Potrącenie z kaucji za zniszczenia w mieszkaniu

Kiedy właściciel może potrącić z kaucji za zniszczenia?

Kaucja za najem mieszkania nie jest dodatkowym wynagrodzeniem właściciela. Ma zabezpieczać roszczenia związane z najmem, które istnieją w dniu opróżnienia lokalu. W praktyce chodzi przede wszystkim o zaległy czynsz, niezapłacone media, koszty napraw szkód w lokalu, braki w wyposażeniu albo inne należności wynikające z umowy najmu.

Wynajmujący może więc rozliczyć z kaucji np. koszt naprawy podrapanych drzwi, usunięcia uszkodzeń ścian, wymiany zniszczonych elementów wyposażenia albo zaległe rachunki za gaz i prąd, jeżeli najemca miał obowiązek je zapłacić. Warunkiem jest jednak to, aby te koszty były realne, uzasadnione i możliwe do wykazania.

Odrębną podstawą należności mogą być koszty wykonania obowiązku odnowienia lub malowania mieszkania, jeżeli obowiązek ten rzeczywiście obciążał najemcę na podstawie właściwych przepisów albo skutecznych postanowień umowy. Nie trzeba wówczas w każdym przypadku wykazywać ponadnormalnego zniszczenia ścian, ale nadal należy ustalić zakres obowiązku i uzasadnioną wysokość kosztów.

Najbezpieczniejszą podstawą rozliczenia jest dobrze sporządzony protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania, dokumentacja zdjęciowa z początku i końca najmu, rachunki za media, faktury za naprawy, kosztorysy oraz korespondencja z najemcą.

Obowiązki najemcy i zwrot lokalu po zakończeniu najmu

Zgodnie z art. 666 Kodeksu cywilnego najemca powinien używać rzeczy najętej w sposób określony w umowie, a gdy umowa tego nie określa — w sposób odpowiadający właściwościom i przeznaczeniu rzeczy. Jeżeli w czasie trwania najmu pojawi się potrzeba napraw obciążających wynajmującego, najemca powinien niezwłocznie zawiadomić o tym właściciela.

Po zakończeniu najmu zastosowanie ma ogólna reguła art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego. Najemca ma obowiązek zwrócić lokal w stanie niepogorszonym, ale nie ponosi odpowiedzialności za zużycie będące następstwem prawidłowego używania. To oznacza, że właściciel nie może traktować każdego śladu użytkowania mieszkania jako szkody.

Przy lokalach mieszkalnych trzeba jednak uwzględnić szczególne przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów. Art. 6b ust. 2 pkt 9 lit. a przewiduje w ustawowym modelu obowiązków najemcy malowanie lub tapetowanie oraz naprawę uszkodzeń tynków ścian i sufitów. Z kolei art. 6e ust. 1 nakłada na najemcę po zakończeniu najmu i opróżnieniu lokalu obowiązek jego odnowienia oraz wykonania obciążających go napraw.

Obowiązek ten może mieć znaczenie również wtedy, gdy ściany nie zostały zniszczone w stopniu przekraczającym zwykłe użytkowanie. Należy więc odróżnić odpowiedzialność za szkodę od osobnego obowiązku odnowienia lokalu.

W lokalach należących do publicznego zasobu mieszkaniowego, np. mieszkaniach komunalnych, punktem wyjścia jest ustawowy podział obowiązków wynikający z art. 6a–6e. Natomiast art. 6f pozwala stronom umowy najmu lokalu niewchodzącego w skład publicznego zasobu mieszkaniowego odmiennie ustalić prawa i obowiązki wymienione w tych przepisach.

Dlatego w prywatnym najmie mieszkalnym trzeba sprawdzić, czy umowa przewiduje odmalowanie lokalu po zakończeniu najmu, ogranicza taki obowiązek do określonych uszkodzeń albo inaczej rozdziela koszty odnowienia. Sam fakt wynajmowania mieszkania przez osobę prywatną nie oznacza, że ustawowy model został automatycznie wyłączony.

