Pełnomocnictwo na walne spółdzielni mieszkaniowej – zasady od 2026 r.

Kto może być pełnomocnikiem na walnym po zmianach od 28 stycznia 2026 r.

Członek spółdzielni mieszkaniowej nadal może uczestniczyć w walnym zgromadzeniu osobiście albo przez pełnomocnika. Zasadę tę zawiera art. 8³ ust. 1¹ ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych. Od 28 stycznia 2026 r. trzeba jednak uwzględnić dodatkowe ust. 1²–1⁶, wprowadzone ustawą z 4 grudnia 2025 r.

W przypadku członka będącego osobą fizyczną pełnomocnikiem może być wyłącznie:

• osoba bliska członka, ale z wyłączeniem osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu,
• adwokat lub radca prawny,
• inny członek tej samej spółdzielni mieszkaniowej.

Osobą bliską w rozumieniu ustawy jest m.in. zstępny, wstępny, rodzeństwo, dzieci rodzeństwa, małżonek oraz osoba przysposabiająca i przysposobiona. Do definicji osoby bliskiej należy również osoba pozostająca faktycznie we wspólnym pożyciu, jednak ustawodawca wyraźnie wyłączył tę ostatnią kategorię z możliwości działania jako pełnomocnik na podstawie art. 8³ ust. 1² pkt 1.

Oznacza to, że córka lub syn członka mogą być pełnomocnikami jako osoby bliskie, jeżeli zostaną spełnione dodatkowe wymagania dotyczące oświadczenia. Zwykły znajomy, sąsiad albo partner życiowy nie może natomiast zostać pełnomocnikiem tylko dlatego, że członek chce go upoważnić. Taka osoba może działać jako pełnomocnik jedynie wtedy, gdy spełnia inną ustawową przesłankę, np. jest innym członkiem tej samej spółdzielni albo adwokatem lub radcą prawnym.

Ograniczenia wynikające z art. 8³ ust. 1²–1⁶ dotyczą pełnomocnika członka będącego osobą fizyczną. Inaczej przedstawia się reprezentacja członka będącego osobą prawną, do której mają zastosowanie reguły Prawa spółdzielczego.

Forma pełnomocnictwa i oświadczenie osoby bliskiej

Pełnomocnictwo do udziału w walnym zgromadzeniu musi być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Jeden pełnomocnik nie może zastępować więcej niż jednego członka, a pełnomocnictwo dołącza się do protokołu walnego zgromadzenia. Lista pełnomocnictw podlega odczytaniu po rozpoczęciu walnego zgromadzenia.

Ustawa nie ustanawia jednego obowiązkowego formularza przygotowanego przez spółdzielnię. Spółdzielnia może udostępnić wzór, który ułatwia prawidłowe przygotowanie dokumentów, ale znaczenie ma przede wszystkim spełnienie wymagań ustawowych. Z pełnomocnictwa powinno jednoznacznie wynikać, kto jest mocodawcą, kto pełnomocnikiem, jakiego walnego zgromadzenia dotyczy umocowanie oraz na jakiej podstawie pełnomocnik należy do ustawowego katalogu osób uprawnionych.

Szczególne wymagania dotyczą osoby bliskiej. Do pełnomocnictwa udzielonego takiej osobie trzeba dołączyć oświadczenie, w którym pełnomocnik pod rygorem odpowiedzialności karnej potwierdza, że spełnia ustawowy warunek. Oświadczenie powinno zawierać klauzulę: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”

Brak tego oświadczenia powoduje nieważność pełnomocnictwa udzielonego osobie bliskiej. Jeżeli natomiast dana osoba jest jednocześnie osobą bliską i członkiem tej samej spółdzielni, możliwe jest wskazanie jako podstawy umocowania jej członkostwa w spółdzielni. W takim przypadku pełnomocnictwo powinno jasno wskazywać tę podstawę.

Niezależnie od nowego katalogu trzeba pamiętać o dodatkowych ograniczeniach wynikających z Prawa spółdzielczego. Członek zarządu co do zasady nie może być pełnomocnikiem na walnym zgromadzeniu; wyjątek dotyczy spółdzielni liczącej nie więcej niż 10 członków, o ile statut nie stanowi inaczej. Pracownik spółdzielni może działać jako pełnomocnik tylko na warunkach określonych w art. 36 § 6 Prawa spółdzielczego.

