Brak aktu notarialnego i kaucji przy najmie okazjonalnym

Umowa najmu mieszkania może być ważna jako zwykła umowa najmu nawet wtedy, gdy nie spełnia wszystkich wymogów najmu okazjonalnego. To ważne rozróżnienie: czym innym jest ważność umowy, a czym innym możliwość skorzystania przez właściciela z uproszczonej ścieżki opróżnienia lokalu na podstawie aktu notarialnego najemcy.

Czy brak aktu notarialnego unieważnia umowę najmu?

Co do zasady nie. Zwykła umowa najmu powstaje wtedy, gdy wynajmujący zobowiązuje się oddać lokal do używania, a najemca zobowiązuje się płacić czynsz. Brak aktu notarialnego nie przekreśla automatycznie takiego stosunku najmu.

Inaczej wygląda kwalifikacja umowy jako najmu okazjonalnego. Zgodnie z art. 19a ust. 1-2 ustawy o ochronie praw lokatorów umowa najmu okazjonalnego dotyczy lokalu mieszkalnego, którego właścicielem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, jest zawierana na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat i wymaga dołączenia określonych dokumentów.

Jeżeli nie ma aktu notarialnego najemcy o poddaniu się egzekucji, wynajmujący co do zasady nie będzie mógł skorzystać z uproszczonego trybu opróżnienia lokalu. W praktyce umowa może więc działać jak zwykły najem lokalu mieszkalnego, a odzyskanie mieszkania może wymagać wypowiedzenia umowy i postępowania sądowego o opróżnienie lokalu.

Jakie dokumenty są potrzebne przy najmie okazjonalnym?

Do umowy najmu okazjonalnego dołącza się przede wszystkim trzy dokumenty: oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu, wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać po wykonaniu egzekucji, oraz oświadczenie właściciela albo osoby mającej tytuł prawny do tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących. Na żądanie wynajmującego zgoda właściciela lokalu zastępczego powinna mieć podpis notarialnie poświadczony.

Umowa najmu okazjonalnego oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. To oznacza, że ustne ustalenia co do istotnych zmian umowy są ryzykowne; dotyczy to także późniejszego przedłużania albo modyfikowania obowiązków najemcy.

Właściciel musi ponadto zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Jeżeli tego nie zrobi, nie stosuje się przepisów dających właścicielowi szczególne uprawnienia z art. 19c i art. 19d ustawy, w tym uproszczonego trybu opróżnienia lokalu.

Brak terminu na dostarczenie aktu notarialnego

Jeżeli umowa została podpisana, ale nie określa terminu, do którego najemca ma dostarczyć akt notarialny, trzeba najpierw sprawdzić całą treść umowy i okoliczności jej zawarcia. Sam brak daty nie musi oznaczać nieważności umowy, ale może powodować spór o to, kiedy najemca powinien wykonać obowiązek.

W praktyce wynajmujący powinien pisemnie wezwać najemcę do dostarczenia brakującego aktu i wyznaczyć rozsądny termin. W piśmie warto wskazać, że brak dokumentu uniemożliwia korzystanie z umowy jako z najmu okazjonalnego i może stanowić naruszenie ustaleń stron, jeżeli z umowy albo korespondencji wynikał obowiązek dostarczenia aktu.

Nie zawsze jednak samo niedostarczenie aktu pozwala natychmiast wypowiedzieć umowę. Przy najmie zawartym na czas oznaczony wypowiedzenie jest dopuszczalne w przypadkach określonych w umowie albo w ustawie. Jeżeli umowa nie przewiduje wyraźnej sankcji za brak aktu notarialnego, sytuację trzeba ocenić ostrożnie.

Brak kaucji a ważność umowy

Kaucja przy najmie okazjonalnym zabezpiecza należności wynajmującego z tytułu najmu i ewentualne koszty egzekucji opróżnienia lokalu. Jej wysokość nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu obliczonego według stawki z dnia zawarcia umowy. Po opróżnieniu lokalu kaucję zwraca się w ciągu miesiąca, po potrąceniu należności właściciela.