Jeżeli umowa zakazywała trzymania zwierząt bez zgody właściciela, a najemca mimo to trzymał kota, który podrapał drzwi, taka szkoda może obciążać najemcę. Podobnie może być z uszkodzeniem ścian po odklejaniu luster, półek, taśm montażowych albo dekoracji, jeżeli wymaga to rzeczywistej naprawy.

Podobnie trzeba oceniać szkody związane z trzymaniem psa lub kota. To, kiedy zwierzę w wynajmowanym mieszkaniu wymaga zgody właściciela i kto odpowiada za powstałe zniszczenia, zależy przede wszystkim od umowy i rzeczywistych skutków korzystania z lokalu.

Normalne zużycie mieszkania a szkoda najemcy

Najczęstszy spór dotyczy tego, czy stan mieszkania po wyprowadzce jest zwykłym zużyciem, czy już szkodą. Normalne zużycie to takie pogorszenie stanu lokalu, które wynika z prawidłowego, codziennego korzystania z mieszkania. Może obejmować drobne ślady eksploatacji, naturalne zużycie farby po dłuższym okresie najmu albo rysy na podłodze w najmie, jeżeli odpowiadają normalnemu użytkowaniu.

Szkodą mogą być natomiast w szczególności: podrapane drzwi, wybite szyby, zbite lustro, głębokie uszkodzenia ścian, dziury po nieuzgodnionych przeróbkach, zniszczone meble, brak elementów wyposażenia, trwałe plamy albo uszkodzenia spowodowane przez zwierzę.

W sporze sądowym znaczenie ma porównanie stanu lokalu z dnia wydania najemcy i z dnia zwrotu. Zwrot rzeczy w stanie pogorszonym może świadczyć o nienależytym wykonaniu umowy najmu, ale najemca może wykazywać, że pogorszenie wynikało wyłącznie z prawidłowego używania lokalu.

Nie można jednak na tej podstawie wykluczyć odrębnego obowiązku odnowienia mieszkania. Jeżeli obowiązujący w danej umowie reżim przewiduje malowanie lub wykonanie określonych napraw, brak ponadnormalnej szkody nie przesądza jeszcze o braku należności wynajmującego.

Przy ustalaniu kosztów trzeba uwzględnić stan początkowy, czas trwania najmu, rzeczywisty zakres wymaganych prac i ich uzasadnioną cenę. Obowiązek odnowienia nie uprawnia automatycznie do przeprowadzenia pełnej modernizacji mieszkania na koszt najemcy. Przy roszczeniach odszkodowawczych należy ponadto uwzględniać dotychczasowe zużycie elementów wyposażenia, aby nie obciążać najemcy nieuzasadnionym kosztem zastąpienia starych rzeczy nowymi.

Szczególnie częsty spór dotyczy tego, kiedy malowanie mieszkania po najmie jest obowiązkiem najemcy wynikającym z ustawy albo umowy, a kiedy właściciel próbuje obciążyć go kosztami prac, do których nie ma podstaw.

Jakie należności można potrącić z kaucji?

Z kaucji można rozliczyć należności, które rzeczywiście przysługują wynajmującemu i mieszczą się w zakresie zabezpieczenia przewidzianego dla danego rodzaju najmu. Najczęściej będą to:

• zaległy czynsz najmu,
• niezapłacone media, np. prąd, gaz, woda, ogrzewanie albo wywóz odpadów, jeżeli obciążały najemcę,
• uzasadnione koszty naprawy uszkodzonych drzwi, ścian, podłóg, okien, sprzętów albo mebli,
• należności związane z brakującymi lub zniszczonymi elementami wyposażenia,
• udokumentowane koszty wykonania niewypełnionego obowiązku odnowienia lub malowania lokalu, jeżeli taki obowiązek wynikał z właściwych przepisów albo skutecznej umowy,
• uzasadnione koszty sprzątania, gdy lokal został zwrócony w stanie rażąco zabrudzonym, a z umowy albo okoliczności wynikał obowiązek oddania go w stanie uporządkowanym.