Termin 3 dni na doręczenie dokumentów

Jedną z najważniejszych zmian od 28 stycznia 2026 r. jest ustawowy termin na złożenie dokumentów. Członek albo jego pełnomocnik musi doręczyć spółdzielni pełnomocnictwo nie później niż 3 dni przed terminem posiedzenia walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części.

Jeżeli pełnomocnikiem jest osoba bliska działająca na tej właśnie podstawie, w tym samym terminie trzeba doręczyć również wymagane oświadczenie. Nie jest więc aktualna wcześniejsza praktyczna rada, według której wystarczy przyjść z pełnomocnictwem dopiero w dniu walnego i przedstawić je podczas rejestracji uczestników.

Przepis pozwala na doręczenie dokumentów zarówno przez samego członka, jak i przez pełnomocnika. Ustawa nie nakazuje, aby mocodawca osobiście pojawiał się wcześniej w siedzibie spółdzielni tylko po to, aby zarejestrować pełnomocnictwo. Spółdzielnia może organizacyjnie określić sposób przyjmowania dokumentów, ale procedura nie może pozostawać w sprzeczności z ustawą.

Przy wysyłaniu dokumentów pocztą lub w inny sposób na odległość trzeba uwzględnić, że ustawa mówi o ich doręczeniu. Dla bezpieczeństwa członek powinien zadbać o to, aby dokumenty faktycznie dotarły do spółdzielni przed upływem terminu, i zachować dowód ich doręczenia.

W jakich głosowaniach pełnomocnik nie może uczestniczyć

Nowy art. 8³ ust. 1⁶ ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych wprowadza dodatkowe ograniczenie dotyczące samego głosowania. Pełnomocnik nie może brać udziału w głosowaniu dotyczącym wyboru lub odwołania członków rady nadzorczej ani członków zarządu spółdzielni.

W tych sprawach członek, który chce oddać głos, musi uczestniczyć w głosowaniu osobiście. Zakaz dotyczy pełnomocnika niezależnie od tego, czy jest osobą bliską, adwokatem, radcą prawnym czy innym członkiem tej samej spółdzielni.

Nie oznacza to, że pełnomocnictwo staje się bezwartościowe, gdy w porządku obrad przewidziano wybory do organów. Pełnomocnik może uczestniczyć w walnym w zakresie dopuszczonym ustawą i wykonywać uprawnienia członka w pozostałych sprawach, natomiast przy głosowaniach objętych ustawowym zakazem nie może oddać za niego głosu. Więcej o zmianach dotyczących przebiegu zgromadzenia opisujemy w materiale o nowych zasadach walnego zgromadzenia spółdzielni mieszkaniowej.

Czy spółdzielnia może narzucić własny wzór i dodatkowe wymagania?

Po nowelizacji trzeba wyraźnie oddzielić wymagania wynikające z ustawy od dodatkowych wymagań wprowadzanych przez spółdzielnię. Zamknięty katalog pełnomocników, oświadczenie osoby bliskiej, termin 3 dni oraz zakaz określonych głosowań są wymaganiami ustawowymi. Nie można przedstawiać ich jako bezprawnego ograniczania prawa członka przez spółdzielnię.

Spółdzielnia może również sprawdzić tożsamość mocodawcy i pełnomocnika, członkostwo w spółdzielni, jeżeli właśnie ono stanowi podstawę umocowania, oraz kompletność wymaganych dokumentów. Wzór pełnomocnictwa może usprawnić taką weryfikację.

Nie oznacza to jednak, że statut, regulamin lub formularz mogą dowolnie rozszerzać ustawowe przesłanki nieważności pełnomocnictwa. Jeżeli dokument sporządzony przez członka spełnia wymagania ustawy, spółdzielnia nie powinna odrzucać go wyłącznie dlatego, że nie wykorzystano jej własnego druku. Ocena dodatkowych żądań dotyczących danych lub dokumentów powinna uwzględniać ich podstawę prawną i rzeczywistą potrzebę weryfikacji umocowania.

Jak reagować na odmowę dopuszczenia prawidłowego pełnomocnika

Najpierw trzeba ustalić konkretną przyczynę odmowy. Jeżeli pełnomocnikiem jest osoba spoza ustawowego katalogu, zabrakło obowiązkowego oświadczenia osoby bliskiej albo dokumenty doręczono po ustawowym terminie, odmowa może wynikać bezpośrednio z obowiązujących przepisów.

Inaczej należy oceniać sytuację, w której pełnomocnik spełnia ustawowe warunki, komplet dokumentów został prawidłowo i terminowo doręczony, a spółdzielnia mimo to odmawia jego udziału z powodu dodatkowego warunku niemającego podstawy w ustawie.