Brak pełnej wpłaty kaucji może mieć różne skutki. Jeżeli w umowie wyraźnie zapisano, że zawarcie, wejście w życie albo wydanie lokalu jest uzależnione od zapłaty pełnej kaucji w określonym terminie, można rozważać powołanie się na niespełnienie warunku. Wtedy wynajmujący może twierdzić, że umowa nie zaczęła skutecznie działać albo że nie powstał tytuł do korzystania z lokalu, zależnie od brzmienia klauzuli.

Jeżeli jednak umowa została zawarta bez takiego warunku, a najemca po prostu nie dopłacił kaucji, sytuacja jest mniej korzystna dla właściciela. Brak kaucji jest wtedy naruszeniem obowiązku umownego, ale nie zawsze sam z siebie powoduje nieważność umowy. Najczęściej trzeba wezwać najemcę do zapłaty, sprawdzić przewidziane w umowie sankcje, a dopiero potem podejmować decyzję o wypowiedzeniu albo dochodzeniu zapłaty.

Jak rozwiązać problem krok po kroku?

W pierwszej kolejności należy przeanalizować umowę: czy jest zawarta na czas oznaczony, czy zawiera warunek zapłaty kaucji, czy przewiduje termin dostarczenia aktu notarialnego, czy określa przesłanki wypowiedzenia oraz czy lokal został już wydany najemcy.

Następnie warto wysłać najemcy pisemne wezwanie. Jeżeli brakuje aktu notarialnego, wezwanie powinno obejmować dostarczenie aktu w wyznaczonym terminie. Jeżeli problem dotyczy kaucji, należy zażądać dopłaty brakującej kwoty i powołać się na odpowiednie postanowienia umowy.

Jeżeli umowa zawierała wyraźny warunek zawieszający, że pełna kaucja musi być zapłacona przed wejściem umowy w życie, można pisemnie poinformować najemcę, że warunek nie został spełniony, a więc nie ma podstaw do dalszego zajmowania lokalu. W takim piśmie należy wyznaczyć termin dobrowolnego opróżnienia mieszkania.

Jeżeli natomiast umowa działa jako zwykły najem, trzeba korzystać z właściwej procedury wypowiedzenia. W razie braku dobrowolnej wyprowadzki konieczne może być skierowanie pozwu o opróżnienie lokalu i dopiero później egzekucja komornicza. Nie wolno samodzielnie usuwać najemcy, wymieniać zamków ani odcinać mediów.

Na co uważać przy kolejnych umowach?

Najbezpieczniej jest nie wydawać lokalu przed otrzymaniem kompletu dokumentów i pełnej kaucji, jeżeli takie zabezpieczenia mają znaczenie dla właściciela. W umowie warto wprost zapisać, że wydanie kluczy nastąpi dopiero po wpłacie kaucji, doręczeniu aktu notarialnego, wskazaniu lokalu zastępczego i dostarczeniu zgody osoby uprawnionej do tego lokalu.

Warto też doprecyzować, co stanie się w razie niedostarczenia dokumentów w terminie: czy umowa nie wejdzie w życie, czy wynajmujący będzie mógł od niej odstąpić, czy będzie mógł ją wypowiedzieć. Im jaśniejsza klauzula, tym mniejsze ryzyko sporu.

Jeżeli najemca ma prawo oddać lokal osobie trzeciej albo chce zamieszkać z innymi osobami, także powinno to zostać zapisane w umowie. Przy najmie okazjonalnym takie szczegóły mają znaczenie praktyczne, bo wpływają na późniejsze rozliczenia, odpowiedzialność i ewentualne opróżnienie lokalu.

FAQ

Podsumowanie

Brak aktu notarialnego i niepełna kaucja nie zawsze oznaczają nieważność umowy. Najważniejsze jest ustalenie, czy strony zawarły skuteczną zwykłą umowę najmu, czy rzeczywiście spełniono warunki najmu okazjonalnego oraz czy zapłata kaucji była warunkiem wejścia umowy w życie.

Jeżeli dokumenty najmu okazjonalnego są niekompletne, właściciel może stracić przewagę proceduralną i zostać zmuszony do zwykłego postępowania sądowego. Dlatego przed wypowiedzeniem umowy albo żądaniem opuszczenia lokalu warto dokładnie sprawdzić umowę, pełnomocnictwo, potwierdzenia wpłat, korespondencję z najemcą oraz dowody przekazania lokalu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego - tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 725 - ELI / Dziennik Ustaw
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1071 - ELI / Dziennik Ustaw

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.