nie powinna to być umowa podpisana przypadkowo tylko z jedną osobą z grupy. Najlepiej, aby wszyscy pełnoletni najemcy byli stronami umowy, podpisali ją i odpowiadali solidarnie za czynsz oraz opłaty. Przy najmie okazjonalnym należy dodatkowo dopilnować aktów notarialnych, wskazania lokalu do wyprowadzki, zgód właścicieli tych lokali oraz zgłoszenia do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu.

Największe znaczenie mają szczegóły: precyzyjne postanowienia o wypowiedzeniu, zakazie podnajmu, liczbie mieszkańców, odpowiedzialności za szkody i sposobie doręczeń. Jeżeli w lokalu ma mieszkać grupa osób, dobrze przygotowana umowa jest często ważniejsza niż sam wybór między jedną a kilkoma umowami.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93, w szczególności art. 659, art. 660, art. 687, art. 688, art. 688¹ i art. 688².
2. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego – Dz.U. 2001 nr 71 poz. 733, w szczególności art. 11 oraz art. 19a–19e.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.