Najem okazjonalny a podnajem mieszkania pracownikom

Czym jest najem okazjonalny i kto może go zawrzeć?

Najem okazjonalny lokalu jest szczególną formą najmu lokalu mieszkalnego. Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów umową najmu okazjonalnego jest umowa najmu lokalu mieszkalnego, którego właściciel jest osobą fizyczną, nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali i zawiera umowę na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat.

Ograniczenie dotyczące osoby fizycznej i braku działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali dotyczy właściciela, czyli wynajmującego. Przepis nie stanowi, że najemcą musi być wyłącznie osoba prywatna nieprowadząca działalności. W praktyce najemcą może więc być także osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, o ile umowa dotyczy lokalu mieszkalnego i spełnia pozostałe warunki ustawowe.

Jeżeli natomiast wynajmujący prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali, właściwą konstrukcją nie jest najem okazjonalny, lecz co do zasady najem instytucjonalny albo zwykły najem, zależnie od okoliczności i celu umowy.

Trzeba jednak odróżnić dwie sytuacje. Jeżeli przedsiębiorca wynajmuje mieszkanie dla własnych potrzeb mieszkaniowych, konstrukcja najmu okazjonalnego jest typowa. Jeżeli natomiast przedsiębiorca chce wynająć lokal po to, aby odpłatnie udostępniać go pracownikom sezonowym, podnajmować pokoje albo prowadzić w nim zorganizowane zakwaterowanie, właściciel powinien zachować ostrożność. Taki model może w praktyce bardziej przypominać działalność zakwaterowania niż zwykły najem mieszkalny, a najem okazjonalny może nie dać właścicielowi takiej ochrony, jakiej oczekuje. Uzupełniająco przydatny może być tekst „najemca chce rozwiązać najem okazjonalny”.

Jakie dokumenty są potrzebne przy najmie okazjonalnym?

Umowa najmu okazjonalnego oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że podstawowa umowa, aneks zmieniający czas trwania najmu, wysokość czynszu, zasady korzystania z lokalu albo zgodę na zamieszkiwanie innych osób powinny być sporządzone na piśmie. Jeżeli strony chcą przedłużyć najem, warto sprawdzić, kiedy wystarczy przedłużenie umowy aneksem, a kiedy bezpieczniej przygotować nowy komplet dokumentów. Powiązany problem omawia osobno artykuł „najem części mieszkania”.

Do umowy najmu okazjonalnego załącza się przede wszystkim:

• oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu po ustaniu umowy,
• wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji,
• oświadczenie właściciela lokalu wskazanego przez najemcę albo osoby mającej do niego tytuł prawny, że wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w tym lokalu.

Na żądanie wynajmującego oświadczenie właściciela lokalu wskazanego jako miejsce wyprowadzki powinno mieć podpis notarialnie poświadczony. Jeżeli najemca traci możliwość zamieszkania w tym lokalu, ma 21 dni od powzięcia wiadomości o tej okoliczności na wskazanie innego lokalu i przedstawienie wymaganego oświadczenia. Niedopełnienie tego obowiązku pozwala właścicielowi wypowiedzieć umowę na piśmie z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia.

W praktyce najwięcej sporów dotyczy tego, czy wskazany lokal rzeczywiście nadaje się do zamieszkania i czy zgoda obejmuje wszystkie osoby, które mają się tam przenieść. Dlatego przy większej liczbie mieszkańców trzeba szczególnie starannie opisać wskazanie lokalu zastępczego, liczbę osób i tytuł prawny osoby składającej zgodę.

Czy najemca może podnajmować lokal pracownikom?

Zgodnie z art. 688² Kodeksu cywilnego najemca nie może bez zgody wynajmującego oddać lokalu lub jego części do bezpłatnego używania ani go podnająć. Zgoda wynajmującego nie jest wymagana tylko co do osoby, względem której najemca jest obciążony obowiązkiem alimentacyjnym.

