Zwrot nadpłaty za wywóz szamba we wspólnocie mieszkaniowej

Na czym polega problem z rozliczeniem wywozu szamba?

W opisanej sytuacji najważniejsze jest odróżnienie dwóch spraw: bieżącego obowiązku ponoszenia kosztów utrzymania lokalu i nieruchomości wspólnej oraz późniejszego rozliczenia zaliczek. Wspólnota lub zarządca mogą pobierać od właścicieli zaliczki na koszty, które są ponoszone w ich interesie, ale zaliczka nie jest opłatą oderwaną od rzeczywistych wydatków. Jeżeli po rozliczeniu okazuje się, że pobrano więcej niż wyniosły koszty wywozu nieczystości ciekłych, powstaje nadpłata.

W sprawach wspólnot mieszkaniowych podstawowe znaczenie mają art. 13, 14, 15, 25 i 29 ustawy o własności lokali. Właściciel lokalu ponosi wydatki związane z utrzymaniem swojego lokalu i uczestniczy w kosztach zarządu nieruchomością wspólną, a na koszty zarządu wpłaca zaliczki płatne z góry do 10. dnia każdego miesiąca. Wspólnota powinna prowadzić ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu, zaliczek oraz rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Jeżeli w sprawie występuje spółdzielnia mieszkaniowa, trzeba ustalić, w jakiej roli działa: czy jest rzeczywistym podmiotem zarządzającym zasobem spółdzielczym, czy tylko administratorem wspólnoty. Jeżeli lokale tworzą wspólnotę mieszkaniową, rozliczenie powinno być oceniane przede wszystkim według zasad wspólnoty, uchwał właścicieli i ustawy o własności lokali.

Jak powinno się rozliczać koszty wywozu szamba?

Wywóz szamba, czyli nieczystości ciekłych ze zbiornika bezodpływowego, powinien być rozliczany według zasad przyjętych dla danej nieruchomości i w oparciu o rzeczywiste koszty. Znaczenie mają zwłaszcza faktury od przedsiębiorcy odbierającego nieczystości ciekłe, terminy wywozu, ilość odebranych ścieków, pojemność zbiornika, liczba lokali, stopień ich zamieszkania oraz to, czy lokale mają wodomierze.

Jeżeli lokale są opomiarowane, rozliczenie według zużycia wody jest zwykle racjonalne, bo ilość zużytej wody najczęściej odpowiada ilości ścieków trafiających do zbiornika. Warunkiem jest jednak to, aby wodomierze były prawidłowo odczytywane i nadawały się do rozliczeń. Jeżeli część lokali nie ma wodomierzy, wspólnota może przyjąć rozliczenie ryczałtowe, np. według liczby osób, powierzchni albo innego obiektywnego kryterium, ale powinno to wynikać z uchwały albo regulaminu rozliczeń.

Inaczej należy rozliczać koszty dotyczące konkretnych lokali, a inaczej koszty dotyczące nieruchomości wspólnej. Jeżeli nieczystości ciekłe powstają w lokalach, to ich koszt powinien obciążać właścicieli tych lokali według zasad przyjętych we wspólnocie. Jeżeli natomiast jakiś koszt dotyczy nieruchomości wspólnej, co przy szambie zdarza się rzadziej, można rozważać rozliczenie według udziałów w nieruchomości wspólnej.

Czy wspólnota może zatrzymać nadpłatę?

Sama wspólnota nie powinna traktować nadpłaty za wywóz szamba jak pieniędzy, którymi może dowolnie dysponować. Jeżeli nadpłata powstała z wpłat właściciela na koszty związane z jego lokalem, zasadą powinno być jej rozliczenie na rzecz tego właściciela: przez zwrot, zaliczenie na przyszłe opłaty dotyczące jego lokalu albo inne rozwiązanie zaakceptowane przez właściciela. Dla pełniejszego obrazu warto porównać także tekst „zwrot bonifikaty”.

W orzecznictwie podkreśla się, że środki wpłacane na koszty utrzymania poszczególnych lokali nie zawsze stają się majątkiem wspólnoty w takim znaczeniu, aby ogół właścicieli mógł swobodnie zmienić ich przeznaczenie. W wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 15 kwietnia 2004 r., sygn. akt I ACa 1382/03, wskazano, że podjęcie uchwały o innym przeznaczeniu środków należących do właścicieli może oznaczać dysponowanie cudzym mieniem przez osoby nieuprawnione.