Właściciel nie powinien zatrzymywać kaucji na zapas ani według ogólnej oceny, że mieszkanie wygląda gorzej. Każda rozliczana pozycja powinna być opisana: czego dotyczy, z czego wynika, jaka jest jej wysokość i na jakich dokumentach się opiera.

W przypadku malowania trzeba dodatkowo ustalić, czy roszczenie dotyczy naprawienia konkretnej szkody, czy wykonania odrębnego obowiązku odnowienia. Sam kosztorys malowania całego mieszkania nie dowodzi jeszcze, że najemca miał obowiązek pokrycia wszystkich wskazanych prac.

Jeżeli kaucja wynosiła 1500 zł, a udokumentowane koszty napraw i zaległe opłaty wynoszą 1100 zł, wynajmujący powinien zwrócić pozostałą należną część kaucji. Przy ustalaniu jej wysokości należy jednak najpierw uwzględnić właściwe zasady waloryzacji. Jeżeli należności przekraczają kaucję, właściciel może dochodzić od najemcy dopłaty, ale powinien liczyć się z koniecznością udowodnienia zarówno podstawy roszczenia, jak i jego wysokości.

Kaucja przy najmie prywatnym, komunalnym, okazjonalnym i instytucjonalnym

Przy typowym najmie lokalu mieszkalnego, zarówno w publicznym zasobie mieszkaniowym, jak i poza nim, podstawowe znaczenie ma art. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów, z uwzględnieniem przewidzianych w niej wyjątków. Zawarcie umowy najmu może być uzależnione od wpłacenia kaucji zabezpieczającej pokrycie należności z tytułu najmu lokalu przysługujących wynajmującemu w dniu opróżnienia lokalu.

W takim najmie kaucja nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Art. 6 ust. 2 przewiduje też przypadki, w których kaucji się nie pobiera, w szczególności przy najmie socjalnym lokalu i najmie lokalu zamiennego.

Zgodnie z art. 6 ust. 3 zwrot zwaloryzowanej kaucji następuje w kwocie odpowiadającej iloczynowi miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zwrotu i krotności czynszu przyjętej przy pobieraniu kaucji, jednak nie niższej niż kaucja pobrana. Następnie uwzględnia się należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu.

Art. 6 ust. 4 przewiduje zwrot kaucji w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu albo nabycia jego własności przez najemcę, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu.

W przypadku najmu okazjonalnego limit kaucji jest niższy: nie może ona przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu. Zgodnie z art. 19a ust. 4 i 5 kaucja zabezpiecza określone należności z tytułu najmu oraz ewentualne koszty egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu i podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po rozliczeniu tych należności.

Najem instytucjonalny również ma odrębne regulacje. W jego podstawowej postaci art. 19f ust. 4 i 5 przewiduje limit sześciokrotności miesięcznego czynszu, zabezpieczenie określonych należności i kosztów egzekucji oraz miesięczny termin zwrotu po opróżnieniu lokalu. Przy najmie instytucjonalnym z dojściem do własności trzeba dodatkowo uwzględnić właściwe przepisy szczególne.

Różnice dotyczą również obowiązków związanych ze zwrotem mieszkania. Przepisy art. 6b i 6e nie znajdują automatycznie zastosowania do każdego najmu okazjonalnego albo instytucjonalnego. W tych umowach należy zbadać odpowiednie wyłączenia ustawowe, treść kontraktu i przepisy Kodeksu cywilnego.

Jak przygotować rozliczenie kaucji?