Oznacza to, że podnajem nie jest z góry nieważny ani automatycznie zakazany. Właściciel może wyrazić na niego zgodę. Przy najmie okazjonalnym taka zgoda powinna być jednak bardzo ostrożnie opisana, bo klasyczna konstrukcja najmu okazjonalnego zakłada relację właściciel - najemca oraz osoby z najemcą zamieszkujące, a nie swobodne przekazywanie lokalu kolejnym, zmieniającym się podnajemcom.

Jeżeli przedsiębiorca chce w lokalu kwaterować pracowników sezonowych, warto rozważyć, czy lepszym rozwiązaniem nie będzie zakaz podnajmu i jednoczesne wskazanie, że z lokalu mogą korzystać wyłącznie konkretne, imiennie wskazane osoby jako osoby dopuszczone do zamieszkiwania przez najemcę. Wtedy najemca nadal pozostaje jedyną stroną umowy i ponosi odpowiedzialność za czynsz, opłaty, szkody, porządek domowy oraz zachowanie osób, którym umożliwił pobyt w lokalu.

Dlaczego podnajem osłabia zabezpieczenie właściciela?

Najważniejszą zaletą najmu okazjonalnego jest możliwość skorzystania z aktu notarialnego najemcy i uproszczonej drogi do egzekucji opróżnienia lokalu. Mechanizm ten działa najlepiej wtedy, gdy w lokalu mieszka najemca oraz osoby z nim zamieszkujące, a właściciel wie, kto faktycznie korzysta z mieszkania.

Jeżeli najemca sam nie mieszka w lokalu, lecz przekazuje go kolejnym pracownikom albo podnajemcom, powstaje ryzyko, że osoby te będą miały własny, choć pochodny, tytuł do korzystania z lokalu albo przynajmniej będą twierdziły, że nie są objęte oświadczeniem najemcy złożonym w akcie notarialnym. Wtedy właściciel może być zmuszony do prowadzenia klasycznego postępowania o opróżnienie lokalu przeciwko osobom faktycznie zajmującym mieszkanie.

Nie można bezpiecznie zakładać, że jedno oświadczenie notarialne najemcy automatycznie obejmie każdą przyszłą, nieznaną jeszcze osobę, którą najemca wprowadzi do lokalu. Jeżeli właściciel godzi się na zamieszkiwanie pracowników, powinien co najmniej wymagać ich imiennego wskazania, aktualizacji listy mieszkańców oraz oddzielnych oświadczeń i zobowiązań od pełnoletnich osób, jeżeli mają one realnie korzystać z lokalu przez dłuższy czas.

Czy przedsiębiorca może wskazać swój prywatny dom jako lokal zastępczy?

Jeżeli przedsiębiorca będący najemcą ma tytuł prawny do prywatnego domu, może co do zasady wskazać ten dom jako lokal, w którym będzie mógł zamieszkać po wykonaniu egzekucji. Jeżeli jest właścicielem domu, sam składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na zamieszkanie. Jeżeli dom należy także do małżonka, współwłaściciela albo innej osoby, należy uzyskać zgodę osoby uprawnionej.

Problem pojawia się wtedy, gdy dom ma być wskazany nie tylko dla najemcy, lecz także dla nieokreślonej liczby przyszłych pracowników. Oświadczenie powinno realnie obejmować osoby, które mają tam zamieszkać w razie egzekucji, a liczba tych osób powinna być możliwa do ustalenia. Ogólna deklaracja, że dom przyjmie wszystkich przyszłych podnajemców, może okazać się zbyt nieprecyzyjna i sporna.

Właściciel mieszkania powinien więc żądać dokumentów potwierdzających tytuł prawny do domu, zgody wszystkich osób uprawnionych, doprecyzowania liczby osób oraz aktualizacji dokumentów, jeżeli zmienia się skład mieszkańców. Jeżeli pracownicy będą się często zmieniać, każda zmiana zwiększa ryzyko formalne.

Jak bezpiecznie uregulować korzystanie z lokalu przez pracowników?