Nie oznacza to jednak, że każda nadpłata musi być zawsze wypłacona gotówką natychmiast po złożeniu żądania. W praktyce trzeba sprawdzić uchwały wspólnoty, regulamin rozliczeń, sposób księgowania wpłat i to, czy dany właściciel ma własne zaległości wobec wspólnoty. Wspólnota może zaliczać nadpłatę na zaległości tego samego właściciela, jeżeli istnieją ku temu podstawy, ale czym innym jest zaliczenie nadpłaty Jana na dług Jana, a czym innym przeznaczenie nadpłaty Jana na dług Anny.

Czy można przeznaczyć nadpłatę na dług innego właściciela?

Co do zasady nie. Jeżeli nadpłata przysługuje konkretnemu właścicielowi, wspólnota nie powinna bez jego zgody zaliczać jej na zaległość innego właściciela. Nie ma tu typowego potrącenia, bo potrącenie wymaga wzajemności wierzytelności, czyli tego, aby te same osoby były jednocześnie względem siebie wierzycielem i dłużnikiem. Dług innego właściciela nie spełnia tego warunku wobec osoby, której przysługuje nadpłata.

Uchwała, która nakazywałaby przeznaczenie cudzych nadpłat na pokrycie zadłużenia jednego lokalu, może naruszać interesy właścicieli i zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną. Taką uchwałę właściciel może zaskarżyć na podstawie art. 25 ustawy o własności lokali. Termin wynosi 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu albo od dnia powiadomienia właściciela o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów.

Jeżeli nie ma uchwały, a zarząd lub administrator po prostu odmawia zwrotu, należy najpierw żądać pisemnego wyjaśnienia podstawy prawnej i księgowej. Jeżeli podstawy nie ma, możliwe jest dochodzenie zapłaty na drodze sądowej, w zależności od sytuacji jako roszczenia o zwrot nadpłaty, nienależnego świadczenia albo bezpodstawnego wzbogacenia.

Jakich dokumentów zażądać od zarządu, administratora albo spółdzielni?

Najpierw warto wystąpić o pełne rozliczenie, a nie tylko o ogólną informację, że nadpłaty nie będzie. Pismo powinno być skierowane do zarządu wspólnoty, zarządcy albo spółdzielni, zależnie od tego, kto faktycznie prowadzi rozliczenia. Dobrze złożyć je pisemnie i zachować potwierdzenie nadania albo odbioru.

W piśmie można zażądać w szczególności:

• rozliczenia zaliczek pobranych na wywóz nieczystości ciekłych za wskazane lata,
• zestawienia wpłat dokonanych przez poszczególne lokale albo przez lokal osoby występującej z żądaniem,
• zestawienia faktur za wywóz szamba, z datami, kwotami i ilością odebranych nieczystości,
• wskazania zasad rozliczania kosztów pomiędzy lokale,
• kopii uchwały lub regulaminu, z którego wynika sposób rozliczeń,
• informacji, czy powstała nadpłata, jaka jest jej wysokość i komu została przypisana,
• wskazania podstawy prawnej ewentualnego zaliczenia nadpłaty na cudze zadłużenie.

Jeżeli rozliczenia były prowadzone według zużycia wody, warto także zażądać wskazania odczytów wodomierzy przyjętych do rozliczenia. Jeżeli część lokali jest niezamieszkana albo nie korzysta z instalacji w taki sam sposób jak pozostałe, trzeba wyraźnie podnieść tę okoliczność, bo może wpływać na prawidłowy sposób podziału kosztów.

Co zrobić krok po kroku, aby odzyskać pieniądze?

W praktyce najbezpieczniejsza kolejność działań wygląda następująco:

1. Zbierz dokumenty – uchwały wspólnoty, regulamin rozliczeń, zawiadomienia o opłatach, roczne rozliczenia i potwierdzenia wpłat.
2. Ustal, czego żądasz – samego rozliczenia, zwrotu konkretnej kwoty, zaliczenia nadpłaty na przyszłe opłaty albo zakwestionowania uchwały.
3. Wyślij wezwanie do rozliczenia – wskaż okres, którego dotyczy żądanie, poproś o dokumenty i wyznacz rozsądny termin odpowiedzi, np. 14 dni.
4. Po otrzymaniu rozliczenia sprawdź metodę – porównaj wpłaty, faktury, odczyty wodomierzy i przyjęty klucz podziału kosztów.
5. Jeżeli jest uchwała naruszająca prawa właścicieli – pilnuj 6-tygodniowego terminu do jej zaskarżenia.
6. Jeżeli pieniędzy nie zwrócono mimo braku podstaw – rozważ przedsądowe wezwanie do zapłaty, a następnie pozew.

