Organy spółdzielni mieszkaniowej – czy zarząd może działać bez prezesa?

Osoby wchodzące w skład zarządu

W spółdzielni mieszkaniowej do spraw nieuregulowanych w ustawie o spółdzielniach mieszkaniowych stosuje się Prawo spółdzielcze. Oznacza to, że przy ustalaniu składu zarządu trzeba sięgnąć przede wszystkim do statutu spółdzielni oraz do art. 48 i art. 49 Prawa spółdzielczego.

Zarząd kieruje działalnością spółdzielni i reprezentuje ją na zewnątrz. Skład i liczbę członków zarządu określa statut. Ustawa wprost dopuszcza zarząd jednoosobowy, którym jest prezes, a członków zarządu, w tym prezesa i jego zastępców, wybiera i odwołuje — zgodnie ze statutem — rada nadzorcza albo walne zgromadzenie.

Dlatego pierwsza odpowiedź brzmi: nie można po prostu pominąć funkcji prezesa, jeżeli obecny statut stanowi, że zarząd składa się z prezesa i jego zastępcy. Do czasu zmiany statutu organ powinien być obsadzany zgodnie z jego aktualnym brzmieniem. Inaczej powstaje ryzyko kwestionowania prawidłowości działania zarządu, uchwał, reprezentacji i wpisów w KRS.

W praktyce warto odróżnić spółdzielnię mieszkaniową od wspólnoty mieszkaniowej — w tej drugiej konstrukcja zarządu jest inna. Dla porównania pomocny może być materiał: wybór zarządu we wspólnocie (porównanie).

Czy zarząd spółdzielni może działać bez prezesa?

Przy zarządzie jednoosobowym odpowiedź jest negatywna: zgodnie z art. 49 § 1 Prawa spółdzielczego zarząd jednoosobowy jest prezesem. Jeżeli więc spółdzielnia chce mieć tylko jedną osobę w zarządzie, nie da się formalnie zrezygnować z funkcji prezesa.

Przy zarządzie wieloosobowym sprawa jest bardziej złożona. Ustawa wskazuje, że skład i liczbę członków zarządu określa statut, a jednocześnie w art. 49 § 2 posługuje się sformułowaniem „członków zarządu, w tym prezesa i jego zastępców”. Z tego powodu całkowite usunięcie funkcji prezesa ze statutu może budzić wątpliwości praktyczne, zwłaszcza na etapie rejestracji zmian w KRS.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla małej spółdzielni jest zwykle nie tyle likwidowanie słowa „prezes”, ile ograniczenie jego praktycznego znaczenia. Statut może przewidywać zarząd wieloosobowy, kolegialne podejmowanie decyzji, obowiązek uchwały zarządu przy określonych czynnościach, limity kwotowe oraz brak prawa jednego członka zarządu do samodzielnego zaciągania zobowiązań. Funkcja prezesa może wtedy mieć przede wszystkim charakter organizacyjny, np. zwoływanie posiedzeń i koordynowanie pracy zarządu.

Jeżeli spółdzielnia mimo to chce wprowadzić model zarządu wieloosobowego bez wyodrębnionej funkcji prezesa, statut powinien bardzo precyzyjnie wskazywać liczbę członków zarządu, sposób wyboru, sposób podejmowania uchwał, reprezentację oraz osobę lub mechanizm odpowiedzialny za organizację prac zarządu. Trzeba liczyć się z tym, że sąd rejestrowy może badać zgodność takiego rozwiązania z ustawą i żądać wyjaśnień albo zmian redakcyjnych.

Zmiana statutu i wpis do KRS

Jeżeli obecny statut stanowi, że organem spółdzielni jest zarząd składający się z prezesa i jego zastępcy, zmiana tego modelu wymaga zmiany statutu. Zgodnie z art. 12a Prawa spółdzielczego uchwała o zmianie statutu musi zostać podjęta przez walne zgromadzenie większością 2/3 głosów.

Zarząd ma obowiązek zgłosić uchwałę o zmianie statutu do sądu rejestrowego w ciągu 30 dni od daty jej podjęcia, załączając wymagane dokumenty. Co szczególnie ważne, zmiana statutu nie wywołuje skutków prawnych przed wpisaniem jej do Krajowego Rejestru Sądowego. Do tego czasu należy stosować dotychczasowe postanowienia statutu.

W uchwale i w nowym brzmieniu statutu warto zadbać o spójność wszystkich przepisów: składu zarządu, kompetencji rady nadzorczej, zasad reprezentacji, pełnomocnictw, regulaminu zarządu, zatrudniania członków zarządu oraz odpowiedzialności za sprawy finansowe.

Czasowe wyznaczenie członka rady nadzorczej do zarządu

Prawo spółdzielcze przewiduje zakaz jednoczesnego bycia członkiem rady i zarządu tej samej spółdzielni. Jednocześnie art. 56 § 1 pozwala radzie — w razie konieczności — wyznaczyć jednego lub kilku swoich członków do czasowego pełnienia funkcji członka zarządu.

To rozwiązanie ma charakter wyjątkowy i tymczasowy. Może być uzasadnione np. nagłym odwołaniem prezesa, rezygnacją członka zarządu, brakiem quorum albo potrzebą zapewnienia bieżącej reprezentacji spółdzielni. Nie powinno jednak zastępować prawidłowego wyboru zarządu zgodnie ze statutem.