Rozliczenie kaucji powinno być pisemne albo przynajmniej utrwalone w sposób, który da się później wykazać. Właściciel powinien wskazać w nim:

• dane stron umowy najmu,
• adres lokalu,
• wysokość wpłaconej kaucji i sposób obliczenia kwoty podlegającej zwrotowi, z uwzględnieniem właściwej waloryzacji,
• datę opróżnienia i zwrotu lokalu,
• każdą rozliczaną kwotę osobno, z rozróżnieniem zaległości czynszowych i medialnych, naprawienia szkód oraz ewentualnego obowiązku odnowienia mieszkania,
• podstawę każdej należności, np. zaległy rachunek, uszkodzenie drzwi, zniszczenie ściany, brak elementu wyposażenia albo niewykonany obowiązek malowania,
• dowody potwierdzające zasadność i wysokość należności,
• kwotę pozostałą do zwrotu albo kwotę dodatkowego roszczenia, jeżeli zobowiązania najemcy przewyższają kaucję.

Końcowe rozliczenie kaucji na podstawie art. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów nie musi być w każdym przypadku tożsame z formalnym potrąceniem dwóch wzajemnych wierzytelności w rozumieniu art. 498 Kodeksu cywilnego. Przepis szczególny określa zasady rozliczenia zabezpieczenia po zakończeniu najmu. Nie należy więc automatycznie wymagać, aby każde pomniejszenie kaucji następowało w identycznym trybie jak potrącenie ustawowe.

Jeżeli natomiast wynajmujący składa oświadczenie o potrąceniu w rozumieniu art. 498–499 Kodeksu cywilnego, musi uwzględnić przesłanki tego trybu, w szczególności wzajemność wierzytelności, ich wymagalność i możliwość dochodzenia przed sądem lub innym organem państwowym. Przy zobowiązaniu bez określonego terminu spełnienia świadczenia znaczenie może mieć uprzednie wezwanie do zapłaty zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego.

Niezależnie od sposobu rozliczenia samo stwierdzenie: „zatrzymuję kaucję za zniszczenia” jest zbyt ogólne. Wynajmujący powinien umieć wykazać, skąd pochodzi należność, dlaczego obciąża najemcę i jak ustalono jej wysokość.

Oświadczenie o potrąceniu albo rozliczenie kaucji warto wysłać w sposób pozwalający wykazać doręczenie: listem poleconym, e-mailem wskazanym w umowie, wiadomością w używanym przez strony komunikatorze albo innym kanałem, który da się później udokumentować.

Protokół, zdjęcia i dowody szkód

Największe problemy w sprawach o kaucję wynikają zwykle z braku dowodów. Jeżeli przy wydaniu mieszkania nie sporządzono protokołu, a właściciel nie ma zdjęć lokalu sprzed najmu, rozliczenie należności nadal może być możliwe, ale spór będzie trudniejszy dowodowo.

Dobry protokół powinien obejmować stan ścian, podłóg, drzwi, okien, sprzętów, mebli, liczników i wyposażenia. Warto sporządzić go zarówno przy przekazaniu mieszkania najemcy, jak i przy zwrocie lokalu. Zdjęcia powinny być na tyle dokładne, aby dało się porównać stan mieszkania przed najmem i po najmie.

Obowiązek sporządzenia protokołu przed wydaniem lokalu najemcy wynika również z art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów, gdy przepis ten znajduje zastosowanie. Protokół jest wtedy podstawą rozliczeń przy zwrocie mieszkania.

Jeżeli najemca odmawia podpisania protokołu przy zdaniu mieszkania, właściciel powinien samodzielnie opisać stan lokalu, wykonać zdjęcia i nagrania, spisać liczniki oraz, jeżeli to możliwe, skorzystać z obecności świadka. Taka kontrola stanu lokalu powinna odbywać się zgodnie z prawem, a dokumentacja powinna być możliwie dokładna. W późniejszym sporze mogą mieć znaczenie także wiadomości od najemcy, ogłoszenie najmu ze zdjęciami, faktury zakupu wyposażenia i opinia fachowca.

Osobno omawiamy też zagadnienie: zapłata za zniszczenia w mieszkaniu.

Przy najmie pokoju w mieszkaniu protokół powinien dokładnie rozgraniczać stan wynajmowanego pokoju i tych części wspólnych, z których korzysta najemca, aby później można było przypisać konkretne uszkodzenia.

