Rozliczenie ogrzewania w wynajmowanym mieszkaniu

Czy właściciel kamienicy musi rozliczać ogrzewanie?

Tak. Jeżeli w prywatnej kamienicy znajduje się wiele lokali, a właściciel lub zarządca budynku jest wyłącznym odbiorcą ciepła, gazu, energii albo sam wytwarza ciepło w kotłowni, to odpowiada za rozliczenie kosztów na poszczególne lokale. Wynika to przede wszystkim z art. 45a ustawy – Prawo energetyczne.

Najważniejsza zasada jest prosta: opłata pobierana od lokatorów za ciepło powinna służyć pokryciu kosztów zakupu lub wytworzenia ciepła, a nie tworzeniu dodatkowego zysku właściciela. Art. 45a ust. 4 Prawa energetycznego stanowi, że wysokość opłat powinna być ustalana w taki sposób, aby zapewniała wyłącznie pokrycie ponoszonych kosztów zakupu paliw gazowych, energii elektrycznej lub ciepła.

Ten obowiązek obejmuje także sytuację, w której ciepło pochodzi z własnego źródła właściciela, na przykład kotłowni w budynku. Nie ma więc decydującego znaczenia, czy kamienica korzysta z miejskiej sieci ciepłowniczej, czy z lokalnej kotłowni. W obu przypadkach lokator powinien móc ustalić, jakie koszty zostały poniesione i według jakich zasad obciążono nimi poszczególne lokale.

Regulamin rozliczeń ciepła i obowiązek informacji

Właściciel lub zarządca budynku wielolokalowego powinien wprowadzić wybraną metodę rozliczania ciepła w formie wewnętrznego regulaminu rozliczeń. Regulamin musi dotyczyć ogrzewania budynku oraz przygotowania ciepłej wody użytkowej dostarczanej centralnie przez instalację w budynku. Zgodnie z art. 45a ust. 10 Prawa energetycznego regulamin podaje się do wiadomości użytkownikom lokali w terminie 14 dni od dnia jego wprowadzenia do stosowania.

Ważne jest też art. 45a ust. 4a Prawa energetycznego: informacje o kosztach zakupu ciepła, energii albo paliw gazowych są udzielane nieodpłatnie. W praktyce lokator może więc żądać nie tylko samej stawki za metr kwadratowy, ale także wyjaśnienia, z jakich dokumentów i obliczeń ta stawka wynika.

Od 2021 r. istotne znaczenie ma również art. 45c Prawa energetycznego. Właściciel lub zarządca powinien dostarczać użytkownikom lokali nieodpłatnie informację o rozliczeniach kosztów zakupu ciepła nie rzadziej niż raz w roku. Jeżeli rozliczenie jest dokonywane na podstawie urządzeń pomiarowych lub podzielników, użytkownik powinien mieć także możliwość uzyskiwania informacji o zużyciu ciepła raz w miesiącu.

Czy można rozliczać ogrzewanie według powierzchni mieszkania?

Rozliczanie kosztów ogrzewania według powierzchni albo kubatury lokali nie jest z góry zakazane. Obecne brzmienie art. 45a ust. 8 Prawa energetycznego przewiduje jednak ważne ograniczenie: przy lokalach mieszkalnych i użytkowych metoda oparta na kubaturze lub powierzchni może być stosowana wyłącznie w przypadkach, gdy zastosowanie ciepłomierzy albo podzielników kosztów ogrzewania jest technicznie niewykonalne lub nieopłacalne.

Oznacza to, że sama wygoda właściciela nie wystarcza. Właściciel powinien być w stanie wyjaśnić, dlaczego w danym budynku nie stosuje się rozliczeń według ciepłomierzy lub podzielników albo dlaczego ich montaż byłby nieopłacalny. Techniczną możliwość i opłacalność ocenia się między innymi przez rodzaj instalacji, stan techniczny budynku, możliwość regulacji ciepła przez zawory na grzejnikach, zakres termomodernizacji oraz koszty montażu i obsługi urządzeń w stosunku do przewidywanych oszczędności.

Przepisy dotyczą także ciepłej wody użytkowej. Jeżeli jest ona przygotowywana centralnie, rozliczenie może wykorzystywać wskazania wodomierzy ciepłej wody w lokalach albo liczbę osób zamieszkałych w lokalu. W praktyce podobne znaczenie ma transparentne rozliczanie zużycia wody według wodomierzy, ponieważ również tam spór często dotyczy różnicy między kosztem całego budynku a sumą obciążeń poszczególnych lokali.

Jakie informacje powinno zawierać rozliczenie dla lokatora?

Zakres informacji zależy od tego, czy w budynku są ciepłomierze, podzielniki, wodomierze ciepłej wody, czy też rozliczenie odbywa się bez indywidualnego opomiarowania. Rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z 7 grudnia 2021 r. wskazuje, że przy lokalach bez indywidualnego opomiarowania indywidualny druk rozliczeniowy powinien obejmować między innymi dane o powierzchni lub kubaturze budynku, ilości pobranego ciepła, koszcie pobranego ciepła według faktury, koszcie ogrzewania 1 m2 albo 1 m3, powierzchni lub kubaturze lokalu, koszcie ogrzewania lokalu, zużyciu przypadającym na lokal, zaliczkach na kolejny sezon oraz saldzie rozliczenia.