W wezwaniu warto unikać ogólnego sformułowania: „proszę oddać pieniądze”. Lepsze będzie żądanie: „proszę o przedstawienie rozliczenia zaliczek pobranych na wywóz nieczystości ciekłych za lata ..., wskazanie rzeczywistych kosztów, sposobu ich podziału między lokale oraz zwrot nadpłaty przypadającej na mój lokal albo zaliczenie jej na przyszłe opłaty dotyczące mojego lokalu”.

Przedawnienie roszczenia o zwrot nadpłaty

Przy nadpłatach naliczanych przez wiele lat trzeba liczyć się z zarzutem przedawnienia. Ogólny termin przedawnienia roszczeń majątkowych wynosi obecnie 6 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej 3 lata. Koniec terminu przedawnienia przypada co do zasady na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin jest krótszy niż 2 lata.

W sprawach o nadpłaty we wspólnocie mieszkaniowej dokładna kwalifikacja roszczenia może zależeć od tego, czy dochodzona jest nadwyżka po rocznym rozliczeniu zaliczek, zwrot nienależnego świadczenia, czy kwoty wynikające z błędnie naliczanych miesięcznych opłat. Dlatego przy roszczeniach sięgających wielu lat wstecz warto policzyć kilka wariantów i jak najszybciej przerwać bieg przedawnienia właściwymi działaniami, jeżeli sprawa ma trafić do sądu.

FAQ

Czy mogę żądać faktur za wywóz szamba?

Możesz żądać rozliczenia kosztów i dokumentów, na podstawie których wspólnota lub zarządca obciążyli właścicieli. W praktyce powinny to być co najmniej zestawienia faktur, kwot, dat wywozu i sposobu podziału kosztu między lokale.

Czy nadpłata musi być zwrócona przelewem?

Nie zawsze. Często dopuszczalne jest zaliczenie nadpłaty na przyszłe opłaty tego samego właściciela. Jeżeli jednak właściciel żąda zwrotu, a regulamin lub uchwała nie dają podstaw do innego rozliczenia, wspólnota powinna jasno wskazać, dlaczego odmawia wypłaty.

Czy wspólnota może zaliczyć moją nadpłatę na moje zaległości?

Tak, to jest zasadniczo inna sytuacja niż zaliczenie na cudzy dług. Jeżeli właściciel ma własne wymagalne zaległości wobec wspólnoty, rozliczenie nadpłaty z jego własnym zadłużeniem może być uzasadnione, zależnie od dokumentów i zasad rozliczeń.

Czy można rozliczać szambo według zużycia wody?

Tak, często jest to racjonalny sposób rozliczenia, ponieważ zużycie wody zwykle odpowiada ilości ścieków. Trzeba jednak sprawdzić, czy wszystkie lokale są opomiarowane, czy odczyty są prawidłowe i czy taki sposób rozliczenia został przyjęty przez wspólnotę.

Co zrobić, gdy zarządca nie odpowiada na pismo?

Warto ponowić wezwanie listem poleconym albo przez ePUAP, jeżeli podmiot korzysta z takiej komunikacji, i wyznaczyć konkretny termin. Jeżeli nadal nie ma reakcji, można rozważyć żądanie udostępnienia dokumentów wspólnoty, wniosek o podjęcie uchwały, zaskarżenie uchwały albo pozew o zapłatę.

Czy termin 6 tygodni dotyczy każdego żądania zwrotu nadpłaty?

Nie. Termin 6 tygodni dotyczy zaskarżenia uchwały wspólnoty mieszkaniowej. Jeżeli nie ma uchwały, a spór dotyczy samego zwrotu pieniędzy, stosuje się terminy przedawnienia roszczeń majątkowych, oceniane według konkretnej podstawy roszczenia.

Czy mała wspólnota ma prostsze zasady rozliczeń?

Mała wspólnota może działać według prostszych reguł zarządu, ale nie oznacza to dowolności w rozliczaniu cudzych pieniędzy. Nadal trzeba ustalić rzeczywiste koszty, przyjęty sposób podziału i to, czy rozliczenie nie narusza praw poszczególnych właścicieli.

Podsumowanie

Jeżeli przez lata pobierano opłaty za wywóz szamba w wysokości nieodpowiadającej rzeczywistym kosztom, właściciele powinni zażądać szczegółowego rozliczenia. Podstawą są dokumenty: uchwały, regulamin, faktury, odczyty wodomierzy, zestawienia wpłat i sposób podziału kosztów.

Najważniejsze jest to, że nadpłata przypisana do konkretnego lokalu nie powinna zostać przeznaczona na dług innego właściciela bez zgody osoby, której ta nadpłata dotyczy. Jeżeli wspólnota albo administrator zapowiada takie działanie, warto działać pisemnie i pilnować terminu do zaskarżenia ewentualnej uchwały.