Jeżeli właściciel mimo wszystko chce wynająć lokal przedsiębiorcy, który zamierza zakwaterować w nim pracowników, umowa powinna być bardziej szczegółowa niż standardowa umowa najmu okazjonalnego. Warto wprowadzić m.in.:

• zakaz podnajmu bez osobnej, pisemnej zgody właściciela,
• obowiązek wskazania wszystkich osób mieszkających w lokalu oraz aktualizacji tej listy przed wprowadzeniem kolejnych osób,
• maksymalną liczbę mieszkańców i zakaz dalszego oddawania lokalu osobom trzecim,
• odpowiedzialność najemcy za zapłatę czynszu, media, szkody, naruszenia regulaminu i zachowanie osób przebywających w lokalu,
• prawo właściciela do wypowiedzenia umowy w razie nieuprawnionego podnajmu, przepełnienia lokalu, uciążliwego zachowania mieszkańców albo zaległości płatniczych,
• obowiązek przedstawienia aktualnych dokumentów dotyczących lokalu wskazanego do wyprowadzki.

Jeżeli właściciel chce dopuścić podnajem, zgoda nie powinna być ogólna. Najbezpieczniej wskazać, czy dotyczy całego lokalu czy części lokalu, komu lokal może zostać oddany, na jaki czas, czy dopuszczalna jest odpłatność, czy podnajemca może przyjmować kolejne osoby oraz jakie dokumenty musi podpisać każda pełnoletnia osoba mieszkająca w lokalu.

Sam meldunek pracownika nie tworzy prawa do lokalu, ale po zakończeniu umowy może utrudniać porządkowanie sytuacji ewidencyjnej. Jeżeli po wyprowadzce lokatora pojawi się problem z adresem pobytu, przydatne może być omówienie procedury takiej jak wymeldowanie byłego lokatora.

Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego

Właściciel ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela. Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, a nie od samego podpisania umowy, jeżeli rozpoczęcie najmu następuje później.

Na żądanie najemcy właściciel musi przedstawić potwierdzenie zgłoszenia. Niedopełnienie tego obowiązku ma poważne skutki: nie stosuje się wtedy art. 19c i 19d ustawy o ochronie praw lokatorów, czyli właściciel traci podstawowe ułatwienia dotyczące czynszu i opróżnienia lokalu w trybie właściwym dla najmu okazjonalnego.

Kaucja, czynsz i koszty przy najmie okazjonalnym

Zawarcie umowy najmu okazjonalnego może być uzależnione od wpłacenia kaucji. Kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za lokal, obliczonego według stawki czynszu z dnia zawarcia umowy. Po opróżnieniu lokalu kaucję zwraca się w ciągu miesiąca, po potrąceniu należności właściciela, w tym zaległości i ewentualnych kosztów egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.

Z tytułu najmu okazjonalnego właściciel pobiera czynsz oraz opłaty niezależne od właściciela, chyba że umowa stanowi inaczej. Podwyżka czynszu jest dopuszczalna wyłącznie zgodnie z warunkami określonymi w umowie, dlatego mechanizm podwyżek powinien być opisany już przy podpisaniu dokumentu.

Co zrobić po zakończeniu umowy, gdy lokal nie zostanie opróżniony?

Umowa najmu okazjonalnego wygasa po upływie czasu, na jaki została zawarta, albo rozwiązuje się po upływie okresu wypowiedzenia. Jeżeli najemca dobrowolnie nie opróżni lokalu, właściciel doręcza mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem właściciela.

Żądanie powinno wskazywać właściciela i najemcę, umowę, przyczynę ustania najmu oraz termin opróżnienia lokalu. Termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia żądania najemcy. Po bezskutecznym upływie terminu właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu najemcy.

Do wniosku dołącza się żądanie opróżnienia lokalu wraz z dowodem doręczenia albo dowodem wysłania przesyłką poleconą, dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela do lokalu oraz potwierdzenie zgłoszenia najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego.