Jeżeli właściciel pobiera opłaty przez cały rok, powinien po zakończeniu okresu rozliczeniowego wykazać, czy powstała nadpłata, niedopłata albo czy pobrane zaliczki odpowiadały rzeczywistym kosztom. Brak takiego rozliczenia jest szczególnie problematyczny wtedy, gdy stawka za ogrzewanie jest znacznie wyższa niż w podobnych budynkach.

W umowie najmu warto odróżnić czynsz najmu, czyli wynagrodzenie właściciela za oddanie lokalu do używania, od opłat niezależnych od właściciela i kosztów mediów. Jeżeli opłata za ogrzewanie jest opisana jako zaliczka albo osobna opłata eksploatacyjna, lokator ma mocniejszą podstawę do żądania rozliczenia. Jeżeli natomiast strony uzgodniły jedną kwotę ryczałtową obejmującą całe korzystanie z lokalu, ocena zależy od treści umowy i okoliczności sprawy, ale właściciel nie powinien obchodzić przepisów o rozliczaniu ciepła przez samo nazwanie opłaty innym określeniem.

Czy właściciel może zarabiać na opłatach za ogrzewanie?

Jeżeli właściciel pobiera od lokatorów opłatę za ciepło jako koszt ogrzewania budynku, nie powinien na niej zarabiać. Prawo energetyczne nakazuje ustalać wysokość takich opłat tak, aby pokrywały ponoszone koszty. Inaczej należy traktować czynsz najmu, który jest wynagrodzeniem właściciela za korzystanie z lokalu, a inaczej opłaty rozliczane jako media lub koszty eksploatacyjne.

W praktyce problem pojawia się wtedy, gdy właściciel nie pokazuje faktur, nie prowadzi rozliczenia, nie przedstawia regulaminu i jednocześnie pobiera wysoką stawkę za metr kwadratowy. W takiej sytuacji lokator może żądać wykazania kosztów całego budynku oraz sposobu, w jaki zostały one podzielone na lokale. Dotyczy to również kosztów stałych dostawy ciepła, które przepisy pozwalają rozkładać między lokale według powierzchni, kubatury, liczby lokali albo innych zasad wynikających z ustawy i regulaminu.

Co zrobić, gdy właściciel odmawia rozliczenia ogrzewania?

Najpierw warto skierować do właściciela pisemne wezwanie. W piśmie należy powołać art. 45a i art. 45c Prawa energetycznego oraz zażądać przedstawienia regulaminu rozliczeń ciepła, zestawienia kosztów zakupu lub wytworzenia ciepła za dany okres, faktur albo innego dokumentu kosztowego, sposobu podziału kosztów na lokale, powierzchni lub kubatury przyjętej do rozliczenia oraz indywidualnego salda rozliczenia.

W piśmie można wyznaczyć rozsądny termin odpowiedzi, na przykład 14 dni. Dobrze jest wysłać je listem poleconym, przez ePUAP, e-Doręczenia, pocztą elektroniczną z potwierdzeniem albo złożyć za potwierdzeniem odbioru. Jeżeli w budynku jest więcej lokatorów w podobnej sytuacji, wspólne wystąpienie zwykle zwiększa skuteczność działania.

Jeżeli właściciel nadal odmawia, możliwe są dalsze kroki. W zakresie obowiązków informacyjnych, rozliczania według zużycia i wyposażenia lokali w urządzenia pomiarowe znaczenie może mieć zawiadomienie Prezesa URE, ponieważ art. 45aa Prawa energetycznego daje Prezesowi URE prawo wglądu do dokumentów i żądania informacji od właściciela lub zarządcy budynku wielolokalowego. Nie oznacza to jednak, że URE zawsze rozstrzygnie indywidualny spór o zwrot pieniędzy między lokatorem a właścicielem. Roszczenia o nadpłatę, bezpodstawne obciążenie albo ustalenie prawidłowego rozliczenia zwykle dochodzi się na drodze cywilnej.

Jeżeli istnieją podstawy, by sądzić, że właściciel pobiera od lokatorów znacznie więcej niż wynoszą koszty ciepła i ukrywa w ten sposób dodatkowy dochód, można rozważyć także zawiadomienie właściwego urzędu skarbowego. Taki krok ma jednak sens dopiero po zebraniu dokumentów, korespondencji i porównania pobranych opłat z rzeczywistymi kosztami.

FAQ

Źródła

• Ustawa z dnia 10 kwietnia 1997 r. – Prawo energetyczne, tekst jednolity Dz. U. 2026 poz. 43, art. 45a, art. 45aa, art. 45c i art. 45d
• Rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z dnia 7 grudnia 2021 r., Dz. U. 2021 poz. 2273
• Urząd Regulacji Energetyki – Prawo energetyczne

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.