Kiedy roszczenia związane z uszkodzeniem lokalu się przedawniają?

Zgodnie z art. 677 Kodeksu cywilnego roszczenia wynajmującego przeciwko najemcy o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy przedawniają się z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy. Ten termin ma duże znaczenie, gdy szkoda przekracza kaucję i właściciel chce dochodzić od najemcy dodatkowej kwoty.

Ten sam przepis obejmuje także określone roszczenia najemcy przeciwko wynajmującemu, m.in. o zwrot nakładów albo nadpłaconego czynszu. Roszczenia o zwrot kaucji nie należy automatycznie utożsamiać z roszczeniem o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia rzeczy. Termin przedawnienia żądania zwrotu kaucji wymaga odrębnej oceny według jego podstawy prawnej i okoliczności sprawy.

Także należności związane z odnowieniem lokalu mogą wymagać odrębnej kwalifikacji. Nie każda kwota dochodzona po zakończeniu najmu jest roszczeniem odszkodowawczym objętym art. 677 Kodeksu cywilnego.

Żadna ze stron nie powinna zwlekać. Właściciel powinien szybko przygotować rozliczenie i dowody, a najemca, który uważa, że kaucja została zatrzymana bezzasadnie, powinien wezwać wynajmującego do zwrotu konkretnej kwoty.

Co zrobić, gdy najemca żąda zwrotu całej kaucji?

Samo żądanie najemcy albo zapowiedź pozwu nie oznacza, że właściciel musi oddać całą kaucję. Jeżeli zatrzymanie określonych należności jest zasadne, należy przygotować precyzyjne rozliczenie i dowody. W razie procesu sąd będzie oceniał przede wszystkim stan lokalu przy wydaniu i zwrocie, charakter uszkodzeń, związek szkód z zachowaniem najemcy oraz wysokość kosztów naprawy. Przy sporze o odnowienie mieszkania znaczenie będzie miała również treść ustawy i umowy.

Właściciel powinien unikać ogólnych stwierdzeń typu: „mieszkanie było zniszczone”. Lepsze będzie zestawienie: drzwi do pokoju — ślady pazurów kota, koszt naprawy 450 zł; ściana w salonie — uszkodzenia po odklejeniu luster, koszt naprawy i malowania 650 zł; rachunek za gaz za okres od marca do maja — 220 zł. Są to przykładowe kwoty, których zasadność w konkretnej sprawie trzeba wykazać.

Jeżeli najemca kwestionuje potrącenie, warto odpowiedzieć spokojnie i rzeczowo, dołączając kopie dokumentów. Gdy spór dotyczy wyceny napraw, w sądzie może pojawić się potrzeba opinii biegłego albo przynajmniej porównania rynkowych kosztów wykonania danej usługi.

Najemca powinien z kolei zażądać szczegółowego zestawienia potrąceń i sprawdzić, czy dana należność rzeczywiście wynika z umowy lub ustawy. Jeżeli wynajmujący nie zwraca należnej części kaucji, dalszym krokiem jest pisemne wezwanie do zapłaty, a w razie braku porozumienia — dochodzenie roszczenia przed właściwym sądem cywilnym.

Czy można zatrzymać kaucję za wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu?

Co do zasady samo wcześniejsze zakończenie najmu nie uzasadnia zatrzymania całej kaucji. Jeżeli umowa przewidywała możliwość wcześniejszego rozwiązania i strony skorzystały z tej możliwości zgodnie z umową albo ustawą, nie oznacza to automatycznie powstania należności odpowiadającej pełnej kaucji.

Kaucja nie jest z samej swojej istoty karą umowną ani ryczałtowym odszkodowaniem. Ewentualne odrębne należności związane z wcześniejszym zakończeniem najmu wymagają skutecznej podstawy prawnej lub umownej, z uwzględnieniem ograniczeń przewidzianych w przepisach, w tym dotyczących kar umownych.