W takim przypadku warto:

• poprosić o wskazanie konkretnej podstawy prawnej odmowy,
• zażądać odnotowania odmowy i zgłoszonego sprzeciwu w protokole walnego zgromadzenia,
• zachować kopię pełnomocnictwa i ewentualnego oświadczenia osoby bliskiej,
• zachować dowód terminowego doręczenia dokumentów,
• zabezpieczyć korespondencję ze spółdzielnią oraz informacje o zasadach rejestracji uczestników.

Dokumentacja ta może mieć znaczenie, jeżeli później trzeba będzie oceniać prawidłowość przebiegu walnego zgromadzenia lub podjętych uchwał.

Zaskarżenie uchwały po wadliwym niedopuszczeniu pełnomocnika

Bezzasadne niedopuszczenie prawidłowo ustanowionego pełnomocnika może stanowić istotny zarzut dotyczący przebiegu walnego zgromadzenia. Nie oznacza jednak automatycznie, że każda uchwała podjęta na takim zgromadzeniu przestaje obowiązywać. Znaczenie uchybienia trzeba ocenić w odniesieniu do konkretnej uchwały, podstawy zaskarżenia oraz okoliczności głosowania.

Prawo spółdzielcze rozróżnia m.in. uchwały sprzeczne z ustawą oraz uchwały, które mogą podlegać uchyleniu z innych ustawowych przyczyn. Dlatego przed skierowaniem sprawy do sądu trzeba prawidłowo określić żądanie i jego podstawę.

W przypadku powództwa o uchylenie uchwały zasadniczy termin wynosi 6 tygodni od dnia odbycia walnego zgromadzenia. Prawo spółdzielcze przewiduje szczególne zasady biegu terminu m.in. dla członka nieobecnego wskutek wadliwego zwołania zgromadzenia. Jeżeli po walnym rozważane jest zaskarżenie uchwały, nie warto odkładać analizy, ponieważ dobór właściwego roszczenia i zachowanie terminu mogą mieć zasadnicze znaczenie.

FAQ

Czy pełnomocnikiem na walnym może być córka lub syn?

Tak. Dziecko członka jest osobą bliską w rozumieniu ustawy i może być pełnomocnikiem. Do pełnomocnictwa udzielonego na tej podstawie trzeba jednak dołączyć wymagane ustawą oświadczenie osoby bliskiej. Bez niego pełnomocnictwo jest nieważne.

Czy pełnomocnikiem może być partner lub partnerka?

Osoba pozostająca faktycznie we wspólnym pożyciu została wyłączona z kategorii osób bliskich mogących być pełnomocnikami na tej podstawie. Może jednak zostać pełnomocnikiem, jeżeli niezależnie spełnia inną ustawową przesłankę, np. jest innym członkiem tej samej spółdzielni albo adwokatem lub radcą prawnym.

Czy zwykły znajomy może być pełnomocnikiem?

Nie tylko dlatego, że członek chce go upoważnić. Znajomy może być pełnomocnikiem, jeżeli należy do jednej z ustawowych kategorii, np. jest innym członkiem tej samej spółdzielni, adwokatem albo radcą prawnym.

Kiedy trzeba złożyć pełnomocnictwo w spółdzielni?

Pełnomocnictwo trzeba doręczyć spółdzielni nie później niż 3 dni przed terminem walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części. Jeżeli pełnomocnikiem jest osoba bliska działająca na tej podstawie, w tym samym terminie należy doręczyć także wymagane oświadczenie.

Czy pełnomocnik może głosować na członków rady nadzorczej lub zarządu?

Nie. Pełnomocnik nie może brać udziału w głosowaniu, którego przedmiotem jest wybór lub odwołanie członków rady nadzorczej albo członków zarządu. W tych głosowaniach prawo głosu członek wykonuje osobiście.

Czy jeden pełnomocnik może reprezentować kilku członków?

Nie. Nadal obowiązuje zasada, że pełnomocnik nie może zastępować więcej niż jednego członka spółdzielni.

Czy trzeba używać formularza pełnomocnictwa przygotowanego przez spółdzielnię?

Ustawa nie wprowadza jednego obowiązkowego wzoru pełnomocnictwa. Formularz spółdzielni może ułatwić przygotowanie dokumentów, ale decydujące jest spełnienie aktualnych wymagań ustawowych, w tym dotyczących osoby pełnomocnika, formy dokumentu, ewentualnego oświadczenia osoby bliskiej i terminu doręczenia.