Uchwała rady nadzorczej powinna jasno wskazywać osobę delegowaną, podstawę prawną, przyczynę delegowania, zakres czynności oraz czas pełnienia funkcji. Warto też sprawdzić, czy statut albo regulamin rady przewiduje dodatkowe wymogi formalne.

Zasada kolegialności i reprezentacja spółdzielni

W zarządzie wieloosobowym decyzje powinny być podejmowane z poszanowaniem zasad kolegialności. Statut i regulamin zarządu mogą przewidywać, że określone sprawy wymagają uchwały zarządu, zgody rady nadzorczej albo podpisu określonej liczby osób. Takie rozwiązania są szczególnie istotne przy zaciąganiu zobowiązań, zawieraniu umów, dysponowaniu środkami spółdzielni i prowadzeniu inwestycji.

Trzeba jednak odróżnić wewnętrzne zasady decyzyjne od ustawowej reprezentacji. Zgodnie z art. 54 Prawa spółdzielczego oświadczenia woli za spółdzielnię składają dwaj członkowie zarządu albo jeden członek zarządu i pełnomocnik. W spółdzielniach o zarządzie jednoosobowym oświadczenia woli mogą składać również dwaj pełnomocnicy. Statut może zaostrzać kontrolę wewnętrzną, ale nie powinien wprowadzać zasad sprzecznych z ustawowym sposobem reprezentacji. Kompetencje organów spółdzielni przekładają się także na decyzje dotyczące części wspólnych; praktyczny przykład to hulajnogi, rowery i wózki na klatce.

Dobrym rozwiązaniem jest wpisanie do statutu lub regulaminu zarządu, że np. zaciągnięcie zobowiązania powyżej określonej kwoty wymaga wcześniejszej uchwały zarządu albo zgody rady nadzorczej. Należy jednak pamiętać, że naruszenie takich wewnętrznych ograniczeń nie zawsze będzie automatycznie skuteczne wobec osoby trzeciej, jeżeli umowę podpisano zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w KRS. Może natomiast rodzić odpowiedzialność członków zarządu wobec spółdzielni.

Czy główna księgowa może być członkiem zarządu?

Prawo spółdzielcze nie zawiera ogólnego zakazu, aby osoba zatrudniona w spółdzielni, np. główna księgowa, była członkiem zarządu. Trzeba jednak sprawdzić statut, regulaminy wewnętrzne, zakres obowiązków pracowniczych oraz zasady kontroli finansowej. W małej spółdzielni łączenie funkcji może być praktyczne, ale zwiększa ryzyko konfliktu interesów i osłabienia kontroli. Osobno omawiamy, kto może uczestniczyć w walnym.

Inaczej wygląda sytuacja w radzie nadzorczej. Art. 57 Prawa spółdzielczego ogranicza możliwość zasiadania w radzie osobom będącym kierownikami bieżącej działalności gospodarczej spółdzielni lub pełnomocnikami zarządu oraz osobom blisko powiązanym z takimi osobami. Dlatego przed obsadzeniem organów trzeba odrębnie ocenić każdą funkcję.

Jak praktycznie ułożyć statut małej spółdzielni?

W małej spółdzielni po byłym PGR-ze najważniejsze jest stworzenie takiej struktury, która pozwoli działać sprawnie, ale nie odda całej decyzyjności jednej osobie. Najczęściej warto rozważyć zarząd dwu- albo trzyosobowy, wyraźne progi kwotowe, obowiązek uchwał dla istotnych czynności oraz kontrolę rady nadzorczej nad najważniejszymi decyzjami majątkowymi.

Przykładowe postanowienia statutu mogą przewidywać, że zarząd składa się z prezesa i członka zarządu albo prezesa i dwóch członków zarządu, a prezes nie ma prawa samodzielnie zaciągać zobowiązań w imieniu spółdzielni. Można też wprowadzić obowiązek, aby umowy przekraczające określoną wartość były poprzedzone uchwałą zarządu albo zgodą rady nadzorczej.

Jeżeli celem jest ograniczenie dominacji jednej osoby, lepsze od sporu o samą nazwę „prezes” bywa zapisanie jasnych mechanizmów kontroli. Funkcja prezesa może zostać sprowadzona do roli organizacyjnej, a realna decyzyjność może należeć do zarządu działającego kolegialnie.

Podsumowanie

Spółdzielnia mieszkaniowa może kształtować skład i sposób pracy zarządu w statucie, ale nie powinna działać wbrew aktualnemu statutowi. Jeżeli statut mówi o prezesie i zastępcy, trzeba te funkcje obsadzić albo skutecznie zmienić statut. Sama uchwała o zmianie statutu nie wystarcza — skutki prawne powstają dopiero po wpisie zmiany do KRS.

Jeżeli problemem była niegospodarność poprzedniego prezesa, najlepszym zabezpieczeniem jest precyzyjna kolegialność: jasne zasady uchwał, reprezentacji, progów kwotowych, kontroli rady nadzorczej i odpowiedzialności za dokumenty finansowe. Sama rezygnacja z nazwy funkcji może nie usunąć ryzyka, a czasem może stworzyć dodatkowe problemy rejestrowe.

Przy zmianach osobowych warto też uwzględnić kwestie członkostwa i uprawnień osób zasiadających w organach. Pomocne mogą być powiązane omówienia: członkostwo a sprawowanie funkcji oraz członkostwo i organy.

FAQ