Jeżeli w lokalu mieszkają osoby, których status nie został prawidłowo uregulowany, np. samodzielni podnajemcy, osoby wprowadzone bez zgody właściciela albo rotujący pracownicy, odzyskanie lokalu może być trudniejsze i wymagać dodatkowych działań prawnych. Osobno trzeba odróżnić zagadnienie: podnajem bez zgody właściciela.

Odpowiedź na pytanie właścicielki

W opisanej sytuacji zawarcie umowy najmu okazjonalnego z osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą jest co do zasady możliwe, ponieważ ustawowy wymóg bycia osobą fizyczną nieprowadzącą działalności w zakresie wynajmowania lokali dotyczy właściciela. Nie oznacza to jednak, że każda konstrukcja z podnajmem będzie dla właściciela bezpieczna.

Sam zapis o podnajmie nie jest automatycznie sprzeczny z prawem, jeżeli właściciel wyrazi na niego zgodę. Może być jednak sprzeczny z praktycznym celem najmu okazjonalnego, jeżeli lokal ma być przekazywany zmieniającym się pracownikom, a właściciel nie będzie miał kontroli nad tym, kto faktycznie w nim mieszka i kto podpisał dokumenty potrzebne do sprawnej egzekucji.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie to nie zgoda na ogólny podnajem, lecz umowa z jednym najemcą, wyraźny zakaz dalszego podnajmu bez pisemnej zgody właściciela, imienna lista osób dopuszczonych do zamieszkiwania, pełna odpowiedzialność najemcy za te osoby oraz aktualizacja dokumentów przy każdej zmianie mieszkańców.

Najemca może złożyć akt notarialny o poddaniu się egzekucji i wskazać lokal, w którym będzie mógł zamieszkać po wykonaniu egzekucji. Nie powinno się jednak zakładać, że jego oświadczenie automatycznie i bezspornie obejmie wszystkich przyszłych podnajemców. Jeżeli w lokalu mają mieszkać osoby trzecie, trzeba osobno uregulować ich status i zadbać o dokumenty, które pozwolą właścicielowi skutecznie odzyskać lokal.

FAQ

Czy najem okazjonalny można zawrzeć z przedsiębiorcą?

Tak, jeżeli przedsiębiorca jest osobą fizyczną, a właściciel spełnia warunki z art. 19a ustawy. Trzeba jednak dokładnie opisać cel najmu i sposób korzystania z lokalu, zwłaszcza gdy lokal ma służyć zakwaterowaniu pracowników.

Czy podnajem mieszkania w najmie okazjonalnym jest zakazany?

Nie jest zakazany bezwzględnie, ale wymaga zgody wynajmującego. Przy najmie okazjonalnym ogólna zgoda na podnajem jest ryzykowna, ponieważ może utrudnić późniejsze odzyskanie lokalu od osób, które nie są stroną umowy z właścicielem.

Czy akt notarialny najemcy obejmuje jego pracowników?

Nie zawsze. Akt notarialny składa najemca. Jeżeli pracownicy są osobami z nim zamieszkującymi i zostali prawidłowo uwzględnieni w dokumentach, ryzyko jest mniejsze. Jeżeli są samodzielnymi podnajemcami albo rotującymi mieszkańcami, właściciel powinien zadbać o dodatkowe dokumenty.

Czy właściciel musi zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego?

Tak. Zgłoszenia dokonuje się w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Brak zgłoszenia powoduje, że właściciel nie korzysta z kluczowych uproszczeń przewidzianych dla najmu okazjonalnego w art. 19c i 19d ustawy.

Czy lepiej zgodzić się na podnajem, czy wskazać osoby uprawnione do zamieszkiwania?

Z punktu widzenia właściciela zwykle bezpieczniejsze jest wskazanie konkretnych osób uprawnionych do zamieszkiwania i zakaz dalszego podnajmu bez pisemnej zgody. Pozwala to lepiej kontrolować, kto korzysta z lokalu i kto odpowiada za naruszenia umowy.

Źródła

• Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 19a-19e: eli.gov.pl
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 688²: eli.gov.pl

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.