W takiej sytuacji z kaucji można rozliczyć należności mieszczące się w zakresie jej zabezpieczenia, np. zaległy czynsz, opłaty za media, uzasadnione koszty naprawienia szkód albo przywrócenia lokalu do stanu wymaganego przepisami i umową. Jeżeli po rozliczeniu nie ma takich należności, kaucja powinna zostać zwrócona zgodnie z właściwymi zasadami.

Co z rzeczami pozostawionymi przez najemcę?

Pozostawienie rzeczy w lokalu nie daje wynajmującemu pełnej swobody w ich wyrzuceniu albo sprzedaży. W pierwszej kolejności należy udokumentować, co zostało w mieszkaniu, i wezwać najemcę do odbioru rzeczy w konkretnym terminie. Jeżeli rzeczy utrudniają korzystanie z lokalu, można dochodzić zwrotu uzasadnionych kosztów, np. przechowania, transportu lub uporządkowania lokalu, o ile istnieje ku temu podstawa prawna, koszty rzeczywiście powstały i są możliwe do wykazania.

Trudność w ustaleniu kosztów nie oznacza jednak, że wynajmujący może bezterminowo wstrzymać rozliczenie kaucji. W najmie objętym art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów zasadniczy termin zwrotu wynosi miesiąc od opróżnienia lokalu. Również przepisy dotyczące najmu okazjonalnego i podstawowego najmu instytucjonalnego przewidują miesięczny termin zwrotu kaucji po opróżnieniu lokalu, po uwzględnieniu należności objętych zabezpieczeniem.

Jeżeli do upływu właściwego terminu wynajmujący nie potrafi wykazać określonej należności, nie powinien zatrzymywać całej kaucji wyłącznie w oczekiwaniu na przyszły kosztorys. Należną część trzeba zwrócić w terminie, a roszczeń wymagających dalszego ustalenia dochodzić zgodnie z właściwymi przepisami. Osobnej oceny może wymagać sytuacja, w której pozostawione rzeczy oznaczają, że lokal w ogóle nie został skutecznie opróżniony.

Przy końcowym rozliczeniu najmu spór może dotyczyć nie tylko szkód rzeczowych. Osobno trzeba ocenić ryczałt za media w umowie najmu i ewentualne dopłaty, a przy uszkodzeniach lub trwałych zapachach także skutki palenia papierosów w wynajmowanym mieszkaniu.

Znaczenie może mieć też końcowe rozliczenie kosztów po najmie, zwłaszcza gdy strony spierają się o zasadność dodatkowych opłat.

Protokół bez uwag a późniejsze potrącenie z kaucji

Podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego bez uwag nie zawsze całkowicie zamyka wynajmującemu drogę do rozliczenia szkody z kaucji. Jeżeli szkoda ujawniła się dopiero po odbiorze lokalu albo nie była możliwa do wykrycia przy zwykłych oględzinach, właściciel nadal może próbować ją wykazać. Musi jednak liczyć się z trudniejszą sytuacją dowodową.

W praktyce znaczenie mają zwłaszcza zdjęcia wykonane przy wydaniu i zwrocie mieszkania, korespondencja stron, rachunki za naprawy, opinia fachowca oraz to, czy najemca został niezwłocznie poinformowany o wykrytej szkodzie. Im później wynajmujący zgłasza zastrzeżenia, tym dokładniej powinien wykazać, że szkoda powstała w czasie najmu, a nie po odbiorze lokalu.

Jeżeli najemca kwestionuje potrącenie, właściciel powinien przygotować jasne rozliczenie: wskazać konkretną szkodę, podstawę odpowiedzialności, wysokość kosztu oraz dokumenty potwierdzające należność. Samo ogólne stwierdzenie, że lokal wymagał odświeżenia albo remontu, zwykle jest za słabe. Jeżeli podstawą żądania jest odrębny obowiązek odnowienia, należy go wykazać niezależnie od tego, czy protokół zawierał zastrzeżenia dotyczące uszkodzeń.

FAQ

Czy można potrącić z kaucji koszt malowania ścian?

Tak, jeżeli wynajmującemu przysługuje uzasadniona należność z tego tytułu. Może ona wynikać ze szkód wykraczających poza normalne zużycie albo z odrębnego obowiązku malowania lub odnowienia przewidzianego w art. 6b i 6e ustawy o ochronie praw lokatorów lub skutecznej umowie. W prywatnym najmie art. 6f dopuszcza odmienne uregulowanie obowiązków stron. Sam fakt, że ściany po okresie najmu nie wyglądają jak nowe, nie daje automatycznie prawa do potrącenia dowolnego kosztu malowania.

Czy najemca mieszkania komunalnego musi je odmalować po zakończeniu najmu?

W ustawowym modelu obowiązków dotyczącym lokali mieszkalnych art. 6b ust. 2 pkt 9 lit. a i art. 6e ust. 1 przewidują obowiązki związane z malowaniem i odnowieniem lokalu. Mogą one mieć znaczenie również bez ponadnormalnych zniszczeń. Trzeba jednak ustalić rzeczywisty zakres wymaganych prac, stan lokalu i uzasadnione koszty, a nie automatycznie obciążać najemcę pełną modernizacją.

Czy właściciel może zatrzymać całą kaucję?

Może rozliczyć całą kaucję, jeżeli rzeczywiście przysługujące mu należności objęte zabezpieczeniem osiągają co najmniej wysokość kwoty podlegającej zwrotowi. Jeżeli szkody, koszty odnowienia i zaległości są niższe, pozostałą należną część trzeba zwrócić. Przy najmie objętym ustawowymi zasadami waloryzacji należy najpierw prawidłowo ustalić wartość kaucji do rozliczenia.

Czy rachunki za prąd, gaz i wodę można potrącić z kaucji?

Tak, jeżeli z umowy albo rozliczeń wynika, że najemca miał obowiązek je zapłacić, a należność istnieje w dniu opróżnienia lokalu. Właściciel powinien mieć rachunki, faktury, odczyty liczników albo inne dowody zaległości. Przy ryczałtowych opłatach za media trzeba dodatkowo sprawdzić zasady rozliczania określone w umowie.

Co zrobić, jeśli nie było protokołu zdawczo-odbiorczego?

Brak protokołu nie przekreśla roszczeń właściciela, ale utrudnia ich udowodnienie. Warto zebrać zdjęcia, wiadomości, zeznania świadków, faktury, kosztorysy, wcześniejsze ogłoszenie najmu ze zdjęciami albo inną dokumentację stanu lokalu. Znaczenie mogą mieć również dowody dotyczące stanu i wieku wyposażenia.

Czy można zatrzymać kaucję dłużej niż miesiąc, czekając na wycenę szkody?

Sam brak ostatecznego kosztorysu nie daje takiego uprawnienia. Przy najmie objętym art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów kaucję należy rozliczyć i zwrócić należną część w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu. Szczególne przepisy dotyczące najmu okazjonalnego i instytucjonalnego również przewidują właściwe terminy zwrotu. Ewentualnych dalszych roszczeń trzeba dochodzić zgodnie z prawem.

Czy kaucja może być niższa niż szkoda?

Tak. Kaucja jest tylko zabezpieczeniem. Jeżeli udokumentowane szkody i inne należności przekraczają jej wartość, właściciel może żądać od najemcy dopłaty, ale musi wykazać podstawę i wysokość roszczenia oraz uwzględnić właściwe terminy przedawnienia.

Ostateczne rozliczenie wymaga ustalenia rodzaju najmu, treści umowy, stanu lokalu przy jego przekazaniu i zwrocie oraz zakresu obowiązków najemcy. Właściciel powinien wykazać każdą należność i terminowo zwrócić pozostałą część kaucji, a najemca ma prawo kwestionować pozycje, które nie mają dostatecznej podstawy lub zostały zawyżone.